高校辦公室管理的問題與應對策略探析

姜珊 徐軍

◆摘? 要：一流的大學需要一流的管理。高校辦公室管理作為高校管理的重要組成部分，其在推進高校教學改革，建設優質“雙一流”高校中發揮著至關重要的作用。高校辦公室是主要的行政組織，是高校的綜合協調部門，優化辦公室管理對于高校諸多工作的順利開展尤為必要。本文剖析了高校辦公室管理存在的問題，并在此基礎上給出了相應的應對策略，以期為高校辦公室管理革新提供借鑒。

◆關鍵詞：高校;辦公室管理;存在問題;應對策略

一、高校辦公室管理存在的問題

（一）管理制度缺乏實效性

辦公室管理制度缺乏實效性是高校辦公室管理面臨的一個棘手問題，管理制度實效性差主要表現在辦公室管理制度不夠健全完善，制度的執行力較差兩個方面。在互聯網飛速發展的新時代，高校教職工以及大學生的思想觀念、生活習慣等發生了明顯變化，這使辦公室管理面臨著嚴峻壓力。但是，在實際工作中，辦公室管理人員的工作較為被動，目標性不強。再者，辦公室管理的制度不健全，可行性較低，這都大大降低了工作人員的積極性，因而辦公室管理實效性差成為公認事實。針對工作人員被動執行上級文件命令，積極主動差的問題，應著重通過完善與優化辦公室管理制度來改善。

（二）辦公室職能目標不明確

隨著高校教育規模的不斷擴大，高校辦公室的業務范圍迅速擴大，業務的數量也呈現迅猛增長的態勢。在一些新業務中，工作人員所處理的內容看似與辦公室管理業務無關，但實質上卻需要辦公室工作人員通過正常執業來完成。毋庸諱言，這一定程度上會造成辦公室職能目標不明確的現象。很多辦公室管理人員由于專業能力以及個人精力有限，他們會將新業務處理作為重點工作來抓，而對自己分內的其他工作職能的有所忽視。另外，一些辦公工作人員在管理工作的過程中缺乏與他人的溝通交流，這極容易出現職能交叉重疊、越級管理等現象。鑒于此，明確與優化辦公室管理人員的職能已經迫在眉睫。

（三）管理人員的綜合素質不高

人員是支撐高校辦公室管理工作開展的核心與靈魂，高校辦公室管理水平的高低與管理人員的綜合素質有著直接的關聯。目前，辦公室管理人員綜合素質不高成為制約高校辦公室管理實效性的重要因素。一方面，辦公室人員構成復雜，很多人員并沒有接受過正規和專業的辦公室管理培訓，其在管理理念、方法以及模式上有所欠缺，故工作效率低。特別是，一些辦公室人員服務意識淡薄，工作疏懶懈怠，不能更好地服務于高校師生。另一方面，辦公室業務較多，工作人員缺乏自我學習時間，知識構成有待更新，崗位能力停滯不前。

二、高校辦公室管理問題的應對策略

（一）優化與完善辦公室管理制度

首先，高校辦公室應實施公平、公正的人本管理制度。人本管理制度包括科學的考核制度、有效的日常管理制度。為了挖掘辦公室人員的潛能，增強其工作主動性，創設人本管理制度，對辦公室人員進行公平、公正考核與評價十分必要。在對辦公室人員進行考核時，應秉承公正原則，根據其工作實際情況對人員實施定性與定量考核，實現對辦公室人員的客觀評價。科學的考核評價制度有利于營造良好的部門工作氛圍，增強辦公室人員的責任意識與服務意識。此外，應建立人本的日常管理制度。在日常管理制度中應明確辦公室人員應履行的職責和應杜絕的行為。其次，高校應完善辦公室管理的激勵制度。高校辦公室可建立領導帶頭的激勵制度，領導可多與普通人員進行溝通交流，以自身的優良作風影響每一位辦公室人員。另外，還應加強物質激勵與精神激勵，以提高辦公室人員工作積極性。

（二）加強對高校辦公室職能的優化

首先，應明確辦公室總體職能。高校辦公室應通過開部門會議、發放辦公室工作職能宣傳頁、開主題座談會等方式讓辦公室工作人員了解到辦公室的基本職責。高校辦公室主要有服務職能、協調職能、督辦職能等三種職能。高校辦公室的服務職能是指為高校內部管理各項工作提供服務，為教師“教”與學生“學”提供服務，辦公室人員要牢記服務職能，做好活動安排、會議設置、文件編寫等各項基本工作;協調職能主要表現在對重大活動的細節問題實施協調管理、協調高校各個部門的溝通、處理緊急公共事務等。此外，辦公室還具有督辦職能。這里的督辦是指高校辦公室內部要建立督辦機制，加強跟蹤監督，優化工作作風。其次，明確辦公室人員的崗位職責。高校辦公室應根據學校發展對辦公室崗位的需求，建立責任明晰、目標明確、權限明了的崗位責任制度，確保人員崗位不交叉重疊。

（三）提高辦公室人員的綜合素質

提高辦公室人員的綜合素質是解決高校辦公室管理問題的根本所在。首先，堅持以人為本的理念，加大對辦公室人員的引入與培訓。在人才引進方面，高校應根據辦公室人員的需求情況，招聘一些思政道德素養好、專業知識扎實、綜合能力較強的新生代優秀管理人才，以彌補辦公室人員優秀人員不足的短板。在人才培訓方面，高校辦公室應通過多種培訓方式建立學習型辦公室。在日常工作中，高校辦公室應有序開展業務能力、文化素質與互聯網技術的培訓，通過培訓鼓勵辦公室工作人員不斷提高自己的業務素質與綜合能力。

其次，重點打造信息化管理的辦公室團隊。一方面，辦公室應引入先進設備，并以信息化管理為目的構建信息化的辦公室學習氛圍。另一方面，高校辦公室應正確看待信息化管理的重要性，并設置專門的崗位來負責高校內部各部門的信息化溝通工作。對于相關人員，高校應進行系統培訓，通過線上、線下等各種形式展開培訓，力求真正提高高校辦公室信息化管理水平。

三、結語

當前我國高等教育正處于由外延式發展軌道向內涵式發展軌道邁進的關鍵時期，在這一特殊的時期，高校各方力量需要做到努力配合、共同奮斗。高校辦公室管理在高等教育轉折發展中的作用不言而喻。但就目前來說，我國高校辦公室管理中存在著管理制度缺乏實效性、辦公室職能目標不明確、辦公室管理人員素質不高等一些問題。針對這些問題，高校應積極采取針對性的舉措來妥善應對，以為高等教育的改革發展提供更強大的助力，實現自身育人功能的最大限度發揮。

參考文獻

[1]王愛穎.高校辦公室管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2021（08）：13+19.

[2]金麗榮.高校辦公室管理現狀及改善路徑研究[J].產業與科技論壇，2021，20（02）：272-273.

[3]瞿成雄.新時代背景下高校辦公室管理工作面臨的新問題及其對策探討[J].課程教育研究，2020（08）：202.