提升檔案管理人員素質推進檔案管理科學化

姚玉芳

◆摘? 要：隨著全球科技的快速發展，人們的生活和工作產生了巨大改變。特別從單位工作中能明顯表現出來，大數據技術對于單位工作人員的統計和檔案的管理起到了非常便捷的作用，因此要對檔案管理人員進行相應的技術培訓以促進檔案管理人員素質推進，使工作人員能夠在以后的工作過程中操作更快捷，提高管理工作的效率和質量。

◆關鍵詞：檔案管理;素質推進;科學化;有效措施

在當代社會中，檔案管理工作的認真落實有助于我國如今社會各方面的發展。基于信息化技術的普及，檔案管理工作應當符合社會進步的標準與需求，主動將固有的落后、不合理的管理方式進行革新，變為利用大數據的手段歸納匯總使用者對檔案管理任務的需求，編制出科學、有效的檔案管理形式，從而推動我國檔案管理工作的正常高效運行。同時以前的檔案管理工作常常是相關工作人員對獲得的信息人為的進行歸納、總結等一系列任務。目前，人類所擁有的信息呈現多種多樣化，如果仍是采用以前的工作模式，則會對很多重復的信息難以分辨。因此，需要人們采取新型檔案管理模式進行工作。

一、提高和強化檔案管理人員的整體素質

當前，由于大部分檔案管理機構里的檔案管理者所具備的相應專業能力水平提升速度較慢，且大多數管理者為年長者，普遍不會熟練操作先進技術管理模式。還有一點是檔案管理者沒有進行過全面的檔案管理培養活動，同時對大數據背景下的檔案管理沒有高度重視，不具備相應的管理能力水平。在對檔案進行分類、存檔和檢索等平時任務時，不熟悉信息化的先進科技方式，只是具備最基本的檔案管理能力。在科技、網絡、人們生活水平逐步提升的當下，國家有關機構在檔案管理工作中的投資力度可以適當的提高，為檔案管理工作的持續提升提供良好的基礎，檔案管理機構也要主動提升檔案管理工作的智能化程度，加深檔案管理者了解相關管理系統的程度，定期給檔案管理者進行大數據有關能力的培訓，以求為未來的檔案管理工作增添源源不斷的實操人才。

二、檔案管理科學化的概念及作用

我國事業單位的檔案管理主要是傳統的檔案管理模式，這種模式跟現代的管理模式有著很大的差距，傳統模式是通過人工統計和整理進行檔案的分類和收集，為了以后的工作提供了便利。但是現代的科學化管理模式是通過大數據技術對于人員的檔案收集、分類和整理，相對于傳統來說不管是前期整理還是后期查找都要更加便捷和高效。所以說現在最重要的是對人員的技術培養，對以后的查詢和檔案的儲存，能夠更加順利，不僅僅節省空間而且還提高了工作與查詢效率。從目前信息管理的方式來看，現在信息化技術電子信息的儲存，已經代替了紙質檔案的管理。并實現了對文字圖片、音像的數字化媒體保存。大數據技術檔案管理已經代替了傳統檔案管理模式。

三、檔案管理科學化的目的

1.檔案信息的查詢

檔桿管理科學化最方便的就是信息的查詢，所以說把大數據技術運用到事業單位的檔案管理工作中，會對以后的查閱資料提供方便，通過查詢所需要資料的關鍵詞就能很快查詢到相關的信息。但是傳統的檔案管理模式在后期查找資料的時候必須要人工查找，不僅浪費時間還不好找。而且運用大數據技術管理還可以在相關單位的平臺查找其他單位的資料。在現在的大數據技術快速發展的時候，不僅能查找信息，還能對所查找的信息進行詳細的分析。也可以利用大數據技術分析用戶的特點從而進行分類和存儲，并為檔案用戶提供個性化推送服務。

2.兩種模式的相結合

簡化了檔案管理的流程，不僅僅節省空間而且還提高了工作與查詢效率。傳統檔案管理模式和大數據技術檔案管理模式相結合，取長補短，發揮各自的長處，并且要跟隨科技的發展，對管理技術不斷改進和學習，在實際檔案管理的應用中，沒有辦法實現信息的快速整合，進程比較緩慢。所以在開展檔案管理工作時，要結合兩種模式，充分發揮兩種模式各自的優勢，使兩種模式協調起來，對于后期查找工作有著很大的提高。

四、檔案管理科學化的關鍵

1.在網絡上創建平臺，提高檔案管理信息的安全性

可以最大限度的通過當前的互聯網數據系統，在此基礎上構建便于檔案管控者與提供者之間能夠相互信息傳遞的空間，這樣才會真正實現大數據背景下的檔案管理工作。首先，具有相應的大數據管理系統是必不可少的，因此相關檔案管理機構需要實時的改善檔案管理工作的智能化基礎。其次，使用大數據互聯網系統，把檔案管理任務和大數據互聯網系統進行整合，持續完善有關任務的執行過程。最終檔案管理工作的保密性十分值得重視，特別是處于當前的大數據背景里，運用嚴密的相關制約體系，來確保檔案內容的不泄露。

2.制定大數據時代檔案管理制度和相關機制

目前我國的檔案管理行業規則仍然處于發展階段，并且由于互聯網具有一定的虛假性，因而檔案管理工作在保密性方面具有極大的困難。在之前的檔案管理工作里，一般都是通過管控者和提供者一同完成檔案保密工作的。通常情境中，在檔案管控者確定信息提供者者以后，查看與翻閱工作才被允許，如果發生泄露現象時，信息管控者可以命令其中斷相關工作，利用此形式可以確保檔案歸屬者的所有利益。在目前的大數據背景里的檔案管理，因為網絡存在一定的虛假風險，會有不法分子阻礙檔案管理工作正常進行的情況。

五、結束語

大數據背景下的檔案管理工作水平有了更具體的標準，相關員工需要執行相對應的任務，提升自我的工作能力，盡量達到顧客對檔案管理的要求。管理檔案工作實施時，有關管理者需要落實大數據的云存儲任務，以保證電子檔案的完善與保密，以求最大限度的給用戶帶來便捷的體驗。

參考文獻

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