如何提升學(xué)校檔案的利用效率

朱麗娜

（四川省甘孜衛(wèi)生學(xué)校，四川 甘孜 626000）

中專學(xué)校在本世紀(jì)初，原本是非常受重視，因?yàn)樗梢宰屧S多的孩子擺脫貧窮的命運(yùn)，走上一個(gè)穩(wěn)定的工作崗位，因此，中專學(xué)校對于檔案管理也非常重視，這些檔案涉及到學(xué)生的學(xué)習(xí)、就業(yè)，還關(guān)乎學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展。隨著社會的發(fā)展，大學(xué)的擴(kuò)招，就業(yè)形式的改變，中專學(xué)校的職能也發(fā)生了很大的變化，學(xué)校檔案工作也發(fā)生了很大變化，對于檔案的管理不及以前那么嚴(yán)格了，更多的只是為了將來的查詢做好收集整理而已。現(xiàn)在，國家對于中專職業(yè)學(xué)校的重視，尤其是像我們這些少數(shù)民族地區(qū)的中專學(xué)校，更是給予了許多政策的支持。作為一名少數(shù)民族地區(qū)的中專學(xué)校檔案教師，我認(rèn)為我們應(yīng)該改變過去的工作方式，積極提升學(xué)校檔案的利用效率，使其主動為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

一、目前中專學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀

在許多中專學(xué)校，無論是學(xué)校管理者還是檔案管理工作者，對于檔案在新時(shí)期的重要作用都還缺乏正確的認(rèn)識，許多人認(rèn)為檔案只是對于過去工作的總結(jié)，這個(gè)都還只是用作今后的某種資料的查詢，并不會對我們現(xiàn)有的工作具有什么參考與利用價(jià)值。有的學(xué)校甚至覺得檔案是一種負(fù)擔(dān)，不僅需要拿出專門的場地對它進(jìn)行存放，還要專門安排人員對此進(jìn)行管理，而平時(shí)的用處并不大，因而對于檔案的管理往往傾向于管而忽略了利用，更談不上主動去開發(fā)利用。基于這種心理，所以許多學(xué)校的檔案管理工作人員往往是學(xué)校里的一些閑散人員或教學(xué)任務(wù)輕松的教師兼任，并不會安排具有專業(yè)檔案管理知識的人員來管理。如果有上級下來檢查這方面的工作，往往也是集全校的力量來集中突擊，等過了這一關(guān)，又恢復(fù)了以往的狀態(tài)。形成這種現(xiàn)狀的原因主要有兩個(gè)方面：一方面是因?yàn)檎麄€(gè)社會對于檔案工作的認(rèn)識不足，另一方面也是因?yàn)槲覀冊S多檔案管理工作者觀念陳舊，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的能力，沒有先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)有關(guān)，他們認(rèn)為只要認(rèn)真做好檔案的收集、整理與保管就盡到職責(zé)了。

二、新時(shí)期如何提升學(xué)校檔案的利用效率

要想改變新時(shí)期學(xué)校檔案的工作現(xiàn)狀，我們必須要從多方面著手，提升學(xué)校檔案的利用效率。

1、更新原有的觀念

思想決定著行動，我們要改變現(xiàn)狀，必須要改變過去的那種陳舊的思想觀念，樹立與時(shí)俱進(jìn)的思想，不斷學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)新的思想，學(xué)習(xí)新的管理方式方法，無論是思想認(rèn)識還是工作實(shí)際，都要改變。思想上，要認(rèn)識到我們的檔案并不僅僅是用來保管的，以期望有朝一日用到它，它是我們學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的一種資源，學(xué)校要主動去開發(fā)利用，使之實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值。我們還要樹立服務(wù)意識，不能被動地等待學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或同事們來尋找，而應(yīng)該根據(jù)學(xué)校當(dāng)前的各種工作，提前制定計(jì)劃，將可能用到的檔案進(jìn)行歸類整理，主動向他們推薦。除此之外，我們還要意識到檔案管理工作也需要學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念與知識，需要培養(yǎng)我們的管理能力，不可能抱著“認(rèn)真負(fù)責(zé)”就可以了的工作態(tài)度。我們平時(shí)可以利用互聯(lián)網(wǎng)了解檔案管理的新形勢、新信息，學(xué)習(xí)各種檔案管理的新知識，有了這種改變，我們才能以不變應(yīng)萬變，既提升自己的能力，也提升學(xué)校檔案的利用效率。

2、加大資金投入

更新觀念是我們重視學(xué)校檔案工作的前提，沒有這個(gè)前提，后面的所有事情都是枉然。但要提升學(xué)校檔案的利用效率，僅僅是更新觀念還不夠，想讓學(xué)校的檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)校還必須要加大對檔案工作的資金投入，促進(jìn)檔案工作的信息化現(xiàn)代化建設(shè)。許多學(xué)校現(xiàn)在的檔案室的設(shè)備還是上個(gè)世紀(jì)九十年代的樣子，試想這樣的設(shè)備如何滿足新時(shí)期的工作要求，更談不上更好的發(fā)展了。如果學(xué)校不加快更新硬件的步伐，依舊沿用舊有的工作方式與工具，自然無法適應(yīng)現(xiàn)在的社會發(fā)展。我們要改變檔案工作的現(xiàn)狀就要加大資金的投入。首先是改變檔案管理的一些硬件，添置一些存放檔案的現(xiàn)代化存放箱與檔案袋，添置計(jì)算機(jī)與一些桌椅，改善檔案館的環(huán)境。其次是改變舊有的工作方式與工具，改變過去使用的各種手動的記錄方式，需要利用檔案管理軟件，將檔案做好分類與記錄，這樣，到時(shí)候只需在電腦里輸入一個(gè)文件名，就可以找到自己需要的資料了。

3、重視檔案資料的編研

何為檔案資料的編研？就是我們把檔案當(dāng)作是學(xué)校發(fā)展的資源，做好對它的一種整理、編輯、研究、開發(fā)等工作，讓它主動為學(xué)校的發(fā)展提供指導(dǎo)與服務(wù)。檔案的編研是檔案管理利用工作中的重要內(nèi)容，屬于現(xiàn)代化檔案管理的重要一環(huán)，是從被動服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動服務(wù)的具體實(shí)踐，同時(shí)也是進(jìn)一步挖掘檔案材料利用價(jià)值的科學(xué)載體。在新時(shí)期，我們要根據(jù)學(xué)校工作的需要，結(jié)合庫藏檔案資源情況，有步驟有計(jì)劃的提出編研課題，集合學(xué)校檔案人員的力量，結(jié)合本地區(qū)和本單位的具體情況，搞出本校的編研特色，提升編研效率，努力促進(jìn)檔案編研工作質(zhì)量的提升，力求多出精品，讓本校的檔案管理為學(xué)校的各項(xiàng)發(fā)展提供有力的后勤保障。

4、營造良好的環(huán)境

良好的環(huán)境，包括良好的外部硬件環(huán)境和合適的內(nèi)在使用氛圍。良好的外部硬件環(huán)境指的是寬敞清潔的檔案利用場地。人都喜歡這樣的環(huán)境，如果我們的學(xué)校有一個(gè)這樣的環(huán)境，就可以容納更多的檔案需求者，也能吸引更多的檔案使用者前來，自然就可以更好地發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值。合適的內(nèi)在使用氛圍，是指的檔案的軟件及服務(wù)態(tài)度與方式。檔案的軟件可以快速幫助需要檔案的人快速找到自己所要的資料，而服務(wù)的態(tài)度則決定著使用者的體驗(yàn)。因此，我們要積極創(chuàng)新服務(wù)方式，借助于各種現(xiàn)代化技術(shù)手段，推動檔案資源管理利用的信息化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)施計(jì)算機(jī)操作檢索檔案，促進(jìn)檔案資源利用效率的提升。不僅如此，我們的學(xué)校還應(yīng)不斷提高檔案管理人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。檔案管理人員必須要任用那些既具備檔案管理專業(yè)知識，同時(shí)也懂得計(jì)算機(jī)軟件操作且具有的現(xiàn)代服務(wù)意識的教師，絕不能像過去那樣把我們的檔案工作交給學(xué)校的一些教學(xué)任務(wù)較輕松的業(yè)余人員來做。

5、創(chuàng)新檔案管理制度

要提高學(xué)校檔案的利用效率，除了以上的幾個(gè)方面，我們還必須要創(chuàng)新檔案管理的制度。首先，我們必須結(jié)合新時(shí)期的工作需要，改善檔案工作的工作作風(fēng)，建立全面完善的檔案開發(fā)利用制度。比如說我們可以學(xué)習(xí)一些重要單位的工作方式，實(shí)施全天候服務(wù)制度，雖然學(xué)校的檔案相對其他單位來說，沒有那么高的使用率，但是我們可以在一些使用頻率高的時(shí)候，像剛剛放假及開學(xué)之前的那段時(shí)間，使用這種方式，這樣既滿足廣大檔案使用者的利用需求，又不會加重工作人員的負(fù)擔(dān)；現(xiàn)在職業(yè)教育越來越受國家的重視，很多地方都需要我們提供的檔案作為參考與考察的依據(jù)，我們還可以結(jié)合學(xué)校及當(dāng)?shù)卣⑵髽I(yè)的實(shí)際需要提供更加全面性的服務(wù)，承擔(dān)更多的服務(wù)項(xiàng)目，帶來全程化的檔案服務(wù)；我們可以在校內(nèi)積極組織進(jìn)行教育培訓(xùn)，開展檔案知識、檔案業(yè)務(wù)和專題教育活動，提高教師對檔案工作的了解，拉近大家與檔案之間的距離，充分發(fā)揮出檔案材料的育人功能，同時(shí)也加強(qiáng)與教師之間的溝通，進(jìn)一步提高學(xué)校檔案的利用效率。

隨著社會的發(fā)展與國家的改革，職業(yè)教育的地位會越來越高，那么職業(yè)學(xué)校也會更多的受到社會各界人士的重視，尤其是一些企業(yè)與家長學(xué)生也會越來越看重職業(yè)學(xué)校，那么，我們這些職業(yè)學(xué)校的檔案使用的頻率也會越來越多，在新時(shí)期下我們必須要進(jìn)一步深入挖掘檔案資源，主動為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，讓檔案資源的潛在價(jià)值得以充分的發(fā)揮。