完善圖書信息化管理模式增強圖書館服務能力

蘇燕

摘要：在這個信息化電子化發展日新月異的今天，電子產品和智能手機、平板電腦成為人們不離手的工具和生活必需。這個現象從成人蔓延到大中小學生，可以說“人手一機，形影不離”成為現代人尤其是大學生的生活模式。如何把我們的大學生從對手機的癡迷中拯救出來，如何用書籍的營養滋潤大學生的心靈，是高校圖書館需要破解的一個難題，也是高校圖書館發揮德育教育輔助功能的一項重要使命，更是高校圖書館履行文化傳承功能展示文化自信的魅力所在。新時代對高校圖書管理服務提出了新要求，大學生對圖書管理的多樣需求和優質服務也提出了更高要求。特別是信息化、智能化時代的到來，為傳統的圖書管理模式提供了一個發展轉型的契機，數字化、網絡化、自動化的圖書管理模式逐步淘汰傳統的人工化、低效率、高耗時模式，成為時代的潮流。本篇論文旨在討論高校圖書管理模式如何應對現代化信息化的挑戰，如何最大化滿足大學生不同層次的閱讀需求，如何利用現代化管理與個性化服務手段把大學生吸引到“愛上閱讀”的行為上來，更好地發揮圖書館德育、智育和文化傳承的育人功能。

關鍵詞：圖書檔案;信息化管理;智慧閱讀;文化傳承

高爾基曾說過“書籍是人類進步的階梯”，他也曾深情地發出呼喊“熱愛書吧，這是知識的源泉。書籍是全世界的營養品，閱讀使人精神世界豐富，心靈層面豐盈。“腹有詩書氣自華”從來不只是一種傳說，而是實實在在地被人們所驗證和體會。高校圖書館被譽為高等院校“知識殿堂的中心”和師生“德育教育的無聲導師”，在高校的專業課補充和文獻資料查閱、德育教育中的潛移默化潤澤心靈、傳統文化的傳承和高校特色的延續上，起著不可替代的重要作用。信息技術不發達時期，傳統的圖書館和圖書管理模式讓人們享受著“歲月靜好，時光安穩”的同時，也承受著“人工查找圖書時間長、效率低、圖書擺放隨意不規律、收回不及時、圖書借閱與歸還信息失準”等無奈和不足，這是受制于客觀條件的制約，比如：電腦普及率低，系統檢索不完善，人工服務出錯率高、信息溝通受限制等①。時代的發展，科技的進步，信息的更迭，新技術的應用給人們的生活帶來了質的飛躍和前所未有的體驗，特別是未來5G技術的應用，VR虛擬情景的變幻模擬，信息技術革命成果顯現在人們生活的方方面面，在信息技術的時代，傳統的圖書館管理模式已經不再適應時代的發展。信息時代的圖書管理模式將不同于傳統的圖書管理形式，其特點就是可以把海量的紙質藏書轉化為電子版存儲到移動設備上，比如優盤、硬盤、云盤等，體積小，容量大，不占空間，攜帶方便還使用便捷，通過互聯網對在線云端的訪問，可以隨時的查看需要借閱的圖書，符合現代人“快餐速食”的特點和需求②。對于圖書管理者來說，利用信息時代的特點，建立網上云端和APP，把大量的圖書錄入成電子版，方便人們借閱瀏覽，同時利用相關軟件和管理程序，節省了大量的人力物力，收獲了高效的借閱和檢索效率。同時，信息圖書館的建立，特別是數據庫的建立，可以讓管理者通過大數據分析和系統資料備份，對圖書狀態有個清晰準確的把握，比如可以輕松查閱到書籍的借閱狀態、流通次數、歸還時間以甚至借閱人群資料等，還可以通過梳理該類圖書的流通范圍分析閱讀此書的人群特點及借閱偏好等，找尋圖書流通的規律，有針對性地做好圖書借閱分析，更好地服務讀者需求。

一、傳統圖書管理模式的局限性

（一）閉鎖性是傳統圖書管理受限的現狀之一

傳統高校圖書館主要功能分對內和對外兩種情況：對內是對館內現有的圖書進行整理保存及登記收藏工作;對外是對前來借書的讀者提供藏書檢索、查閱借閱等基本功能的服務，受人力、時間、業務熟練與否、歸檔及時與否等條件的限制。圖書館在為讀者提供借閱服務的同時，對圖書的借閱有時長的限制，一般為兩周到一個月的借閱周期，這限制了圖書的傳播范圍，特別是社科類圖書，即時性、信息性很強，怎樣高效周轉，適應讀者需求是一個需要面對的問題。其次，在發展的過程中，由于科技的限制不能普及運用現代化的信息傳播手段，導致高校圖書館之間、圖書館與讀者之間產生交流閉鎖，信息互不通的現象，特別是一些不發達地區高校圖書館，因傳統的圖書館管理模式導致信息資源封閉從而產生浪費，圖書只在小范圍內局限性交流，無法發揮它們的價值最大化，本身就是一種資源浪費。另外一種客觀存在的原因就是，高校圖書館一般都有屬于自己的一些獨特的藏書，是高校的珍貴資產，它們非常珍貴且數量很少，高校出于保護的原則，圖書館對這類圖書的保護措施是不允許外借，只能查閱，或者不能在單位之間傳播交流，只能在劃定的區域內小范圍借閱，這也導致了圖書資源傳閱受限，形成事實上的資源浪費③。

（二）公益性圖書管理模式不能形成市場化運作模式

高校的圖書館大部分是國家出資建造或者是高等院校、科研院所內部的圖書館，主要針對的讀者群是校內師生，就算允許校外群眾讀者現場閱讀，由于公益化的原因，所以無法吸引市場化運作公司的投資興趣，例如擴建圖書館、增設圖書存量和種類等。因為不盈利的原因，所以形不成良好的市場競爭，而沒有競爭就沒有壓力，從而也沒有了發展和前進的動力。這也是高校傳統圖書管理模式的局限性之一。

（三）高校傳統圖書管理的工作量大且效率不高

高校傳統的圖書管理模式有它很多局限性：一是圖書館藏數量多，占空間，所以導致書籍的管理難度大，工作量大，需要的人多，且因為傳統的圖書管理采用的純人工勞作，需要投入大量的人力物力精力，高強度的工作造成圖書管理人員巨大的工作壓力的同時，工作效率卻不盡如人意，人工操作的程序，容易出錯，且在借閱繁忙的時間段更容易導致圖書歸還雜亂無序的現象發生。傳統的高校圖書館的信息化，就是對所采購的書籍進行簡單的電子文檔的記錄，做不到專業性強的書籍編號和分類，為以后師生的借閱和歸還以及管理人員的檢索工作埋下了隱患。由于傳統的圖書管理系統缺乏現代化的信息技術處理手段，比如掃碼定位、條碼歸類、借閱電子信息追蹤、防水防蟲防盜等手段應用，導致借閱者在尋找圖書的時候因無法跟蹤定位而浪費借閱時間，缺乏信息化的檢索工具，對書籍的檢索查找也會讓借閱者產生疲勞和厭倦心理④。這些情況的發生都會給借閱者帶來了極大的不便。再加上有限的館藏資源無法共享，急需的文獻資料卻在館內查找不到的現象存在。這是傳統圖書管理模式的一大弊病。不盡完善的圖書管理模式滿足不了讀者的需求，隨著時代的進步科技的發展和信息技術的應用，高校圖書館呼喚信息時代的到來，以便給圖書管理者和借閱者帶來方便快捷的體驗。

二、現代信息技術管理手段給傳統圖書館帶來的挑戰和影響

（一）現代信息技術管理的定義

信息管理是人類為了有效地開發和利用信息資源，以現代信息技術為手段，對信息資源進行計劃、組織、領導和控制的社會活動。它相對于傳統的技術管理來說，具有信息化（又叫數字化）、便捷化、集約化和永久化的特點，對傳統的技術管理是一場革新和震撼。

（二）信息技術有利于館藏書籍實行數字化管理

信息技術相于傳統圖書館來說，最大的吸引力和優勢就是對書籍進行數字化的保存技術，它顛覆了傳統的紙質書籍保存技術所存在的不足和缺憾。傳統的圖書的保存方法繁瑣，保存條件苛刻，占據大量的空間，可以說是耗時、費力、燒錢的一項工作。紙質書籍存放地要求要干燥，但是同時帶來火災和蟲吃鼠咬的隱患;避免書籍遇水，防潮防濕防腐措施要到位，這些限制都會占用大量的人力和物力。特別是對于一些價值珍貴的書籍，更是在借閱方面限制頗多，使得借閱人群受限，無法真正發揮書籍的作用。信息技術的發展能突破紙質書籍的存放、保管、借閱障礙，尤其是為稀有圖書的面世提供了良好的載體，因為它可以利用多媒體技術手段把珍貴的信息資料掃描、上傳到數據庫里，避免了人工翻閱和保存的后患，同時還節省了存放空間。數據化的資料還可以通過網上下載，在線或者離線觀看書籍，實現遠距離信息輸送，安全快捷還省時。比如在上海世博會上或者故宮博物院里，都可以看到電子版的國寶《清明上河圖》，真跡保存完好，而展現的是電子版的《清明上河圖》在視覺效果上同樣不輸與真品。同時，對書籍的數字化可以增加圖書館的教育能力和傳播能力，借閱者可以通過對電子版的借閱看到完整的書籍內容，可以分享給朋友，和朋友一起學習成長，還可以同時選擇借閱其他的書籍，不受圖書館場地所在和閉館時間的影響。

（三）信息化技術讓圖書管理系統實現網絡智能化

信息化的技術解決了傳統的書籍人工管理費時費力占用人力資源的難題，體現在以下幾方面：一是信息檢索技術的便捷，利用信息化管理手段，在信息系統上查找書籍簡直易如反掌，特別是現代化的掃碼技術和定位系統，完全實現一鍵查找不費吹灰之力。而同樣的查找技術，人工查找則費時十倍甚至幾十倍。二是書籍歸類有序化。傳統的人工管理書籍，需要圖書管理人員熟練掌握各類書籍的擺放地點和位置，才能做到存放有序，查找方便。而面對成千上萬的書籍資料，再好的記性也有記憶失準或者弄錯的時候。特別是在借閱人群短時間增多時，對圖書管理人員是一個考驗，從而導致忙中出錯、忙而無序的現象發生。當圖書管理系統實施網絡智能化管理手段時，由于提前輸入了圖書的分類位置和信息定位，從而避免了上述的難題發生。信息化的檢索和查找為圖書的分類提供了依據，對圖書進行分類編號，可以徹底的區分書籍的類別，避免效率的低下，在對進行書籍檢索時，可以按照排、列、組和日期進行檢索，還可以利用語言的分類和主題語言的檢索達到目的。三是信息化圖書管理模式提升了書籍管理效率，簡化了業務流程，精簡了人員開支。信息化的圖書管理在管理的流程上做了優化，使得借閱流程簡捷高效。借閱導致的效率的升高必然會引起圖書館業務人員的精簡，圖書的采集、編號的自動化，文章的數字化錄入的簡單化，圖書整理檢索等這些方面的流程的信息化和簡便性，精簡了流程，極大的提升管理服務效率。

（四）信息化技術產生沖擊了圖書館對人們的吸引力

在信息技術不發達的年代，人們獲取知識的途徑少，消息傳播流程長速度慢，信息的相對閉鎖讓傳統的圖書館和館里的書籍對渴求知識的人們有較強的吸引力。隨著科技的進步和信息化技術的發展，特別是信息爆炸的時代，人們獲取信息的途徑多樣化，特別是電子產品的普及和應用極大的分散了人們對于書籍的興趣和注意力，導致了人們的系統化學習的能力的降低。同時，對書籍的需求淡漠加大了圖書館的冷清，尤其是與互聯網信息的多元化相比，圖書館的書籍信息比不上網絡信息的更新迭替，所以人們的精力和注意不斷地被互聯網所吸引，圖書館和圖書的吸引力相對削弱，這是信息化對圖書館帶來的挑戰，也可以說是信息化時代對圖書管理的沖擊，這也是圖書管理人員要面對的現實所在。

三、信息技術對圖書管理的雙重考驗

事物都有兩面性，信息技術也不例外。信息技術豐富和完善著圖書管理工作的同時，也存在著它的局限性。

（一）信息技術對圖書檔案管理的支持

信息技術對圖書檔案管理的支持分為硬件和軟件方面。硬件方面包括電腦、掃描儀等立體的服務器，實現全省或者全市的范圍內圖書館資源的共享，實現數據的共享和互聯，避免書籍的重復率。且克服了傳統存貯書籍的占地空間巨大，保存困難等特點。在軟件方面，使用專業的軟件如office等進行數據的記錄。比如，對圖書編號的信息，還有借閱信息等記錄。同時，建立圖書管理網站，增加圖書館等圖書管理機構與社會的交流渠道，增加受眾面積。

（二）信息技術對圖書檔案管理的發展限制

對于圖書檔案管理來說，信息技術對于圖書管理也有一定的發展限制主要體現在版權方面。在線下的實體圖書館，購買書籍的消息也算是為版權而消費，但在線上的營銷和購買需要征求書籍作者的同意，即使是以文件共享的形式作為傳播，在法律上面來說也需要征求作者的同意。其次，要防止有一些不法商家利用圖書館的書籍進行商業傳播以此盈利。第三，圖書相關網站的建設要跟得上。應該積極更新網站內容，管理板塊設置的科學性，以增加吸引力和便捷性。

四、信息技術在傳統的圖書管理模式中的創新

（一）管理理念的創新

在傳統的圖書館管理理念中，沒有共享的概念。進入信息化時代，互聯網的產生和應用讓信息共享化、多元化，傳統的閉塞式圖書管理已經適應不了新時代讀者的需求，接受并適應共享理念，建立共享機制和平臺，通過完善信息化圖書館增強自身的吸引力是現代化圖書館的出路和方向。其次，增強對數據庫的安全保障工作，確保圖書管理系統的安全運行，也保障了讀者的信息隱私。因為現代化的圖書館都是用身份證辦理借閱證的，不健全的數據庫容易被黑客攻擊管理系統，從而導致讀者的身份證信息泄露。第三，積極響應國家的文化自信倡導，推動傳統文化的傳承和發展，利用市場信息化運營圖書事業，利用好互聯網積極向市場機制靠攏，引進先進的管理體系、管理人才和管理理念。

（二）管理系統的創新

第一，建立規范的管理制度體制和電子信息系統。圖書資源的開發和共享需要整合圖書資源，改變傳統的圖書資料分類方法。設置一個統一的編碼，對編號與分類進行統一的調配，建立完備的數據庫。第二，建立圖書資料信息的檢索系統。對圖書的信息進行編碼編號，同時通過對關鍵詞、分類和主題的書籍的檢索進行升級優化，做到一鍵檢索，掃碼定位。第三，建立網上APP，創新圖書借閱模式。充分利用現代化信息管理系統，對網上圖書館進行運營，做到線上與線下的結合。比如，可以通過登錄網上圖書館系統或一鍵掃碼在網上圖書館進行借閱，借閱時長可設為一個月，到期自動返還系統數據庫，需要再次借閱或重復借閱的應通過相關程序再次檢索查詢點擊。也可以使用線上預約，線下借閱，節省了線下尋找圖書的時間，提高了借閱效率。第四，用信息管理模式替代書本管理模式。書的本質也是信息，把對書籍的管理轉變為對信息的管理，充分利用網絡化和信息化的模式提高圖書在高校校園流通的效率和范圍，同時節省人力資源的消耗。

（三）管理理念的創新

信息化圖書管理系統改變了傳統的圖書管理模式中費時費力、效率低下、圖書流轉率不高、服務效果差的不足，顯示了現代化管理模式的優越性：便攜性，數字化的書籍占用存儲小，只需要一個手機就可以查看信息化的圖書館;易保存，在線一鍵下載，離線也可以學習知識。效率高，信息技術對于信息的收集和管理具有超強的能力，只需要建立好圖書信息的資源管理庫，對圖書的動態可以實時的跟蹤且不易出現差錯，線上與線下多方位的合作給圖書的管理提供了一種新的模式，相信也會受到讀者的普遍歡迎。

（四）后續服務的創新

第一，充實專項管理人才隊伍。建立和完善現代化圖書管理模式需要充實專項管理人才隊伍，這是保障高校圖書館現代化管理的前提和根本，是促進信息化圖書管理正規化，市場化的需要。對原有的圖書管理隊伍，要通過相關培訓和專項學習適應工作需要。第二，增強與其他高校圖書館的交流與合作。做好高校圖書館工作，固步自封是不行的，需要走出去，多學習借鑒其他高校的先進管理經驗，加強與對方的交流合作，互通有無是做好圖書管理工作的有效法寶。加強與當地圖書館的業務聯系，在專業化管理和服務提升上接受指導。第三，創新服務內容。如何最大程序吸引高校師生走進圖書館，利用圖書館，愛上閱讀，讓冷冰冰的知識變得有趣，讓圖書館真正發揮其在高校知識傳播和德育教化中肩負的職責和功能，是高校圖書管理人員不能回避的問題。這需要管理人員充分認識自我角色，提升圖書管理能力，創新服務的方式和內容，讓高校圖書館活起來，動起來。比如，充分利用現代化通訊技術如微信、釘釘管理系統，建立讀者服務群，給大家創造一個群內溝通和交流的渠道，并通過交流影響和帶動更多的人愛上閱讀。開展一些生動活潑的讀書競賽、閱讀交流會、閱讀征文等活動，讓讀書成為一種樂趣在校園內傳播，化被動閱讀為主動思考。創辦一些專業性閱讀論壇或探討會，集中專業相近、閱讀興趣相同的師生開展討論等等，打造書香校園。第四，做好圖書管理的咨詢工作。通過線上線下對讀者的建議和咨詢做到及時的回復和滿意的解答，通過共同探討做好高校圖書管理工作。

（五）做好特色服務

高校圖書館的服務對象主要是在校師生，教師除了教學外，還要大量的搞科研，部分學生在老師的帶領下，也在搞學術研究，但隨著知識信息的劇增和文獻形式的多樣化，許多讀者苦于原始數據的龐雜性，沒時間和精力查閱所需的文獻信息，圖書館應對龐雜的文獻信息進行整序、歸類，根據師生的專業特色和研究對象，開展特定的咨詢服務：一是建立學科館員制，既加強了圖書館與教師之間的聯系，又能及時向廣大讀者介紹圖書館的新知識、新服務和新動向。二是定期到二級學院上門服務，把國內外的最新研究動態介紹給他們，使他們有時間集中精力搞科研。三是圖書館應經常通過信箱、電話、微信群等手段開展互動服務，可以借助電子郵件，由人工參與信息推送，由智能軟件完成的全自動檢索推送，輸入個人信息、需要的信息、信息主題，由人工智能軟件進行針對性的信息檢索，最后系統定期將信息推送到用戶終端。這充分體現了信息服務的主動性和特色化。

五、結束語

黨的十九大報告指出，完善公共文化服務體系，深入實施文化惠民工程，豐富群眾性文化活動⑤。圖書是重要的精神食糧，是中華五千年文明的傳承和延續，高校是重要的文化傳播陣地，是繼承和展示我們國家文化自信的重要陣地。新時代對高校圖書管理服務提出了新要求，現代人對圖書管理的多樣需求和優質服務也提出了更高要求。特別是信息化、智能化時代為傳統的圖書管理模式提供了一個發展轉型的契機，圖書管理模式應該朝著開放化、專業化和信息化的趨勢發展，順應數字化、網絡化、自動化的時代潮流，為新時代中國特色社會主義文化大繁榮大發展提供智力支持。

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