加強(qiáng)物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的措施思考

蔡陳仙

近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，新型城鎮(zhèn)化、舊城區(qū)改造的進(jìn)程推進(jìn)，人口老齡化等變化與人們的生活密切相關(guān)，給物業(yè)服務(wù)企業(yè)帶來(lái)了高速發(fā)展的機(jī)遇。隨著《民法典》《物業(yè)管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)的實(shí)施，物業(yè)服務(wù)企業(yè)將面臨政策風(fēng)險(xiǎn)、員工解雇風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)委會(huì)成立后續(xù)聘等一系列風(fēng)險(xiǎn)。近年來(lái)，依托大型房地產(chǎn)公司的發(fā)展，出現(xiàn)了一批具有一定規(guī)模的物業(yè)服務(wù)企業(yè)走資本化道路。我國(guó)前50強(qiáng)物業(yè)服務(wù)企業(yè)大多已成功上市或計(jì)劃上市中，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力下，規(guī)模化、可持續(xù)、健康發(fā)展已成為當(dāng)務(wù)之急。如何在市場(chǎng)中立于不敗之地，物業(yè)服務(wù)企業(yè)需要在專業(yè)化建設(shè)、拓展經(jīng)營(yíng)理念、提高風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)、提高服務(wù)質(zhì)量等方面探索發(fā)展之路，以解決企業(yè)面臨的“弱肉強(qiáng)食”的叢林生存困境。物業(yè)服務(wù)企業(yè)由于起點(diǎn)低、人員進(jìn)入門檻相對(duì)較低，在實(shí)際運(yùn)營(yíng)管理中存在諸多問(wèn)題，要想保證長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，必須積極地運(yùn)用各種先進(jìn)理念與技術(shù)加強(qiáng)內(nèi)部控制，提高管理質(zhì)量。

一、物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的主要問(wèn)題

（一）收費(fèi)相關(guān)控制問(wèn)題

1.物業(yè)服務(wù)費(fèi)回收困難，應(yīng)收賬齡周期變長(zhǎng)

物業(yè)企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，存在物業(yè)費(fèi)收取不及時(shí)或無(wú)法回收，應(yīng)收賬款賬齡周期變長(zhǎng)，存在無(wú)法回收風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)企業(yè)的現(xiàn)金流造成一定的影響。具體原因如下：開(kāi)發(fā)商或其合作的營(yíng)銷在賣房時(shí)存在過(guò)度營(yíng)銷行為，如承諾陽(yáng)臺(tái)搭板違建實(shí)際無(wú)法執(zhí)行;客服人員由于薪酬普遍不高，流動(dòng)性大，業(yè)主黏性低，導(dǎo)致收繳困難。部分物業(yè)企業(yè)為了爭(zhēng)取物業(yè)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目，故意壓低物業(yè)費(fèi)收費(fèi)單價(jià)，物業(yè)費(fèi)收入無(wú)法支持小區(qū)公區(qū)整改、保潔、維保等費(fèi)用，導(dǎo)致小區(qū)品質(zhì)下降，物業(yè)費(fèi)收取難上加難。存在一些小區(qū)負(fù)責(zé)人為了完成短期目標(biāo)，私下違規(guī)減免物業(yè)費(fèi)、車位管理費(fèi)情況，存在一些提前繳費(fèi)的業(yè)主下一期物業(yè)費(fèi)不愿意繳費(fèi)而希望享受到一定減免的情況。

2.停車場(chǎng)收費(fèi)系統(tǒng)不完善，收費(fèi)監(jiān)管缺少

房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)商通常為降低成本，安裝的停車收費(fèi)系統(tǒng)硬件較低的，軟件系統(tǒng)慢，車牌識(shí)別度低，部分需要保安人員手工抬杠放行，容易造成應(yīng)收費(fèi)未收費(fèi)，或者私自用自己的手機(jī)二位碼收款不繳納公司賬戶的現(xiàn)象，更有一些素質(zhì)低下的安保人員故意破壞系統(tǒng)或硬件，達(dá)到手工操作的目的，容易產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象。

3.業(yè)主增值服務(wù)收入及公共收入

傳統(tǒng)的物業(yè)費(fèi)收入無(wú)法支撐日益增長(zhǎng)的人工成本和維保成本，依靠業(yè)主資源，開(kāi)拓如電梯廣告、經(jīng)營(yíng)性商鋪?zhàn)赓U、臨時(shí)擺攤、入戶維修等業(yè)主增值業(yè)務(wù)以補(bǔ)充物業(yè)費(fèi)不足的小區(qū)經(jīng)營(yíng)方向已經(jīng)成為物業(yè)管理行業(yè)的共識(shí)，因此，控制這部分收費(fèi)非常重要，但由于缺乏完善的監(jiān)管制度和獎(jiǎng)懲措施，基層物業(yè)人員沒(méi)有創(chuàng)收的積極性，或收受私囊。

對(duì)于公共區(qū)域的經(jīng)營(yíng)實(shí)際業(yè)務(wù)中由于法律法規(guī)、物業(yè)管理?xiàng)l例等解讀不一致或者不同地方政策不一致，關(guān)于哪些屬于公共收入哪些屬于物業(yè)小區(qū)收入存在判定困難的問(wèn)題，給核算工作帶來(lái)一定的困難。

此外一些物業(yè)服務(wù)企業(yè)為了完成考核目標(biāo)，沖刺營(yíng)業(yè)收入，從事一些諸如勞務(wù)外包等超出營(yíng)業(yè)范圍的業(yè)務(wù)，可能帶來(lái)市場(chǎng)監(jiān)督局罰款的事件，一旦發(fā)生會(huì)對(duì)公司品牌造成一定的不利影響。

4.代收代付無(wú)法回款風(fēng)險(xiǎn)

物業(yè)企業(yè)存在建筑垃圾、水電費(fèi)、公共能耗費(fèi)等無(wú)法回款的風(fēng)險(xiǎn)，比如杭州某小區(qū)業(yè)主家自用水費(fèi)達(dá)70多萬(wàn)未收回;商業(yè)電費(fèi)未采用預(yù)付卡充值形式的，疫情防控期間部分商鋪經(jīng)營(yíng)不善，中途跑路造成水電費(fèi)無(wú)法回收情況;2020年鬧得沸沸揚(yáng)揚(yáng)的蛋殼公寓資金斷裂事件，部分租戶交了房租被迫提前解約，導(dǎo)致租戶水費(fèi)無(wú)法收回。因此物業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中要關(guān)注代收代付款項(xiàng)的內(nèi)部控制過(guò)程，以減輕公司的墊支壓力。

（二）預(yù)算管控形同虛設(shè)

大多數(shù)物業(yè)服務(wù)企業(yè)的管理層，缺乏對(duì)預(yù)算管理重要性的認(rèn)識(shí)，預(yù)算管理工作主要依賴財(cái)務(wù)人員，財(cái)務(wù)人員通常參考?xì)v年實(shí)際完成情況以及從其他渠道間接了解到的情況，編制的預(yù)算數(shù)據(jù)往往無(wú)法切合實(shí)際，導(dǎo)致全面預(yù)算的有效性未能發(fā)揮。收入無(wú)法完成，支出超支嚴(yán)重，或者該按計(jì)劃進(jìn)行的維保支出不支出，導(dǎo)致設(shè)備設(shè)施嚴(yán)重?fù)p壞，原本的小修變成大修，造成資源的浪費(fèi)，預(yù)算管控形同虛設(shè)。還有一些按法規(guī)、物業(yè)條例規(guī)定可以從物業(yè)維修基金支出的部分直接從企業(yè)成本支出，迫于利潤(rùn)考核，可能通過(guò)減員增效的形式減少人工，造成惡性循環(huán)。

（三）資產(chǎn)管理問(wèn)題

物業(yè)小區(qū)通常沒(méi)有專門的倉(cāng)庫(kù)管理員，物資采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用都有一定的隨意下，往往無(wú)法跟蹤實(shí)際物資出入庫(kù)情況，可能出現(xiàn)實(shí)際采購(gòu)與入庫(kù)不一致、經(jīng)辦人與供應(yīng)商串通牟利的情況;公區(qū)維修領(lǐng)取超額配件數(shù)量，用于接私活賺錢;設(shè)備問(wèn)題或者可能只要小修一下故意替換配件浪費(fèi)資源。物業(yè)公司的固定資產(chǎn)往往比較亂，項(xiàng)目分散，缺少專業(yè)的人員，很難做到定期盤點(diǎn)，實(shí)際盤點(diǎn)要出現(xiàn)缺失很難跟蹤到責(zé)任人。

（四）合同管控風(fēng)險(xiǎn)

物業(yè)服務(wù)企業(yè)的常見(jiàn)的主要合同有物業(yè)服務(wù)合同、增值服務(wù)合同、招采合同等，各類合同的簽訂的立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)或者參加招投標(biāo)都需要有相對(duì)完善的內(nèi)部控制流程。

物業(yè)服務(wù)合同的簽訂前，一定要做好立項(xiàng)測(cè)算，合同應(yīng)明確收費(fèi)開(kāi)始時(shí)間、明確公共收益分成、明確合同終止條件，通常合同簽訂的到期日期以至業(yè)委會(huì)成立為佳，在業(yè)委會(huì)成立前與外部簽訂的諸如小區(qū)經(jīng)營(yíng)性用房的出租時(shí)間盡量明確到期條款，以規(guī)避業(yè)委會(huì)成立后合同解約等帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也要注意分包、轉(zhuǎn)包等條款。該情況屬于分包、轉(zhuǎn)包行為，違反合同約定，存在合同違約風(fēng)險(xiǎn)，容易使公司遭受賠償損失，亦會(huì)對(duì)公司的品牌聲譽(yù)造成不利影響。

公共區(qū)域增值業(yè)務(wù)合同簽訂也存在一定的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，部分物業(yè)公司可能會(huì)出于經(jīng)營(yíng)考慮，如電梯廣告等簽訂陰陽(yáng)合同的情況，將經(jīng)營(yíng)合同分開(kāi)兩部分簽訂，實(shí)際業(yè)委會(huì)成立后，交接部分合同及對(duì)應(yīng)的收益，在市場(chǎng)日益透明的情況下，短期利益的驅(qū)使可能造成業(yè)委會(huì)、業(yè)主對(duì)物業(yè)企業(yè)的信任度降低，對(duì)企業(yè)品牌造成不良影響。

物業(yè)小區(qū)主要的招采合同有保潔、綠化、電梯維保、消防維保、建筑垃圾、生活垃圾、大項(xiàng)公區(qū)整改、公共責(zé)任險(xiǎn)等合同，各類合同從招投標(biāo)到簽訂合同都要有嚴(yán)格的流程，比如對(duì)保潔人員的數(shù)量的評(píng)估，過(guò)多的保潔人員容易造成保潔成本的增大，人數(shù)過(guò)少導(dǎo)致品質(zhì)無(wú)法提升，同時(shí)要強(qiáng)化小區(qū)管理人員對(duì)外包服務(wù)人員的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管，把對(duì)外包合同的監(jiān)管當(dāng)做一項(xiàng)重要的內(nèi)部管控工作。