紙質檔案與電子檔案融合管理創新的研究

王 迪

（雙鴨山市紅興隆管理局黨校，黑龍江 雙鴨山 155800）

1 紙質檔案管理的特點

1.1 紙質檔案的優勢

我國自造紙技術發明后，信息的書寫和儲存更加的方便和便利。我國的紙質檔案已經經歷了長期的過程，直到今天仍然沿用紙張進行信息的記錄，具有重要的作用。隨著科學技術的不斷發展，紙張的種類和性能也在變化。社會發展過程中，信息的傳播和記錄，都需要紙質形式完成，因此紙質載體具有鮮明的特點，在檔案管理中也主要通過紙張記錄信息。可以通過對檔案的檢索，快速地找出想要調閱的檔案，不需要使用其他的輔助方式，具有穩定性強，不受外界影響的優勢。在信息化技術的未出現前，檔案管理就是利用紙質檢索的方式，檔案管理工作的效果較好。同時，紙質檔案也可以長期保存。

1.2 紙質檔案的缺點

與信息技術應用相比，紙質檔案的不足也十分明顯。紙質檔案需要利用大量的紙張來存儲信息，檔案需要占用較大的儲存空間。因此，大型的圖書館檔案館都需要建設單獨的建筑，建立專門的圖書檔案管理機構，用來存儲這些檔案資料。同時，檔案館內要做好防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，這需要消耗大量的人力和物力，浪費一定的資源。同時，紙質圖書檔案的整理和修編工作也需要付出較多的時間。此外，如果發生自然災害，例如：火災檔案較容易出現損失。

2 電子檔案管理的特點

信息化技術時代下，計算機具有較強的儲存能力，無論是硬件還是軟件都具有較強的功能。在企業或組織中，目前已經建立了電子檔案存儲系統。在信息技術的支撐下，電子檔案與現代化辦公系統緊密配合，提高了辦公的精細化，有效地避免了紙質檔案管理中存在的問題。

2.1 電子檔案的內容多樣

隨著信息技術的發展，檔案的形式也更加多樣，包括圖片、視頻、音頻等，這些資料是無法通過文字資料來儲存的，只能通過電子檔案進行存儲。因此，電子檔案的出現豐富了檔案的存儲形式，包括視頻和音頻等，有助于更多的信息和文化內容的傳承。

2.2 電子檔案的存儲空間小

電子檔案是以數字形式存儲的，所占用的空間較小。自計算機技術出現來，數字存儲設備性能也在提高。不僅存儲空間更大，而且具有讀取和傳輸等性能。數字儲存設備開始的儲存空間較小，但隨著硬件技術的發展，數字儲存器日益完善，人們可以更加便利和安全地進行電子檔案的管理。

3 紙質與電子檔案管理融合發展的原則

3.1 互動原則

紙質檔案與電子檔案管理的方式不同，為了更好地融合兩種方式，需要對缺點進行規避，實現兩者的互動，結合不同單位的實際情況來選擇檔案的管理方式，促進兩種方式的相互完善。對于紙質檔案來說，可以通過電子檔案管理模式加快管理流程，同時利用電子檔案管理中的快速檢索來提高工作效率。對于電子檔案來說，可以利用紙質檔案對電子文件備份，提高檔案信息的安全性。

3.2 共存原則

電子檔案管理存在很多優勢，但也是以紙質檔案管理為基礎的。機關檔案管理人員可以利用信息技術提高檔案的管理效率，但是并不意味著傳統的檔案管理方式完全被取代。電子檔案管理時，容易出現檔案的問題，為了提高安全性，就需要紙質檔案管理配合，將重要的電子檔案信息利用紙質形式備份。此外，部分地區發展落后，還不具備電子信息技術應用的條件，主要以紙質檔案為主，這可以節約成本。因此可以看出，紙質和電子檔案管理是需要相互共存的。

4 加強紙質檔案與電子檔案融合的措施

4.1 完善檔案管理制度

兩種檔案模式的融合，首先，需要完善信息化技術下的檔案管理制度。檔案管理人員要提高對電子檔案管理的重視。需要依據現有的檔案管理模式，融入信息化檔案工作要求，建立相互補充和協調的檔案管理機制，保證信息化檔案管理的有效性。其次，進行統籌管理，兩種管理模式是獨立又聯系的。在紙質檔案與電子檔案共存下，需要建立兩個數據庫，做好兩種檔案的對接。檔案管理人員要理解兩種檔案的特點，在各個環節都建立規范的管理模式，分別建立管理系統，促進兩種檔案存儲過程的隨意切換，提高檔案管理的效率和便捷性。

4.2 加強檔案管理信息化的建設

目前我國檔案管理的形式主要就是傳統的紙質檔案和現代化的電子檔案。其中紙質檔案管理應用時間較長，較為成熟，傳統檔案管理方式在制度上和人員上都較為完善。如果要在現有的傳統檔案管理模式中融入信息化技術，就需要做好檔案管理的信息化建設。不同的單位和部門需要依據自身的不同需求，選擇科學的檔案管理模式，緊跟時代發展做好檔案管理模式的創新優化。在進行紙質和電子檔案融合的管理中，兩種模式可以相互促進，共同存儲。這種融合的信息化建設，可以充分保障檔案管理的效率和安全性。同時，需要加強檔案管理的全周期性，不僅在儲存和使用中進行管理，還需要注重檔案的產生和銷毀，實現檔案管理的目標。

4.3 提升檔案管理人員的綜合素質

隨著科學技術的發展，檔案管理人員的素質也應不斷加強，已經成為檔案管理工作的重要組成。檔案是重要信息，因此進行檔案管理需要應對很多復雜的工作。人員的工作質量會直接影響檔案的完整性和安全性。因此，管理人員需要掌握電子檔案的儲存特點，并要加強檔案業務知識和管理能力的培訓，在工作中不斷積累經驗，逐步完善檔案管理手段，保證檔案工作的順利開展。

4.4 加強兩種檔案的共存性和互動性

現今的檔案管理是電子檔案和紙質檔案共同應用，兩種模式都不能消失或取代對方。紙質檔案應用電子信息技術，可以更符合時代發展的特點。目前，需要提高紙質檔案與電子檔案的互動，促進兩種方式的互補。兩種檔案的共存性十分顯著，電子檔案是近年來出現的，而紙質檔案時間較久，因此是管理的主體。對于目前很多的信息，例如：視頻等，需要對資料進行儲存。兩種存儲模式的融合，可以提高檔案管理的安全性。兩種檔案還應修飾互補，以紙質檔案為基礎，配合電子檔案存檔。而電子檔案的主要特點就是互助性，可以有助于信息的查詢，是今后檔案建設的重要方式。

5 結語

總之，目前我國的檔案管理仍是電子檔案和紙質檔案兩種。在信息化社會背景下，智能生活已經成為主流，檔案管理也應結合社會發展，提高檔案管理的智能化。因此，要做好檔案管理的信息化，融合兩種檔案模式，提高管理效率。檔案從業人員也應不斷提高自身能力，面對檔案管理中的挑戰。