基于流程引擎的智慧校園網上辦事大廳建設實踐與研究
——以學生請（銷）假申請流程為例

范義山

（襄陽職業技術學院信息技術中心，湖北 襄陽 441050）

0 引言

高校傳統的信息系統建設主要從管理者的角度來設計系統功能，如教學計劃管理、教學任務安排、排課、成績管理、評教管理、評先評優等，這些工作基本上都有信息系統支撐。但如果從服務者的角度看，實際上還有很多工作是沒有信息系統支撐的，如學生請假、銷假、學生離校登記、學生轉專業申請、休學申請、復學申請、教師收入證明、教師在職證明等。因為沒有信息系統支撐，導致需要大量的跑腿簽字環節，大量地消耗了老師、學生和管理人員的時間和精力。同時因為沒有信息系統支撐，也導致這些業務活動沒有數據積累。

基于以上原因，高校的信息化建設重點逐步向服務類信息系統轉變，部分高校開始探索建設以流程引擎為基礎的網上辦事大廳。本文以襄陽職業技術學院（以下簡稱“襄職院”）學生請（銷）假申請流程為例，梳理該流程的線下流轉過程，基于流程引擎構建該事項的線上流程，最后對使用效果進行了總結分析。

1 基于流程引擎的智慧校園網上辦事大廳構建

以流程引擎為基礎創建網上辦事流程，需要先梳理線下的辦事流程，根據線下流程中用到的表格設計線上的表單，基于流程引擎的可視化的工具創建線上流程，配置權限和消息通知等步驟。以下以襄職院學生請（銷）假工作為例，來創建網上辦事流程。

1.1 線下流程梳理

經與學生工作處溝通，學生請假銷假流程如下：

（1）學生提出請假申請；

（2）一天以內的由班主任批準；一天以上三天以內的，先由班主任批準，再由學生科長批準；三天以上七天以內的，先由班主任批準，再由學生科長批準，最后由學工院長審批；七天以上的，先由班主任批準，再由學生科長批準，然后由學工院長審批，最后由院部書記審批。

請假分出校門和不出校門兩種情況。以上流程完畢后，需要出校門的，出校門時需要校門口人員操作確認離校的操作。

（3）學生返校后由班主任執行銷假操作。

1.2 表單設計

線上流程在流轉過程中，需要接收用戶的輸入信息，需要設計表單來實現這一功能。流程引擎才用了可視化表單技術，開發者只需掌握Office排版技巧，即可快速設計所需的表單，實現了最低的學習曲線。系統實現了效率極高的解析引擎，將office表單自動轉化為交互式的web頁面，完全所見即所得，無須一行代碼，即可實現全功能的表單設計。

圖1為采用流程引擎設計的表單。在這個表單中，系統自動填充流程發起人信息；其次，會收集相關人員的基本信息，包括聯系電話、班長姓名、班長電話、班主任姓名、班主任工號、是否需要出入校門、照片（用于出入校門核對）等信息；最后，是請假信息，包括請假類型、請假時間、預計離校時間、預計返校時間、請假原因、請假去向、目的地詳細地址、證明材料等。

1.3 線上流程設計

線上流程在流轉過程中，需要控制信息的流向，流程引擎通過類似MSVisio的拖曳式流程編輯工具進行流程編輯。流程編輯工具通過選擇流程狀態模型來控制流程的流向，流程狀態模型包括人工交互節點、自動處理節點、外部頁面節點、條件判斷節點、并行開始節點、并行合并節點、狀態遷移動作7個基本元素。流程設計采用完全基于Web的可視化設計技術，開發者訪問部署在用戶環境中的私有云服務，即可在瀏覽器環境中完成所有的開發工作。編輯環境除了構建流程模型圖外，還可以對流程的上述7項基本元素進行各種屬性配置。采用流程引擎設計的線上流程如圖2所示。

1.4 權限配置

通過流程引擎可以很方便地配置每個步驟的執行人崗位、限定執行人、限定執行部門、限定業務類型、執行人黑名單等信息，已被授權的崗位或人員有權執行該步驟。

1.5 流程運行數據分析

圖1 學生請（銷）假表單

圖2 學生請（銷）假流程

該流程自2021年3月7日上線以來，截至2021年5月20日，共發起8 686條審批流程，累計辦理26 806人次，在所有的服務事項中排名第二。按照服務一次1千米計算，共計讓師生少跑腿26 806余千米，考慮到線下的簽字不一定每次都能找到老師，實際上節省的跑腿千米數還要遠高于這個數。同時線下的簽字環節即使找到簽字的老師了也可能還要排隊等候，所以節省的時間也是相當可觀的。另外，與排名第一的“學生假期離校登記”流程不同的是，“學生假期離校登記”只是在周末、小長假的時候使用，相對來說，“學生請（銷）假”流程使用頻率更高，發揮的作用更大。該流程上線運行后，學校各學院的學生科辦公室前面以往排長隊簽字請假的現象再也沒有了，用原來某學院學生科領導的話來說，原來每天都忙于簽字審批，排隊的太多，幾乎要用上叫號機了。

圖3 權限配置

基于流程引擎的智慧校園網上辦事大廳自上線以來，已經有30項服務流程運行，共計服務29 242余人次，共計為師生服務89 826余次，按照服務一次1千米計算，共計讓師生少跑腿89 826余千米。服務及辦理次數排名前三的服務事項分別是：學生假期離校登記、學生請（銷）假申請、教材征訂申請，說明學校各項工作最主要的服務對象是學生。網上辦事大廳的上線運行，極大提高了學校的信息化服務水平，延長了信息化服務時長，真正做到了讓數據多跑路，讓師生少跑路，受到師生的一致好評。

2 結語

流程引擎是個流程服務的基礎，在流程開發階段提供可視化、拖拽式、所見及所得的表單設計能力，零代碼、可視化的流程設計能力及流程監控與管理能力。傳統的信息系統缺少流程引擎，在支撐流程流轉，業務審批方面還不是特別完善，特別需要專門的流程引擎工具。采用流程引擎的網上辦事大廳可以極大降低流程類服務的開發難度，極大縮短開發時間，極大提高需求的響應能力，實現快速、低成本、可持續維護的流程服務開發機制，有效應對學校服務過程中大量且持續變化的個性化服務流程要求。

網上辦事大廳是提升師生辦事效率、提升師生幸福感的有效工具，具有非常高的推廣價值。另外，網上辦事大廳通過與微信企業號對接，可以實現適時的消息通知和移動端的辦理，極大提升用戶體驗。通過與自助終端對接，可以打通辦事服務最后一公里，實現線上線下的無縫對接。通過網上辦事大廳的形式將所有流程服務類的事項集中展示，可以有效降低用戶查找系統服務的難度。

圖4 運行數據分析