新時(shí)期石油企業(yè)人事檔案管理工作的問(wèn)題及對(duì)策

李鴻祖

摘要：新時(shí)期下的石油企業(yè)人事檔案管理工作，存在著多方面的問(wèn)題，為了保障管理工作能夠符合現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，需要不斷完善和優(yōu)化管理制度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息化發(fā)展，以便能夠充分發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值作用。因此，本文就針對(duì)石油企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了具體對(duì)策，以供參考建議。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè);人事檔案;管理工作

前言：

人事檔案管理的工作內(nèi)容主要包括人員檔案信息的收集整理、保存歸檔等等，其中的文件記錄著企業(yè)員工的個(gè)人能力、學(xué)歷信息以及綜合素質(zhì)等等參考資料。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，人事檔案信息的全面完整、真實(shí)準(zhǔn)確是企業(yè)全面了解并考察內(nèi)部員工的參考依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)后期工作中人員的調(diào)配以及崗位安排有著重要作用，有助于企業(yè)人力資源工作的有序開(kāi)展。

一、新時(shí)期石油企業(yè)人事檔案管理工作的問(wèn)題分析

（一）缺少規(guī)范的人事檔案管理制度

部分石油企業(yè)在關(guān)于人事檔案的管理工作，由于企業(yè)內(nèi)部缺少全面規(guī)范的管理制度，具體的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一完善，這就導(dǎo)致了工作流程不清晰，工作人員不夠能明確自身的工作職能范圍，從而影響了檔案管理的整體工作效果。再加上檔案管理領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于管理工作缺少足夠的重視度，人事檔案管理中的資料信息和整體工作無(wú)法得到全面的完整性，以至于還會(huì)出現(xiàn)隨意更改檔案信息或者檔案信息混亂的現(xiàn)象，這些方方面面都對(duì)石油企業(yè)人事檔案管理工作的實(shí)效性造成了不利影響。這就要求了需嚴(yán)格規(guī)范管理制度，確保人事檔案工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)能夠落實(shí)到位，以便為后續(xù)的管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）檔案資料缺少全面完整性

石油企業(yè)在招聘到員工后，一般情況下都會(huì)要去填寫(xiě)相關(guān)的信息，以便于后期人事檔案工作的查閱以及利用。但由于部分企業(yè)員工并未及時(shí)上交檔案資料，因而無(wú)法保障企業(yè)員工檔案資料的整體完備性。石油企業(yè)一般情況下都是由人事部門(mén)來(lái)統(tǒng)一查詢(xún)或者使用電子檔案管理系統(tǒng)，但由于檔案信息不夠全面，那么各部門(mén)的管理人員無(wú)法有效了解員工情況，在調(diào)配工作中也會(huì)增加一定的難度。此外，其他部門(mén)進(jìn)行檔案信息查詢(xún)時(shí)也會(huì)影響人事部門(mén)其他工作效率，從而無(wú)法保障管理工作質(zhì)量和工作效率得到提升。

二、新時(shí)期石油企業(yè)人事檔案管理工作的具體建議和對(duì)策

（一）建立全面規(guī)范的管理制度，提高制度化水平

在石油企業(yè)人事檔案管理工作中，最基層的工作內(nèi)容包括內(nèi)部員工檔案信息的收集、審核以及統(tǒng)一整理。在新時(shí)期時(shí)代背景下，想要做好人事檔案管理工作，應(yīng)該綜合考慮內(nèi)部員工的實(shí)際變化情況，并將其及時(shí)補(bǔ)充到相應(yīng)的檔案信息中去，保障人事檔案信息能夠具備準(zhǔn)確性以及全面完整性。還需構(gòu)建全面規(guī)范的認(rèn)識(shí)檔案信息管理機(jī)制，加強(qiáng)關(guān)于檔案信息歸檔以及移交的審核工作，篩選過(guò)濾其中存在的不實(shí)信息內(nèi)容，以便保障員工自身的實(shí)際情況和檔案資料信息互相吻合[1]。與此同時(shí)，還需要健全人事檔案信息的管理工作制度，將其作為保障管理工作合法合規(guī)的約束標(biāo)準(zhǔn)和要求，還應(yīng)將檔案責(zé)任具體落實(shí)到個(gè)人，以便能夠有效提升人事檔案管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，并制定相應(yīng)的懲處措施，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性以及主動(dòng)性，以便保障檔案管理的制度化以及規(guī)范化水平得到全面提升[2]。新時(shí)期下還需不斷創(chuàng)新和優(yōu)化人事檔案管理制度，以便能夠應(yīng)對(duì)管理環(huán)境的日益復(fù)雜以及變化，注重提升管理人員的工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及綜合素質(zhì)素養(yǎng)，促使其能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)石油企業(yè)發(fā)揮在那的重要作用，合理劃分檔案管理人員的工作職能范疇，便于能夠深層了解并熟練掌握專(zhuān)業(yè)技能手段，從而保障人事檔案管理工作能夠符合現(xiàn)階段石油企業(yè)對(duì)其的發(fā)展要求。

（二）完善電子管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化資源共享

由于新時(shí)期背景下檔案管理環(huán)境呈現(xiàn)復(fù)雜化的發(fā)展趨勢(shì)，這就要求了石油企業(yè)也應(yīng)該依據(jù)新情況以及新形勢(shì)發(fā)展來(lái)修改以及完善信息化管理，以便能夠采取科學(xué)規(guī)范的工作方式來(lái)完成檔案管理。應(yīng)及時(shí)采集和整理企業(yè)員工人事檔案信息，堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度來(lái)完成檔案信息內(nèi)容的歸檔以及整理，確保檔案信息的全面完整性以及真實(shí)性。企業(yè)的其他部門(mén)也應(yīng)該全面支持人事檔案管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)規(guī)定的相關(guān)制度條例，比如像是需要借閱員工檔案時(shí)需先上報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人，在由人事部進(jìn)行審核，借閱完之后還需立即歸還入檔，保障檔案資料的安全性以及全面完整性[3]。以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已然無(wú)法滿足新時(shí)代的發(fā)展需求，因而需要充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用，以便實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)內(nèi)部檔案資料的信息共享。管理人員可以將收集到的檔案資料統(tǒng)一錄入到電子檔案中去，一方面能夠避免在查閱中浪費(fèi)更多的人力，一方面又能保障這些檔案信息的完整保存性。石油企業(yè)內(nèi)部話應(yīng)該充分利用現(xiàn)有資源，保障檔案信息不被隨意泄漏或者更改，人事部門(mén)還可以使用設(shè)置電子密碼的方式加強(qiáng)檔案信息的保密性，信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)人員構(gòu)建電子防火墻，健全檔案管理防護(hù)機(jī)制，提升檔案資料的安全性。石油企業(yè)人事檔案管理信息的完整才能便于各部門(mén)更好的進(jìn)行人員的調(diào)配，從而進(jìn)一步提升企業(yè)的整體工作效率以及經(jīng)營(yíng)效益。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，隨著新時(shí)期國(guó)家社會(huì)時(shí)代的變化發(fā)展，石油企業(yè)的人事檔案管理工作也應(yīng)緊隨時(shí)代發(fā)展，利用全面規(guī)范的管理制度以及現(xiàn)代化的電子管理系統(tǒng)，來(lái)積極應(yīng)用管理工作中存在的一些問(wèn)題，以便能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的有效共享發(fā)展，同時(shí)還應(yīng)注重資料的完整性以及安全保密性，不斷完善和優(yōu)化人事檔案管理工作，以此來(lái)促進(jìn)石油企業(yè)人事管理的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。

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[3]蘇燕. 石油企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀及其創(chuàng)新思考[J]. 勞動(dòng)保障世界，2019，（23）：67.