大數據背景下高職院校檔案管理中的問題與對策

王娜

[摘? 要]隨著信息技術在我國的普及，高職院校檔案管理也逐步信息化。在大數據發展迅速的今天，高職院校如何更好地發揮大數據的作用，是每一位高職院校負責人需要面對和解決的難題，而在檔案管理中如何合理利用大數據則是每一位檔案管理人員要研究的重要內容。文章通過對大部分高職院校仍沿用原有檔案管理體系、信息化手段運用不到位、無法充分發揮大數據作用而導致的檔案管理難以適應高職院校發展要求等問題的深入剖析，旨在結合大數據平臺尋找解決這些問題的對策，以期為高職院校提升檔案管理效率提供一定的參考。

[關鍵詞]大數據? 高職院校? 檔案管理

基金項目：楊凌職業技術學院人文社科基金項目“高職學生學籍檔案信息化管理的研究”（項目編號：GJ19075）。

引? 言

信息技術如今已經深入到人們生產和生活的方方面面，對人們的生產和生活產生了巨大的影響，它不僅改變了人們的生產和生活方式，還改變了人們的生產和生活理念。高職院校檔案管理是保證高職院校順利開展各項工作的基礎，大數據背景下高職院校檔案管理也迎來了新的發展機遇，各高職院校積極響應國家的擴招政策，但隨著學生人數的增多，學校檔案的數量也急劇增加，這需要檔案管理人員在有限的時間內將各類檔案進行科學分類和管理，繁重的工作使得部分檔案管理人員對自己的工作產生了厭煩情緒，而這非常不利于檔案管理人員工作效率的進一步提升，加之檔案內容是需要進行嚴格保密的，這就更進一步加大了檔案管理工作的難度，而要改變這一狀況，就離不開科學技術的發展和大數據的支持。

高職院校檔案管理中的問題

現在國內大部分的高職院校不是很重視檔案管理，這導致檔案管理過程中存在很多問題，這些問題的存在非常不利于檔案管理的順利開展，而且會對高職院校的競爭力產生一些不良的影響，高職院校檔案管理中存在的問題如下。

1.檔案管理模式簡單，存在片面性

高職院校開展檔案管理的時間比較短，因而其管理模式也就相對比較簡單，大部分工作都由人工完成，檔案也主要是以紙質版為主。高職院校由于資金不是很充足，因而其檔案管理流程一般都是先采集信息，然后整理后再密封，大部分信息采集都是由管理人員通過電話等方式完成的，這種工作方式不僅增加了檔案管理人員的工作量，還不能確保信息的完整性和準確性，中間需要多次核對才能完成檔案所需要的內容。高職院校的檔案主要分為兩種：一種是學籍檔案與教職工檔案，另一種是學術檔案。由于這些檔案隸屬于多個部門，檔案管理人員在采集信息時就會有諸多的不便，有時可能會忘記某一部分檔案的歸類和檢索，這種單一的檔案管理模式也受時間和空間限制，非常不利于檔案管理效率的提升。

2.缺乏專業的信息人才，發揮不出大數據的作用

高職院校檔案管理需要具備一定專業知識的信息人才，只有這樣才能做好學校的檔案管理，但由于高職院校大部分管理者并沒有意識到科技創新給學校檔案管理帶來的機遇，這造成高職院校檔案管理缺乏專業的信息人才。而現有的檔案管理人員大部分是年長的退休教師，他們對大數據缺乏一定的了解，無法有效操作學校引進的一些設備，而且他們學習檔案管理知識的欲望也不夠強烈。

3.檔案管理手段比較傳統，未緊跟大數據發展步伐

信息化技術的引入使高職院校實現了檔案管理電子化，大部分紙質版檔案可以輸入云端保存。但高職院校并沒有配備相對比較完善的數據系統，采集的信息大多都是由單機完成的，這就導致其他信息化設備的閑置，并且大多數高職院校對大數據的利用還僅僅停留在表面，沒有挖掘大數據的隱藏價值，這非常不利于其檔案管理的深入開展。

利用大數據創新高職院校檔案管理

傳統檔案分為書本、音像帶、相片等，但科學利用信息化技術可以將傳統的實體資料轉化為電子版保存在云端，這樣做不僅能更好地確保檔案的安全，而且使得保存方式也變得更加方便快捷。高職院校檔案管理對本校的科研工作、教育教學任務及教職工、學生信息的安全保護有著重要的價值。新課改的推行和擴招政策的實施使高職院校檔案管理愈發復雜，傳統的人工管理已不能滿足當下高職院校檔案管理的要求了，而大數據獨特的優勢可以幫助高職院校將檔案管理工作做得更好。

1.數據處理系統快速，節省時間

高職院?？梢岳么髷祿Υ罅康臋n案進行快速處理與分類。管理人員利用數據處理系統建立實時查閱程序，這對檔案的歸類和有效利用都是一件好事，使用者通過app還可以不限時間、地點、方式翻查檔案，學校工作人員通過手機、電腦就可以借閱檔案，數據處理系統還可以有效保證學校檔案管理和后臺系統的運作，其分辨快速且系統穩定。

2.云計算維護系統安全，提升保密性

大數據中的云計算可以利用終端設備對上傳的檔案加密，這對系統安全有輔助作用，而且高職院校各類檔案保密性高不僅對學生和教職工的個人信息保護有益，同時還不會泄露學校的科研成果和學術研究等信息，在終端處理數據和信息，云技術可以有效地提高系統的穩定性，并且學校還可以單獨使用一份數據系統，能更有效地保證檔案的嚴密性，這對提高高職院校競爭力也有著重要的作用。

3.有效的數據處理方式，利于檔案管理人員掌握檔案管理結構與規律

大數據內擁有大量的數據信息，其中一部分對健全學校檔案管理有極高的使用價值。在處理大量信息時，大數據會對不同產品和信息實施定位，然后建立數據模型，檔案管理也不例外。在使用時學校的檔案管理人員可以根據已建構的數據模型分類不同的檔案，等再維護和查找檔案時就會方便很多，同時還有助于檔案管理人員形成自己的檔案管理模式，進而掌握檔案管理結構與規律，提升自己的檔案管理能力。

大數據背景下高職院校檔案管理中的優勢

1.更新檔案管理人員觀念，完善檔案管理體制

高職院校檔案管理引入信息技術，需要檔案管理人員具有一定的信息化檔案管理理念及能力，檔案管理的核心是對檔案信息的有效檢索和歸納，所以檔案管理人員應改變傳統的管理觀念，革新自己的檔案管理模式，科學地利用信息技術提升自己的檔案管理效率。檔案管理人員還應結合不同的檔案內容建立信息化模塊，然后通過放置不同的內容重新組合檔案結構，提升檔案歸類的合理性，有效利用云端數據對現有信息進行加工，提高數據的利用率和信息的有效性。

做好檔案管理還應建立完善的管理與監督機制，實現檔案管理的現代化發展。首先，高職院校要建立一支信息化檔案管理隊伍，對不同級別的檔案進行合理的分配與監督，同時要求各級部門的檔案管理規范化，要求其設置嚴格的檢索和借閱流程。例如在借閱時需要對借閱檔案的名稱、時間等進行登記，健全審查手續，避免檢索時出現文件損壞或遺失的情況，定期檢查檔案信息，利用大數據資源完善檔案管理。例如可以定時更新學校的發展情況、科學研究成果等信息，為學生今后的學習提供多而準確的資料。

2.豐富檔案管理人員的信息知識，促使其創新檔案管理模式

由于高職院校檔案管理人員信息知識比較薄弱，因而高職院校要多對檔案管理人員進行相關培訓，使其能夠掌握和大數據相關的操作方式，使檔案管理人員能及時創新工作模式，還可以引進信息技術人才充實檔案管理隊伍，為檔案管理隊伍注入活力。為順應大數據的發展趨勢，高職院校也要盡力為檔案管理人員提供相應的信息技術培訓，可以聘請數據專家來校授課或開講座，通過這一系列的措施提升本校檔案管理人員的信息技術水平和其對數字的敏感度。學校還可以多培訓本校相關專業的學生，在他們學習了專業知識之后，安排他們在校內檔案管理部門實習，進一步提升他們的檔案管理專業技能。定期舉辦講座、論壇等，使相關專業的學生與檔案管理人員有更多的專業交流機會，保證檔案管理工作的信息化手段能緊跟技術的發展趨勢。

信息處理方式的變化使檔案管理人員的工作方式也跟著發生變化，大數據背景下檔案管理人員不需要實地調查和搜集檔案，只需要督促相關人員把信息上傳至檔案系統即可。采用這種方式可以使上傳的檔案內容更加齊全，且其可以與原始檔案合并形成詳細的檔案系統，這樣既能避免檔案管理人員需要將零散材料整理合并的麻煩，又能很好地提高檔案管理的效率。檔案管理人員只需要熟練掌握操作管理系統就可以把檔案進行歸類，再進行檢索時就能縮短檢索的時間。這不僅減輕了檔案管理人員的工作壓力，還能使檔案管理人員快速分辨海量的檔案信息，通過對檔案中不同信息的處理，達到快速查漏補缺的目的，并確保每一個檔案的完整性。

3.配齊檔案室所需設施，加強信息技術建設

高職院校要想更好地發揮大數據的優勢和價值，就需要更新現有的檔案配套設施，特別是規模較小的高職院校負責人一定要高度重視本校檔案管理，加大對檔案管理系統的投入，逐步形成完善的大數據檔案管理體系。高職院?？梢蕴崆白龊脵n案管理預算方案，在學校能夠承受的范圍引進相關技術和設施，包括云技術平臺、數據處理系統等，以保證檔案在云端的安全，避免因相關資料的泄露而造成的數據損失。同時要做到定期對引進的數據設備進行維護和檢查，保證其運轉正常。

將信息技術融入檔案管理各環節，從對檔案的搜集、管理、使用到建立檔案網絡數據庫，對檔案的去向和所在位置實行動態管理。利用網絡數據完善檔案庫時，需要對不同級別的檔案實行分層管理與考核，對處理信息、建檔方式及其他微小細節進行考核。例如對系級檔案與校級檔案的歸類質量進行考核，保證不同需求的人在提檔時可以有效使用檔案。檔案管理的信息化可以有效地促進檔案管理的全面性，運用信息技術管理檔案，可以更好地提升檔案管理效率和使用率。

結? 語

高職院校運用大數據進行檔案管理是大勢所趨，也是順應高職院校現代化發展的必然?？茖W地利用網絡和大數據平臺，改變傳統的檔案管理觀念，合理利用信息技術健全檔案管理體系，為“百萬擴招”及其他政策在高職院校的有效推行提供檔案基礎。使用大數據還能改變檔案管理人員的工作方式和檔案管理觀念，使其拋棄傳統的手動管理，向信息化、科學化的檔案管理邁進。而且打造高職院校檔案管理現代化體系，可以更有效地提升高職院校的運轉效率。

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作者單位：楊凌職業技術學院藥物與化工分院? 陜西楊凌