以教學檔案的規范化管理提升教學服務質量

何素敏 崔雋

[摘 要] 隨著高校各項教學改革的深入，教學檔案向多元化復雜化方向發展，要求高校檔案管理人員運用先進的管理理念和方法對教學檔案進行管理。近年來，中山大學生命科學學院對教學檔案管理工作進行了全面系統的分析總結，針對發現的各項問題進行了一系列改革，初步實現了教學檔案管理的規范化、制度化和信息化，提升了教學服務質量。

[關鍵詞] 教學檔案;規范管理;服務質量

[基金項目] 2020年度中山大學本科教學質量工程項目“生命科學學院在校本科生質量跟蹤與畢業后質量跟蹤分析”（33000-319111302）

[作者簡介] 何素敏（1968—），女，廣東平遠人，碩士，中山大學生命科學學院助理研究員，主要從事高教管理研究;崔 雋（1982—），男，江蘇南京人，博士，中山大學生命科學學院教授，主要從事免疫學和細胞生物學研究。

[中圖分類號] G472.4? ?[文獻標識碼] A? ?[文章編號] 1674-9324（2021）37-0013-04? ? [收稿日期] 2021-04-07

學校在教學過程中產生的試卷、教案、學生成績記錄及文件等教學資料稱為教學檔案。高校教學檔案包括在教學活動中形成的所有有價值的文字、圖表和聲像材料，是學校信息資源的重要組成部分[1]，對規范管理教學過程、指導教學實踐和推動教學改革起著重要作用，具有一定的保密要求。隨著高校教學改革的深入和教務管理要求的不斷提高，教學檔案的數量和使用的頻率快速增長，傳統的教學檔案管理理念和人工登記保管檢索檔案的模式已經不能適應當前教學教務管理的要求。更新教學檔案管理理念、運用基于計算機的現代檔案管理技術提高教學檔案管理效率是做好教務管理工作，提高教學質量的一個重要環節。中山大學生命科學學院現有專任教師155人，2020學年共開設專業課程153門，通識課程44門，每年產生的教學檔案數量龐大。近年來，我們在學校和學院主管教學領導的指導下，對教學檔案管理的理念、制度、模式等進行了改進和優化，提高了教學檔案的管理水平。

一、高校教學檔案管理存在的問題

（一）教學檔案管理體制不健全

管理制度不健全和不被重視導致管理不規范，對教學檔案投入不足，使重要資料流失。部分高校教學檔案管理體制不夠完善，沒有健全的與之相匹配的規章制度，無法為教學檔案管理提供明確的制度依據，也沒有專職的檔案管理員來負責，兼職人員大多未受過專業知識和專業技能培訓，在工作中難免出現一些漏洞。

（二）教學檔案管理跟不上時代的要求

信息化手段不明顯，在資源共享傳播中沒有產生使用價值。例如，好的教學經驗和優秀案例沒能得到及時、廣泛的宣傳，尤其是不同歷史時期的珍貴史料和科學技術領域的尖端成果檔案，其對于發展教育事業、服務經濟建設具有很高的開發利用價值。

（三）教學檔案管理工作重管理、輕服務

教學檔案的利用率不高，教學檔案管理室成了儲藏室，檔案管理變成檔案保管。部分學校教學檔案管理的主要目的是為了應付上級機構的檢查，特別是服務于教學評估和教學檢查[2]。教學檔案管理工作注重服務于上級教學檔案管理機構，使得教學檔案無法在教師的教學和學生的培養工作中發揮應有的作用。

二、教學檔案管理改革措施

（一）改變管理理念，突出師生在教學檔案建設和管理中的作用

在教學檔案庫建設和管理過程中既強調教務管理人員的責任和作用，也重視教學檔案的主要提供者和使用者——廣大教師和學生的重要作用。通過完善相關管理制度并通過各種渠道進行廣泛宣傳，提高師生對教學檔案重要性的認識，明確各項教學活動需提交的教學檔案的類型及要求，為提高檔案資料質量奠定了基礎。

為了避免傳統行政的機械式管理，切實發揮教學檔案為教學和師生服務的功能，始終貫徹以人為本的理念，注重檔案管理工作的組織架構支撐。以“規劃統籌—具體落實—質量監控—制度完善”為主線，對于教學檔案管理人員，始終強化檔案管理意識，注重專業素質和管理能力的提高，并通過部門管理和專人負責相結合的模式，確保教學檔案管理業務工作的連續性和綜合性。同時，強調發揮師生作為教學檔案所反映內容主要參與者的能動性，促使師生主動參與教學檔案建設。比如對于課程檔案，建立“誰提交，誰負責”的責任制度，由教師全程負責教學檔案的建立和完善。在教學服務和教學評估中，發揮相關主體對教學檔案的質量監控職能，提供教學檔案檢查的開放渠道，便于師生對教學檔案工作的檢查和監督。

通過教師和學生手冊、網站、教學會議等不同渠道進行廣泛宣傳，提高師生對教學檔案重要性的認識，了解所開展的教學活動在檔案資料提交方面的具體要求，做到職責分明，從而提高師生參與教學檔案建設的自覺性，也為管理人員按章管理提供了依據，為從根本上提高檔案質量奠定了基礎。

（二）通過制定完善相關制度，加強檔案規范化管理

在制定相關教學教務管理制度時，融入教學檔案管理方面的內容，明確相關人員的職責，確定需提交的檔案資料的類型及格式和提交時間等方面的要求，從而解決了由于職責不明確和標準要求不清楚而造成的互相推諉及檔案資料質量不達標的問題。

由于學科特色和人才培養需要，我院本科教學模式多樣，除了專業理論課和實驗課，還有實踐、實習課程，通識課等，教學檔案的類型多、數量大。為了維護和完善教學檔案管理體系，以制度建設加以規范，加強師生的教學檔案意識。我院在建立教學相關管理制度時，均強調教學檔案的建設，并細化教學檔案相關業務流程，將教學檔案管理滲入教學各類活動，切實提高管理效果。比如本科生課程命題與成績管理辦法中的第四章“課程總結及上交資料”中，對課程檔案的歸檔要求和時間做了明確規定，從檔案源頭上加以規范。