基于OA系統的實驗室檢測樣品信息化管理研究

劉藝婧 吳天佑 劉洋

南京市產品質量監督檢驗院 江蘇南京 210019

在檢測過程中，必須加強樣品的管理，這是各項工作有序開展的重要基礎。樣品管理水平的好壞對最終結果的準確性、有效性有著關鍵性的影響。而且，考慮到部分如貴金屬珠寶樣品的價值比較高以及政府監督抽查樣品的可溯源性，除了保證結果的準確性之外，還要重視樣品的安全性與完整性。

1 實驗室檢測樣品特點

1.1 樣品檢測周期不一致

在進行檢測時，由于所需指標、參數不同，所用到的時間、周期也不盡相同，短的只需幾分鐘，長的甚至需要幾個月。比如，對樣品的標識標簽的判定很快就能得出結論，而比如微生物檢測則是需要達到一定的程度，才能得到相應的檢測結果，這必然要花費較長的時間。而檢測周期不一致，對樣品管理的各個環節就提出了更高的要求，這就需要用到OA系統里的到期提醒功能。

1.2 檢測過程中會用到特殊消耗品

對于樣品的檢測，往往需要用到特定的消耗品。比如，硫酸、鹽酸等，是對樣品中所包含的各類化學成分進行針對性的檢測、分析；苯、甲苯等物質，則是用于有害物質的檢測。對于這些特殊消耗品的管理，必須采取專人管理并做到每日將消耗情況錄入OA系統等管理措施[1]。

1.3 分包樣品多地流轉

當出現了某段時間內的工作量較多、檢測能力不達標（比如，關鍵設施缺乏或是關鍵人員的能力不具備）、其中某部分的檢驗項目不在實驗室能力范圍內等情況時，就要采取分包方式。在這一過程中，由于空間、時間上的阻隔，樣品會在不同的機構之間流轉，這也加大了樣品管理的難度。

2 樣品管理的基本要求

對于實驗室來說，應根據國家相關規定要求以及院部管理規章制度如《質量手冊》等，對涉及到管理人員進行授權，設立實驗室樣品管理員和監督員對各項管理流程以及各個細節的嚴格控制監督，并按規定做好記錄。

采取運作透明實驗室的模式，可根據需要在各相關重要流轉環節安裝攝像頭，做到準確、完整的記錄下樣品管理的整個過程，比如在用于稱量的天平上部安裝攝像頭，以便對樣品重量進行實時的監控。此外，還應設置專門的安全存儲設施，比如設置樣品保管室及保險柜等，并實行多人監管模式，盡可能杜絕任何疏漏的存在。除大型保險柜外，樣品在進行檢測時會在多個不同的位置流轉，也需準備小型的儲存柜或保險柜，以便存儲待檢的樣品。

3 實驗室檢測樣品管理的關鍵節點

3.1 樣品的接收

樣品接收，是樣品管理的第一個關鍵環節，應安排專人對樣品的基本情況進行檢查、確認，以保證客戶所提出的各項需求可以得到滿足，并與客戶確認樣品的外觀、重量等。如果檢查發現樣品存在一定程度的損傷，或與前期提供的資料存在差別，或是客戶提出的要求比較模糊等，在接受樣品前，應與客戶溝通確認，根據需要給出相應的文字說明，并詳細記錄下與客戶交流的信息內容。必要情況下，應通過監控攝像頭錄像錄音等方式對各項參數信息進行記錄，應與客戶當面確認樣品的重量等重要信息，最終錄入OA系統并打印相關樣品信息讓客戶簽字確認，這一點尤為關鍵[2]。

3.2 樣品的標識

樣品接收后，應結合實驗室的管理規定對其進行標識。需要注意的是，標識必須具備唯一性的特點，粘貼的位置要直觀、清晰，同時不能對后續的檢驗環節造成任何影響；所給出的標識應確保可靠、完整，在之后的流轉過程中不會輕易丟失，或是難以辨別。為了方便管理，并提高管理效率，還應提供條形碼等樣品標識，只需利用掃碼機就能方便的獲取樣品信息并上傳至OA系統，有利于提高工作效率。

3.3 樣品的內部流轉

樣品標識完成后，應盡快安排專門人員領取需要進行檢測的樣品，在領取樣品時，應詳細確認樣品的各項數據信息，特別是對樣品是否滿足檢測要求進行確認，如存在某些疑問，應與管理人員進行及時的溝通、交流，并在OA系統里做好樣品交接記錄，以備后續的查驗。

3.4 檢測過程中樣品的管理

比如珠寶、貴金屬樣品等貴重樣品在多數情況下會選擇無損的檢測手段。如足金擺件樣品，整體外觀較大、品質較軟，在進行檢測時尤其要引起注意預防可能存在的刮傷、磕碰等風險。對于上述樣品，應盡量減少移動的次數，同時控制密切接觸的人員，盡可能縮減樣品留存的時間，以提高樣品的安全性[3]。

對于采取破壞性檢測手段的樣品，在進行樣品的取用時，應盡量避免非檢測的損耗，如某些脆性較大的樣品，在進行剪取時，總是會出現不同程度的飛濺，對此可采取壓薄、剪碎的方法，進行更安全的取樣，以保證樣品的損耗處于可控范圍內。

檢測完成后，經過特定處理的樣品需進行清洗，以保證無藥劑殘留，并與其他樣品一起裝到原來的存儲裝置中；如樣品經過處理后已變成液體，如有約定按相應流程退還給客戶或交院部有關部門統一處置，不能隨意處理。

3.5 檢測結束后的管理

完成各個檢測環節后，應將樣品及時退還給管理人員，或與客戶聯系取回樣品。在這一過程中，應要求客戶簽字確認并上傳OA系統存檔；如客戶存有疑問時，應安排相關人員調取檢測和監控記錄，對各個環節進行分析、確認，發現存在問題時，應盡快制定改正措施[4]。

3.6 留樣復測等質量控制樣品的管理

為了實現更加高效的質量控制，應進行留樣復測，上述樣品會被保存較長的時間，對其的管理要求往往比較高，需要定期進行數量、重量等的測量、清點，并做好詳細記錄；使用時，也要保存好每次的取用記錄，以備后續的查驗。當某一批次的樣品用完后，需要進行整體分析，判斷其中存在的損耗是否處于正常范圍以內。保留樣品要保存在不使樣品的特性發生變化的環境中，應根據產品化學、物理性質和要求,注意溫度、濕度、陽光、塵埃、空氣等因素的影響,并且注意通風和消防安全措施。

3.7 樣品的每日盤點

對進行檢驗，每日進出實驗室的樣品數量較多，若樣品的價值較高，則需要充分保證樣品的安全。對此，就需要進行樣品的每日盤點，每天對樣品的數量等進行計算，保證樣品的數量與實際情況完全吻合，如發現數值上的差錯時，應迅速查找問題，并給出針對性的解決辦法[5]。

4 實驗室信息管理OA系統的應用

OA系統是將實驗室的各個檢測裝置利用信息網絡連接為一個整體，將現代化的管理技術、網絡技術、數據處理技術等充分應用到樣品管理中，實現檢測樣品的全方位管理。OA系統的應用，可形成一套完整的實驗室樣品管理和監控體系，既能充分滿足外部管理的基本需求，又能保證檢驗結果的嚴格控制。

可以說，OA系統是實驗室檢測樣品現代化管理的需要。通過OA系統的應用，可以實現樣品管理的自動化、信息化的目的，對提升檢測工作效率、降低檢測成本有著極高的應用價值。

圖1 OA系統

在檢測過程中，樣品管理水平的好壞對最終結果的準確性、有效性有著關鍵性的影響。隨著科技的不斷發展和進步，人們對樣品檢測的要求也在不斷提高，不管是樣品數量、檢測周期、結果準確性等都提出了更高的要求，而對于樣品的人工管理顯然已不適應時代的發展，隨著實驗室的現代化改革發展，對實驗室的整體管理水平，特別是樣品管理水平也提出了更高的要求。因此，除了加強樣品管理各個關鍵節點的控制，還應根據需要引入OA系統，這必將進一步提升實驗室的樣品乃至實驗室整體管理水平[6]。

5 結語

總的來說，樣品管理是確保檢測結果準確性的重要基礎，在進行檢測時，應對各個環節進行有效控制，在保證樣品安全的基本前提下，確保結果的可追溯性。因此，本文通過對樣品管理基本要求的分析，重點討論了加強實驗室檢測樣品管理的有關措施以及OA系統在樣品信息化管理中的應用。實踐表明，只有將先進的信息化手段運用在樣品管理工作中，才能得到真實、準確的檢測結果，才能不斷提升樣品檢測的水平和能力。