優化文物藏品檔案管理對博物館工作的重要性

劉艷萍

摘 要：在我國悠久的歷史中誕生了豐富璀璨的文化藝術。博物館是研究歷史、傳承文化的重要場所。在保護、宣傳、利用歷史文化藝術的過程中，博物館是十分重要的媒介。只有妥善管理博物館中的文物藏品，才有可能確保文物藏品的安全性和展覽陳列的高效率。文物藏品的檔案管理工作在博物館對文物藏品開展梳理、推動文物資源的維護管理等工作中有著重要意義。

關鍵詞：檔案管理;博物館;優化

0 前言

隨著我國社會經濟發展和人民群眾文化水平的提高，博物館早已是我國文化輸出的重要部分，對我國文化發展具有重要的促進作用。我國的博物館總數穩居全球前列，藏品的數量更是不計其數，妥善管理博物館的文物藏品檔案是博物館管理方面的重要部分。在互聯網技術和大數據高速發展的今天，管理文物藏品檔案的方法多種多樣。盡管我國博物館文物藏品檔案的管理方法已有很大發展，可是依然存在很多管理方法上的問題，不利于文物信息的記錄和維護，也會影響文物藏品的安全性。博物館檔案管理工作對文物管理方法和博物館發展具有十分重要的作用，筆者在本文中提出了博物館文物檔案管理提升計劃及方案，致力于提高文物藏品檔案管理的工作質量。

1 文物藏品檔案管理的具體內容

1.1 文物藏品的歷史文獻

博物館中的文物藏品不但供人們參觀，還具有深厚的歷史價值，因為相關歷史資料的豐富會讓歷史研究更具有實際意義。在管理文物藏品的過程中，必須對文物有關的歷史文獻和實際信息開展收集和填補工作，而且要進行科學的歸類和記錄，并統一管理。嚴格執行這樣的工作流程才能夠實現快速地對文物藏品進行等級分類，及時登賬、著錄和進庫，確保信息的詳細、有序。

1.2 文物藏品的評定記錄

評定記錄是文物藏品真實使用價值的重要憑據，必須對相關的評定記錄開展收集和梳理工作，并妥善保存相對應的歷史文獻和評定的過程及結果。在開展檔案梳理的過程中，文物評定工作組的構成人員應具備專業能力，才可以確保評定和審批的過程中更具專業性，評定工作人員在評定審批的過程時要秉持技術專業核心理念，嚴格執行自身崗位職責，對文物的時代、真假、級別等進行詳盡記錄。管理者需將這些信息分類整理后進行檔案歸檔。

1.3 文物藏品檔案管理記錄

文物藏品進庫以后必須進行相對應的管理檔案記錄。文物藏品在入館以后，必須嚴格依照有關要求開展維護和修補工作，還要按時維護文物藏品，文物所需的特殊溫度和環境濕度等信息都需要詳細地記錄下來。工作人員在維護文物時需要備案，確保文物藏品的安全，一旦發生文物毀壞的狀況要立即匯報、及時采取措施。

2 博物館文物藏品檔案管理存在的不足

2.1 檔案管理缺乏新技術應用

檔案管理的工作中，互聯網信息技術的應用可以大大提高檔案管理的質量和效率。可是現階段許多博物館的檔案管理工作中并沒有應用這些先進技術，仍然選用傳統的文物檔案管理方式，達不到網絡時代對文物檔案管理的要求。缺乏對新技術的應用會影響到檔案管理工作的總體實際效果和品質，不利于對文物藏品的檔案信息進行更精確的歸類和更有效的管理。

2.2 管理機制不全

外部環境對文物藏品檔案的管理方面影響很大，針對我國情況分析，文物藏品檔案管理存在下列三個方面的問題：首先，沒有創建專業、系統的文物藏品檔案管理機構。現如今全國各地相繼建立了5000多家博物館，各個博物館中的藏品總數也在不斷增加。管理方面均由各地政府承擔，這種模式在文物維護工作中產生了阻礙，沒有技術專業的文物藏品檔案管理機構就無法創建標準的文物藏品檔案。其次，絕大多數博物館是非營利組織，這使博物館的運營資金基本依靠政府部門撥款，這讓部分博物館的維護保養管理方面無法全方位進行，也造成文物藏品檔案管理工作無法順利進行，這是博物館文物藏品檔案管理工作上的較大阻礙。最后，每一個博物館的標準不一樣。相比于大中型博物館，中小型博物館由于藏品少或是藏品價值不高等原因不被重視，造成博物館針對文物藏品檔案的管理方面也欠缺足夠的重視與技術、服務支持，不利于文物藏品檔案的創建和管理。

2.3 外部管理工作不足

文物藏品檔案管理在外部管理方面存有下列問題：首先，復合型人才的缺少。除了大中型博物館具有技術專業的文物藏品檔案管理工作人員以外，絕大多數博物館都缺乏相關的專業工作人員，甚至許多博物館文物藏品的評定、備案、修復等工作全是由一個人承擔，這也嚴重阻礙了文物藏品檔案管理工作的順利開展。其次，文物藏品初始原材料搜集不詳細。由于沒有統一的原始材料，在搜集材料的過程中常常草率收場，過于簡單化工作內容。這違反了博物館藏品管理相關條例的要求，使文物藏品的原始材料太過簡易，無法產生合理的數據信息收集，對文物藏品檔案管理工作導致了負面影響。最后，文物藏品檔案沒有標準、統一的規范，全國各地博物館的文物藏品檔案質量差別非常大，有的內容詳盡、事實論據充足，有的原始材料簡易，這導致各館之間無法共享資源，進行溝通交流和參考。而評定規范的內容主要是架構和文件格式，沒有規范的架構和文件格式，也讓文物藏品檔案的管理工作無法進展順利。

2.4 文物檔案利用率仍需提高

文物檔案利用率需要得到提高，博物館應對檔案信息的智能化、信息化進行分析利用。雖然絕大多數博物館在發展過程中都創建了官方網站等信息溝通交流和推廣的系統服務平臺，但發展現況和執行的實際效果沒有達到預估的總體目標。大多數基層博物館的網址信息量不夠、內容不足、方位不全，一般是對博物館的詳細介紹，或是對某些文物或展覽的介紹等。網站建設過于傳統，欠缺對大眾的吸引力，無法激發人們的興趣，影響了參觀頻次，點擊訪問量也較低，無法充分發揮出文物檔案信息資源的使用價值。

3 博物館文物檔案管理提升計劃方案

3.1 創建翔實細致的文物藏品檔案

博物館的工作人員在對文物藏品開展原始建冊時，理應在一開始就對文物藏品的有關信息進行詳盡的記錄，為檔案的管理奠定扎實的基礎。在文物藏品建冊過程中，要依照我國文物藏品建冊的規范和統一序號開展建冊工作，才能確保文物藏品信息的一致性和全國各地博物館文物藏品建冊序號的統一性，便于文物藏品開展配制和展覽。博物館中文物藏品的得到方式一般有征選、捐助、挖掘等幾類，針對不同方式入館的文物都需要詳細記錄，才能便于以后開展管理工作，另外也為后續進行文物的科學研究工作奠定基礎。

3.2 健全嚴格的文物藏品管理方案

博物館中的文物管理涉及好幾個行業，在管理文物的過程中涉及很多必須進行記錄的內容，評定記錄、收藏記錄、等級劃分、拓片、檢測報告等都是文物藏品檔案管理信息的重要部分。在管理檔案的過程中要健全文物藏品管理方案，根據管理方法對文物進行合理統籌。管理方案的創建可以確保檔案管理工作人員和實際操作工作人員在管理方法和實際操作的過程中進行合理規劃，避免錯誤操作，更能降低管理時的主觀性、隨機性。文物藏品管理方案還可以進一步應用信息化技術和網絡科技，提高檔案管理的質量和效率。

3.3 建立合理的人員及設備配置

在檔案管理優秀人才缺少的問題上，博物館要及時將工作人員配置匯報至上級領導管理機構，同時積極招募文物檔案管理專業的優秀人才。

在維護設備儀器的工作中，應當完成對文物存放工作及相對的檔案管理要求，防止文物由于儲放環境問題發生損害。文物檔案管理工作還必須在組織架構方面開展精細化管理。過去針對文物類型的區別不夠精確，大、中型器皿和小物件雜類等類型諸多，所需檔案管理工作人員總數繁雜，無法進行合理的工作人員配置和調節，要在檔案核查及其排查效率上達到新規范、新高度，才能進一步完善管理方法。

3.4 按時對管理者開展學習培訓

檔案管理工作人員的工作能力對檔案管理的整體質量有重要影響，因此在日常工作時要重視對管理者的學習培訓。在學習培訓的過程中要對檔案管理的方式、檔案管理核心理念以及信息技術的實際操作開展學習。另外，要重視提高檔案管理工作人員的技術專業管理能力和安全防范意識，降低因文物藏品檔案管理工作中的疏忽而導致的損失。

3.5 充分合理地運用信息管理方法技術

信息技術可以大大地提高檔案管理的效率，確保檔案管理的精確性，博物館文物檔案管理的建立過程中要充分利用信息管理技術。在引進信息技術時要充分利用現有資源，分配項目資金進行檔案管理信息系統的創建。另外，要提高信息管理方法技術的應用和管理能力，還應該進行數字化檔案管理方式的學習培訓，避免檔案數據信息的遺失，進一步提高檔案管理工作的效率和安全系數。

3.5.1 做好檔案數字化的早期準備

文物收藏品檔案數字化管理措施之一是做好檔案數字化早期準備。一是要做好早期調查。對數字化檔案資料目標開展調查分析、把握標準和對技術性能量的分析等，為之后的檔案數字化工作打下基礎。對數字化檔案資料的總數、種類、時代、全宗、現況等情況開展數據分析，制定數字化實施方案，明確數字化需要的資金和物力資源。二是制定規章制度規范工作流程。依照《紙質檔案數字化規范》《錄音錄像檔案數字化規范標準》等要求，制定數字化檔案資料考評、工程驗收標準規范。三是要制定檔案數字化監管步驟，如定編《檔案數字化案件材料交接表》《數字化生產加工文檔驗收表》等，健全崗位工作職責、保密管理制度。四是要分析技術性能量。檔案數字化工作內容多、時間長，根據分析判斷檔案數字化需要的電子計算機、信息技術等技術性能量，創立專業的檔案數字化組織，配置技術專業力量，撥款項目資金。博物館應提供專業的、相對單獨的辦公場地，分配專職人員做好檔案數字化過程中的提檔、備案、拆卷、網頁頁面整修、圖像處理、工程驗收等，尤其是要做好數字化過程中檔案資料進出庫房的管理，避免檔案丟失、信息泄漏等。

3.5.2 實行云儲存和云服務器

文物收藏品檔案數字化管理措施還需要實行云儲存和云服務。在檔案資料數據化管理過程中，根據云計算技術，檔案管理工作人員要積極主動地使用云儲存和云服務器，改正傳統式檔案管理工作上的缺點，保證檔案管理工作可以迅速完成發展轉型。實際工作過程中，檔案管理工作人員要有效設定云存儲服務器，提高數據處理方法工作效率。除此之外，根據云服務器的互動特點，檔案管理工作人員應讓檔案資料中的公共數據具有較高的傳遞性，推動多元服務項目的產生。

3.5.3 創建和健全文物檔案資料信息化網上平臺與共享資源體制

博物館應搭建比較詳細的信息化網上平臺，依據具體的情況創建和健全統一的數據庫管理和信息共享資源體制，方便文物相關資料信息的查看、檢索等，提高各單位間的溝通交流與協作，加強信息資源的互通，實現資源共享，合理地發揮文物檔案管理的使用價值。

3.6 提高文物檔案管理工作中的安全防范意識

新媒體技術的發展和應用為文物檔案管理工作提供了更豐富的管理方式，可視化工具創新了有關信息材料的獲得方法，提升了文物檔案管理的質量和效率。可是，新媒體技術的發展和應用也加大了文物檔案管理中的安全隱患，博物館必須搭建文物檔案數字化、信息化管理方法安全防護系統軟件，提升文物檔案管理的安全系數。管理者要按照標準實際操作，提高安全意識，制定有效的安全管理制度，提升技術管理能力。另外，應該利用有效的木馬查殺來提高文物檔案管理安全系數，不斷學習文物檔案安全管理的最新知識和技術，形成嚴謹的安全實際操作觀念。應用一臺或幾臺服務器虛擬機，根據電腦硬盤、云儲存等多種方法進行信息的儲存，做好文物原始記錄的掃描和儲存工作，防止文物檔案管理信息內容丟失。

4 結語

我國的博物館數量從起步時的屈指可數，到現在的有204家國家一級博物館、455家二級博物館、565家三級博物館以及數量更多的基層博物館，規模發展快速。可是由于發展時間不長，博物館的文物藏品檔案管理工作中還存在部分問題。伴隨著科技與經濟的發展，人民群眾及社會各界對歷史和博物館也更為關注。做好文物藏品檔案管理工作，在對維護歷史文化遺產、傳承文化精粹、推動我國精神文明基本建設上都具有十分長遠的實際意義。筆者對博物館文物藏品檔案管理的實踐活動提出了一些建議，以期提高我國博物館文物藏品檔案管理的水準。

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