加強企業檔案管理工作?實現資源信息共享

杜瑩

摘要：現階段，我國科學技術水平顯著提升，當前大數據及互聯網技術的廣泛應用使得信息管理工作的信息量不斷增加，同時信息的類型也逐漸多樣化，尤其是在檔案管理工作中，基于傳統檔案管理理念和服務方式的檔案管理已無法滿足目前社會對企業、高校等各個領域中檔案管理的要求，并且所處信息環境正在發生本質上的改變，因此更多的研究學者開始將研究目標轉向對檔案管理的信息化發展。

關鍵詞：創新;檔案管理;理念;信息化

引言

隨著社會經濟的發展，各個行業的管理工作發生變化，信息技術的涌現對管理工作的優化提出了更高要求。就檔案管理而言，傳統的管理體系已經無法滿足多樣化要求，檔案內容的增加、檔案信息的建設、檔案精細化查閱需求都離不開規范化體系的保障。所以處于信息化時代，檔案管理人員需要樹立創新理念，主動引入先進的管理思想，明確檔案管理的具體規則，并在現代信息技術應用下建設檔案管理規范化體系。本文即以檔案管理為方向，分析構建檔案管理規范化體系的重要性，并提出具體的構建策略。

一、加強檔案管理信息化建設的必要性

檔案是個人信息的重要載體，它記錄著學習經歷、社會關系、思想品行等重要的個人信息。在互聯網時代，數據信息是企業生存的根本，同時也是提高企業競爭實力的必備要素，而人才是企業發展的第一資源，由此可見，運用信息化管理手段，建立良好的檔案管理機制對一個企業而言是非常重要的。首先，信息化管理手段是確保員工個人信息安全的必要措施。以往紙質檔案管理方式雖然能起到一定的人員信息管理作用，但資料安全性較差，一旦發生損毀或丟失，是很難進行補救的。信息化的管理手段可以有效避免此類事情發生。其次，信息化管理可以提高檔案管理水平。傳統紙質檔案資料查閱起來非常不方便，而且也不利于信息及時進行更新。經過數據化處理的檔案信息，簡化了管理工作流程，減少了檔案管理人員的工作量，為企業節省了許多寶貴資源。檔案管理的信息化建設加快了人員信息更新速度，推動檔案管理模式不斷改進、完善。最后，信息化建設可以使檔案管理工作充分發揮自身價值。人員信息是企業的重要資源，檔案管理工作應當做到信息安全完整、查閱方便、更新及時。這些在傳統紙質檔案管理中是很難實現的，但信息化管理方式可以通過電腦來實現這一切，它讓檔案信息使用起來靈活、方便，為人員考核提供了可靠依據，檔案價值也得到了充分體現。

二、加強檔案管理工作，實現資源信息共享措施

（一）完善檔案管理制度，有效維護檔案規范體系建設

制度是檔案管理規范化體系構建的根本保障，完善的制度可以讓檔案管理的各項工作有法可依、有章可循。所以，檔案部門要根據現代發展需求完善檔案管理制度規范體系，使這一管理工作具有詳細、完整的執行標準，提升操作效果。從內容來說，規范化的檔案管理制度體系包括了檔案管理制度、檔案工作相關規章、重點檔案工作制度以及檔案業務規范等，在各個大類之下又相應形成了細化的規則制度。現代化的管理活動因為新型思想的出現，愈加充滿活力，檔案管理制度體系的建設需要考慮自身的現代化管理水平，為提升各個管理環節的執行力，需要優先對檔案管理制度進行深化，在細節上強化規范效果，借助先進的數字化管理設備整理分配規劃檔案，與時代共同進步，使得檔案管理體系達到標準化發展模式，深刻體現時代活力。

（二）全面引入信息技術

當前我國已經步入了信息時代，信息技術高速發展，因此企業需要跟隨時代發展步伐，將信息技術運用在企業檔案管理工作中，其工作效率以及工作質量將得到進一步提升。此外由于檔案管理工作具有一定參考與借鑒作用，因此檔案管理部門的工作人員需要將整理好的檔案進行打印，從而留檔，便于后期使用。高速發展的信息技術運用在檔案管理工作中，改善傳統管理方式中存在的不足，保證檔案管理的科學性以及準確性，提升工作質量，對企業發展起到一定推動作用。

（三）提升檔案信息工作素能

檔案信息化建設與管理是一項長期工作，離不開一支高素質的檔案工作隊伍具體執行。首先，要成立企業檔案信息化建設工作領導小組，配齊配強企業檔案信息化管理隊伍，把信息化建設與管理成效作為業務工作考核的重要指標之一。其次，加大檔案人員信息素養培訓，通過定期培訓、選派鍛煉、交流學習、業務競賽等形式，有針對性地加強檔案人員信息技術培育，培養一批既懂信息技術，又熟練掌握檔案業務的復合型人才。再次，根據企業檔案信息化管理的實際需要，有針對性地加大信息技術人才引進力度，將新引入的人才充實到檔案管理崗位一線，以滿足日益增長的檔案信息化管理需要。

（四）加強信息化管理

在信息化時代，企業檔案管理工作應隨勢而動。一方面，檔案信息化能提升管理效率。通過建立檔案管理系統，完善檔案數據庫，運用檔案管理軟件進行檔案收集整編、檢索利用等工作，提高歸檔完整性、利用便捷性。同時通過信息系統，提取對比數據，開展數據統計、編研開發，能夠形成具有操作性的意見，用以指導企業在實踐中更好地實現人效管理;另一方面，信息化手段是時代科學技術發展的要求，是企業管理工作現代化的必要手段。利用現代化的手段和技術，開展檔案數字化，創新管理模式，能有效優化企業檔案管理水平，讓企業檔案工作更加科學實效、安全可靠。信息化對于檔案人員的要求也更加高，檔案部門在注重加強本企業檔案人員的計算機技能的同時，也可以采取“引進來”的方式，招聘一些懂專業知識和掌握信息化技能的人才從事企業檔案管理工作，讓企業檔案管理更符合時代發展。

結語

在新形勢下，信息技術融入各個行業，改變了管理理念和管理方式，也提升了管理活動效率。檔案管理需要明確特殊性質和自身面臨的建設任務，加快更新管理思想，不斷地根據現實需求引入信息技術，為規范化體系建設提供相應的支持。同時，還需要在資源、標準規則、制度等方面作出優化，使得檔案管理工作達到規范的處理體系和統一的操作模式，并向數字化和信息化轉變，從根本上提升檔案管理效率和質量，滿足現代化發展要求。

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