小桔車服公司“業(yè)財一體化”成效與問題分析

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代社會已全面進(jìn)入信息化時代，許多企業(yè)的經(jīng)營慢慢走向信息化，而會計作為企業(yè)經(jīng)營的核心工作之一，也開始憑借網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升各流程的效率與質(zhì)量，由此，業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合成為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的必然趨勢。本文以小桔車服公司為例，從其經(jīng)營模式出發(fā)，探索其業(yè)財一體化成效，由此分析企業(yè)在業(yè)財融合過程中的阻礙因素與問題所在，最后，結(jié)合相關(guān)理論，從系統(tǒng)設(shè)計、內(nèi)部控制、人才培養(yǎng)等角度提出可行建議。

關(guān)鍵詞：業(yè)財一體化;信息技術(shù);財務(wù)人員;業(yè)務(wù)人員;小桔加油平臺

一、業(yè)財一體化概述

業(yè)財一體化是財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的簡稱，是將企業(yè)經(jīng)營中的三大主要流程，即業(yè)務(wù)流程、財務(wù)會計流程、管理流程有機(jī)融合，使財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體。

業(yè)財融合的過程需要借助云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)等手段，財務(wù)人員將原始數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)后，后續(xù)的處理便可通過信息技術(shù)來操作，系統(tǒng)可以使各項(xiàng)數(shù)據(jù)自動參與后續(xù)的會計核算，并篩選出有用的財務(wù)信息實(shí)時共享。與此同時，與業(yè)務(wù)相關(guān)的各種信息也將在系統(tǒng)中展現(xiàn)，訂單數(shù)據(jù)等有助于有效財務(wù)指標(biāo)的形成，合同信息等有助于財務(wù)流程的準(zhǔn)確執(zhí)行。在業(yè)財融合系統(tǒng)中，業(yè)財人員共享業(yè)務(wù)信息與財務(wù)數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)流程與財務(wù)流程齊頭并進(jìn);在業(yè)財系統(tǒng)以外，業(yè)財一體化還體現(xiàn)在線下的業(yè)財溝通機(jī)制，這使企業(yè)經(jīng)營中的風(fēng)險能夠及時被發(fā)現(xiàn)并解決。

二、小桔車服公司業(yè)財一體化必要性分析

第一，平臺系統(tǒng)漏洞多，信息傳遞效率低下。業(yè)財一體化系統(tǒng)的邏輯是：業(yè)務(wù)發(fā)生后生成交易訂單，交易訂單觸發(fā)資金流，資金流和信息流用系統(tǒng)打通對接，實(shí)現(xiàn)業(yè)財一體化，由此每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時，財務(wù)系統(tǒng)能捕捉到財務(wù)所需數(shù)據(jù)。而小桔加油平臺在建設(shè)初期時，與收入相關(guān)的交易系統(tǒng)在與財務(wù)系統(tǒng)互通時，功能性不佳，在傳遞過程中易出現(xiàn)信息缺失或前后不統(tǒng)一的情況。系統(tǒng)中許多必要功能沒有設(shè)置，比如許多月結(jié)交易需要另外人工對賬。此外，成本相關(guān)系統(tǒng)，沒有線上化，導(dǎo)致成本預(yù)算運(yùn)算程序繁瑣復(fù)雜。

第二，業(yè)務(wù)管理流于形式，財務(wù)分析狀況不佳。在平臺成立初期，企業(yè)內(nèi)部缺乏業(yè)務(wù)與財務(wù)的交流平臺，因此，財務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員溝通有限，從而導(dǎo)致財務(wù)人員對業(yè)務(wù)工作了解甚淺。如果財務(wù)人員持續(xù)安于簡單的會計核算與處理，而不結(jié)合具體業(yè)務(wù)情況作出具體分析，那么財務(wù)對業(yè)務(wù)的管理就會流于形式。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)中，業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度較高且更新速度較快，若缺乏相應(yīng)機(jī)制促進(jìn)財務(wù)人員深入了解業(yè)務(wù)情況，那么僅僅面對死板的數(shù)據(jù)所得出的結(jié)論也是難以為業(yè)務(wù)決策提供有力支持的。

第三，財務(wù)工作效率低，風(fēng)險大。在深入發(fā)展業(yè)財一體化之前，企業(yè)尚未設(shè)立“財務(wù)BP”的崗位，對于每個業(yè)務(wù)線，沒有專門的財務(wù)代表去了解業(yè)務(wù)部門的情況與管理層的需求，這種缺乏信息樞紐的形式使得財務(wù)工作效率低下。沒有財務(wù)BP，平臺對資金的管理的是分散的，資金支付風(fēng)險較大，對于資金來往中出現(xiàn)的問題也沒有利用統(tǒng)一規(guī)則集中處理，導(dǎo)致資金風(fēng)險管控效率低下。此外，沒有財務(wù)BP，財務(wù)部門難以對各項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)的達(dá)成情況進(jìn)行把控，因此企業(yè)的預(yù)算管理效果不佳，項(xiàng)目風(fēng)險較大。

三、小桔車服公司“業(yè)財一體化”問題分析

第一，業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息的安全性難以保證。數(shù)據(jù)實(shí)時共享發(fā)展使得企業(yè)各類信息更加公開、透明，雖然一些敏感性數(shù)據(jù)會進(jìn)行額外加密，但網(wǎng)絡(luò)犯罪活動的復(fù)雜化和隱蔽化很可能突破這層保密屏障。近幾年，財務(wù)信息被黑客或競爭對手非法截取并惡意篡改的案例也頻頻發(fā)生。同時，業(yè)財一體化的推進(jìn)也對會計從業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)提出了高標(biāo)準(zhǔn)的要求，企業(yè)機(jī)密文件、敏感數(shù)據(jù)、特有權(quán)限均不可傳于他人。在信息化時代，信息傳播之快足以在一朝一夕內(nèi)摧毀一家企業(yè)。因此，業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息的安全性需從各個方面加以保障。

第二，業(yè)財系統(tǒng)的全面性不足。在業(yè)財一體化的具體實(shí)踐中我們可以看到，當(dāng)boss系統(tǒng)給公共支付平臺“鳳凰”傳送打款信息后，款項(xiàng)不一定能夠成功從鳳凰打入第三方支付平臺，而可能被凍結(jié)在鳳凰，此時需要會計人員根據(jù)凍結(jié)信息找出原因所在，比如是銀行名稱錯誤導(dǎo)致，亦或是銀行賬戶錯誤導(dǎo)致，找出問題后需要聯(lián)系商戶修正電子合同的內(nèi)容，由此才能再次發(fā)起提現(xiàn)。打款凍結(jié)后的處理，光靠業(yè)財系統(tǒng)是無法完成的，仍需線下財務(wù)人員思考并與業(yè)務(wù)人員溝通。財務(wù)分析是非常主觀且靈活的工作，系統(tǒng)的代碼設(shè)置在某種程度上是智能的，但它并沒有獨(dú)立思考能力，難以將問題與可能發(fā)生的原因完全一一對應(yīng)起來，因此，如果前期沒有設(shè)計好代碼，就需要財務(wù)人員的線下操作彌補(bǔ)，否則程序?qū)o法推動下去。

第三，業(yè)財系統(tǒng)跟不上業(yè)務(wù)變化速度。在如今的經(jīng)濟(jì)背景下，公司業(yè)務(wù)變動、更新非常快，系統(tǒng)跟不上瞬息萬變的業(yè)務(wù)模式，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)尤其如此。在小桔加油平臺，財務(wù)人員常常會遇到商戶反饋發(fā)票金額多開、少開或是發(fā)票信息錯誤的情況，要求退回重開。究其原因發(fā)現(xiàn)，其中某些開錯的情況是由于商戶營業(yè)執(zhí)照名稱有所變更或是營業(yè)主體進(jìn)行了拆分，導(dǎo)致開票抬頭不存在于系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。金額不對的情況也可能是由于系統(tǒng)默認(rèn)將金額拆分至各個不同的門店，而商戶現(xiàn)實(shí)中已將各個門店合并。由此看來，系統(tǒng)中顯示的金額與商戶信息未必準(zhǔn)確。如此龐大的客戶群體，成千上萬的信息都存在變更可能，讓所有的變化都實(shí)時反應(yīng)在系統(tǒng)中，這是不現(xiàn)實(shí)的。因此，在業(yè)財一體化的機(jī)制中，業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確性仍有待加強(qiáng)。

第四，業(yè)務(wù)與財務(wù)界限模糊，考核機(jī)制不受員工肯定。雖然業(yè)財系統(tǒng)可以追蹤員工的任務(wù)完成情況，但在業(yè)財融合的機(jī)制下，業(yè)務(wù)人員與財務(wù)人員未必認(rèn)可企業(yè)所確立的績效評價指標(biāo)。我國的業(yè)財融合機(jī)制多以財務(wù)部門為主導(dǎo)，由于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)最終以財務(wù)指標(biāo)的形式反映給管理層，且財務(wù)人員是直接與管理層對接的，因此業(yè)務(wù)人員與財務(wù)人員合作取得的工作成果大多表現(xiàn)為財務(wù)工作方面的價值，而業(yè)務(wù)部門的功勞不能很好地體現(xiàn)。業(yè)務(wù)與財務(wù)界限模糊，再加上業(yè)務(wù)工作時刻受到財務(wù)部門的管控，工作量大且靈活度低，由此導(dǎo)致的后果是業(yè)務(wù)人員積極性不足，從而財務(wù)工作也會受到阻礙。

四、小桔車服公司“業(yè)財一體化”相關(guān)建議

第一，改進(jìn)業(yè)財一體化系統(tǒng)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，業(yè)財系統(tǒng)所包含的信息越來越多，所具備的功能也日趨強(qiáng)大，但仍不免出現(xiàn)上文所提到的準(zhǔn)確性不夠、安全性不夠等情況。針對準(zhǔn)確性，需要業(yè)財系統(tǒng)的設(shè)計更為靈活，比如，當(dāng)一家商戶的信息有所變更時，商戶可自行在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，并上傳證明性文件，此時系統(tǒng)能自動識別該證明，并對信息做出調(diào)整。這需要系統(tǒng)對多種證明文件有記憶，并能自動識別其真假。針對安全性，系統(tǒng)設(shè)計人員需要在多個環(huán)節(jié)設(shè)置防火墻或進(jìn)行不同程度的加密，不同職位的用戶需適用不同范圍的權(quán)限，這需要財務(wù)系統(tǒng)根據(jù)用戶的信息來決定授予權(quán)限的種類。比如在對賬方面，若系統(tǒng)識別出用戶非本公司正式財務(wù)人員，則將“實(shí)收金額”一欄加密或隱藏，而只留下“訂單折后金額”、“平臺服務(wù)費(fèi)”等可公開信息。除此之外，系統(tǒng)的完善還需一道必要工序，即在系統(tǒng)被破壞時可觸發(fā)應(yīng)急響應(yīng)，自動進(jìn)行數(shù)據(jù)備份并快速恢復(fù)。由此才能使數(shù)據(jù)從錄入到保存再到輸出都變得更加準(zhǔn)確并且安全可靠。

第二，設(shè)置業(yè)財合一的雙職能崗位。在現(xiàn)有的業(yè)財一體化模式下，業(yè)務(wù)人員與財務(wù)人員合作達(dá)成的業(yè)績難以按照雙方公認(rèn)的比例進(jìn)行劃分，如果績效評價方式不被雙方肯定，那么員工的積極性必然大打折扣。如今業(yè)務(wù)與財務(wù)界限模糊，那就將兩者徹底融為一體，處于雙職能崗位的員工需要完成業(yè)務(wù)與財務(wù)雙方面的工作。在小桔加油平臺，只有兩位財務(wù)BP進(jìn)行業(yè)務(wù)對接，若設(shè)置雙職能崗位，可以按照合作商戶的區(qū)域分類，不同區(qū)域設(shè)置配備一位雙職能工作者，這樣既可以使績效考核更合理，員工的工作量也不會有較大波動。

第三，全面建立內(nèi)部控制制度。首先，業(yè)財系統(tǒng)的健康運(yùn)行需要內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，監(jiān)管人員的主要工作是在業(yè)財系統(tǒng)內(nèi)部各個環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查。比如選取一些已由財務(wù)人員審批通過的發(fā)票，對照相關(guān)發(fā)票信息，檢查對應(yīng)的合同是否有效，如若發(fā)現(xiàn)信息錯誤或是合同無效的情況，需予以懲罰。其次，內(nèi)部審計的加強(qiáng)也是必要的，隨著會計管理制度的變更，新的制度與規(guī)范應(yīng)用于系統(tǒng)開發(fā)乃至日常操作的各個環(huán)節(jié)，因此，內(nèi)部審計人員需要檢查各項(xiàng)制度是否得到落實(shí)，比如發(fā)票審核者與開票者權(quán)責(zé)是否分離，應(yīng)收賬款是否在規(guī)定時間內(nèi)收回，會計數(shù)據(jù)在傳遞過程中是否發(fā)生變化等等，這些都需要內(nèi)部審計人員進(jìn)行不定期測試。

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作者簡介：

胡倩雯（1998-），女，漢族，浙江溫州人，中南財經(jīng)政法大學(xué)碩士在讀，審計學(xué)方向