做好機關事業單位人事檔案管理工作的思考

蔣雪梅

摘要：事業單位檔案管理工作是一個組織或部門一切工作順利開展的基礎支撐。新形勢下，進一步加強事業單位檔案管理，不僅是我國事業單位長遠發展的需要，更關系著人民群眾與國家的切身利益。當前，隨著互聯網對檔案管理工作的沖擊及檔案事務的日益增多，事業單位檔案管理工作面臨著檔案管理制度不完善、檔案管理模式局限、檔案管理人員素養偏低等一系列問題。為了進一步提高事業單位檔案管理質量，以建全檔案管理機制、加快檔案數字化建設、開展檔案管理技能培訓等路徑，構建事業單位檔案管理新思路，從而促進我國事業單位檔案管理的規范化、高效化。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;優化改革;管理策略

引言

檔案管理對于事業單位的發展極為重要，是保障事業單位在市場競爭中站穩腳跟的基礎工作。要強化檔案管理，并且做好進一步的優化和服務模式的創新，這樣才能有助于檔案管理整體質量的提升。

1機關事業單位人事檔案管理的特點

1.1全面性

人事檔案的內容包含著員工個人的履歷，自傳，考核評價狀況，政治歷史，獎勵處分，入黨入團，職位變化，工資變化，甚至于個人家庭住址與家庭成員等各個方面相關的文件材料，能夠全面記錄員工的思想變化，成長狀況，并且能夠更好地展現員工的家庭情況，專業情況，個人情況等各個方面。人事檔案如同員工個人的信息儲存器，通過這些信息能夠更好地反映個人的情況，為后續的工作提供參考性。

1.2現實性

人事檔案管理工作中所包含的內容較為廣泛，不僅包含了事業單位員工過往的經歷以及表現，并且也會記錄員工在職的專業情況以及培訓情況，為后期事業單位評選職稱、人員考核以及鑒定方面都提供了很重要的依據，并且幫助事業單位更好地對員工有一個全面性細致性客觀性的分析與了解，更好地為后期事業單位人事部門對于員工培訓以及人才挖掘等提供參考，作為正確使用人才，合理解決勞動薪資問題的一項重要依據，人事檔案具有現實性的特點，是區別于其他檔案的重要標志。

1.3動態性

事物的發展不是靜止的，而是不斷變化的。人事檔案管理的內容并不是一成不變的，而是根據員工的自身教育經歷，培訓經歷或者榮譽經歷而不斷變化著，具有動態性的特點，而正是因為人事檔案管理不斷跟蹤員工的“足跡”進行實時變化，才能夠給事業單位提供檔案支持，給各種評估數據以參考。

1.4保密性

人事檔案管理在內容方面對于員工的信息較為全面，而事業單位用人戰略的制定與發展大部分根據人事檔案上的信息進行安排，所以為了員工個人的信息安全以及自身權益，為了事業單位的戰略發展以及未來發展，人事檔案管理區別于其他檔案管理，具有保密性的特點，不允許透露與外泄情況的出現。

2事業單位人事檔案管理存在的問題

2.1重視程度不高

事業單位性質特殊，不會受到經濟市場的太大影響，很多職工在日常工作中，對人事檔案管理工作的認識程度不夠，認為這是可有可無的工作，與其自身利益和個人發展并無太大聯系。部分領導在工作中十分被動，崗位職責模糊，管理工作具有強烈的滯后性。

2.2管理制度不完善

完善的制度體系是人事檔案管理工作順利開展的前提，受到單位領導不重視以及其他各方面因素的影響，很多事業單位并沒有建立完善的制度，對人事檔案管理行為進行約束，導致檔案資料利用率低下、查閱起來較為困難，難以切實為事業單位的穩定發展而服務。

2.3信息化建設不足

當前信息技術在很多行業都得到了廣泛應用，而部分事業單位人事檔案管理人員并未充分意識到先進技術的優越性，依然沿用傳統人事檔案管理辦法，工作效率低下，容易造成檔案數據丟失。除此之外，領導人員沒有加大資金投入力度，在信息化工作方面的力度不大，采用人工管理的方式來應對海量人事檔案，也是導致人事檔案管理工作質量難以得到提升的原因之一。

3新形勢下解決機關事業單位人事檔案管理問題的對策

3.1完善機關事業單位人事檔案管理制度

為了促進事業單位工作的運營以及對于人才的認識與了解，提高事業單位的經營效率，打造事業單位優良的工作作風，對于事業單位人事檔案管理的改革迫在眉睫。現如今各個事業單位中并未良好地建立關于人事檔案管理制度，無論從人員還是從規章制度方面都沒有明確的方向，為了能夠更好地發揮人事檔案管理的作用，應當盡快完善事業單位人事檔案管理的制度。沒有規矩，不成方圓，應當不斷建立健全機關事業單位人事檔案管理機制與規章制度，結合事業單位的具體情況，初定“初稿”并應用于實踐當中，從實踐當中尋找問題，最后確定適合事業單位適合的人事檔案管理的規章制度，幫助在之后的工作中實現工作效率的提高。事業的發展離不開人，人才隊伍的建設對于未來事業單位的發展有著重要的影響，事業單位應該不斷提高員工的思想素養，定期開展業務培訓，加強員工的專業性學習，并且明晰工作內容與工作責任，做到“事有專人”，每一件事情都能夠找得到人，不斷加強總體隊伍的發展與培養，建設一批高素養，有信念，有思想的人事檔案管理專業人才。

3.2提高機關事業單位人事檔案管理信息化水平

科學技術水平不斷進步與發展，經濟發展水平不斷向前，信息化已經成為現如今社會與時代發展不可避免的潮流，面對如此趨勢，事業單位應當抓住信息化的機遇，緊跟“互聯網+”的潮流，加快信息化建設，實現產業優化產業升級，將信息化的特點運用在事業單位人事檔案管理之中，發揮人事檔案管理的真實作用與意義，以達到事業單位效益提高的目標。新時期不斷發展，數字信息不斷產出，推廣，普及應用到千家百姓當中，技術的進步改變了信息傳遞與存儲的方式，數字化信息成為一大潮流趨勢，為了能夠更好地適應信息化趨勢，提高人事檔案管理水平，事業單位應當首先加大對于人事檔案管理的資金支持，加強人事檔案管理人員的工作環境建設，購置現代化的電子設備，為人事檔案數據化與網絡化提供創造的媒介，在硬件條件完善的前提下，有效利用信息技術，不斷建設事業單位信息檢索平臺，將人事檔案數字化，提高人事檔案的存儲，處理，檢索的便利性同時也能供事業單位內部進行簡單的查詢以及業務辦理，不僅方便了事業單位內部的員工，同時減少了業務辦理與查詢的成本。

3.3規范檔案管理的流程

要想促進檔案信息化建設工作順利進行，需要對其進行一個總體的規劃，工作人員需要深入分析不同部門的特點和發展目標，并對其進行有效的調查論證，使相關工作符合對應部門的實際狀況，并且建立可行性的長遠管理計劃，在部門中形成規模化的網絡管理模式。進行信息化的應用建設時，一定要做好相應的管理工作，注重系統的整體實效性，考慮系統在運行過程中是否能夠支持檔案信息服務目標，除此之外，需要盡可能重視系統的靈活性和可拓展性，拓展足夠的未來發展空間，這樣才能做好信息化規劃。

3.4提升工作人員的專業素養

大數據背景下，管理人才的培養十分重要，事業單位檔案管理人員需要不斷更新自身的認知體系和管理理念，接受現代化的大數據信息培訓活動。事業單位內部需要注重網絡技術人才的專業化培養，在檔案管理模式傳統與現代轉變過程中，事業單位的網絡技術型人才較為缺乏，所以需要積極引進網絡專業和計算機專業的人才，并注重檔案管理人員的技能與知識培養。現代化的檔案管理工作要求管理人員需要具備專業的檔案管理知識，還需要具備二次處理技術、信息挖掘技術以及網絡專業知識。需要提高管理人員的工作重視度，使相關管理工作人員養成良好的職業道德，為管理人員培養高度的責任感，使其在工作時保持嚴謹的工作態度，尤其需要借鑒和吸收優秀的檔案管理研究成果，使檔案管理工作成為檔案管理工作人員的使命和責任，強化其工作意識。想要開展有效的信息化管理，需要相關工作人員建立良好的網絡安全意識，做好對應的防范工作，可以采用殺毒軟件或者防火墻等信息化防護措施來進行防護，并且建立完善的登錄密碼，建立嚴密的網絡安全防范措施，為信息化系統建立一個更為可靠的環境。

3.5創新人事檔案管理方法

盡管事業單位人事檔案管理工作面臨著較多困難，但是在實際工作中，只要方法正確，就能夠起到事半功倍的效果。例如可以推行全面質量管理方法，以質量為中心，提升事業單位各部門的參與度，以實現預期目標。人事檔案管理工作和員工個人利益有著密切聯系，在人事檔案管理工作開展的過程中，確保全員參與很有必要，這也能夠促進各項工作得到有效落實，提升人事檔案管理工作效率。

結束語

時代的快速發展對于事業單位開展檔案管理造成了影響。一方面，對于傳統管理模式中存在的不足有一定的轉變;另一方面，結合現代管理技術做好事業單位檔案管理的創新，需要相關工作人員引起重視，并且盡可能將事業單位管理工作落到實處，通過這種方式才能夠最大限度提高檔案管理，促使事業單位檔案管理質量得到進一步的提升。

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