新時(shí)代下的檔案外包服務(wù)企業(yè)發(fā)展探析

■ 車(chē) 彥

一、檔案外包服務(wù)企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀

（一）行業(yè)準(zhǔn)入門(mén)檻低，技術(shù)性不明顯

鑒于以前的檔案多為紙質(zhì)材料，一般手寫(xiě)后收納進(jìn)檔案袋，行業(yè)技術(shù)性不明顯，傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)于技術(shù)并沒(méi)有太多的要求。同時(shí)，檔案材料之間的相似程度高，同一類(lèi)檔案材料的不同主體之間差異小，在材料的格式審查上也往往有統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)，因此，檔案外包服務(wù)行業(yè)的準(zhǔn)入門(mén)檻較低。

（二）傳統(tǒng)企業(yè)居多，勞動(dòng)密集型為主體

檔案外包服務(wù)企業(yè)以勞動(dòng)密集型為主體，盡管新時(shí)代以來(lái)已經(jīng)有一些檔案服務(wù)企業(yè)嘗試檔案信息化的進(jìn)程，但更多的企業(yè)仍然慣性的沿用傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)模式。勞動(dòng)密集型為主的這一現(xiàn)狀，是對(duì)于傳統(tǒng)類(lèi)型的檔案外包服務(wù)企業(yè)而言的，由于在具體檔案管理工作中極少涉及新技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案外包服務(wù)企業(yè)更偏向于人工重復(fù)勞動(dòng)。

（三）企業(yè)信息化程度低，信息化改造推進(jìn)遲滯

隨著新時(shí)代的到來(lái)，人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)、大數(shù)據(jù)平臺(tái)等新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，檔案外包服務(wù)行業(yè)正處于從紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。然而目前檔案外包服務(wù)企業(yè)依然存在信息化程度低的問(wèn)題，并且由于檔案服務(wù)行業(yè)的集約化程度不高，信息化改造的推動(dòng)遇到企業(yè)過(guò)度分散的阻礙，不利于統(tǒng)一有序的促進(jìn)檔案外包數(shù)字化發(fā)展。

（四）檔案外包企業(yè)存在風(fēng)險(xiǎn)

檔案整理的外包雖然提升了經(jīng)營(yíng)效率，但由于工作人員的專(zhuān)業(yè)化水平差異，在多人經(jīng)手的檔案整理工作中容易出現(xiàn)責(zé)任劃分不明確的現(xiàn)象，尤其是對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案材料，更多的人工經(jīng)手意味著信息泄露風(fēng)險(xiǎn)的加劇，以及一旦出現(xiàn)問(wèn)題的追責(zé)難度增大。

二、檔案外包服務(wù)企業(yè)業(yè)務(wù)種類(lèi)

（一）檔案收集

檔案收集是后續(xù)檔案管理流程的前置條件，即按照檔案整理和形成的要求，征集接收分散的檔案材料，并且將其統(tǒng)一集中。檔案收集工作是檔案外包服務(wù)企業(yè)的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)，在具體工作開(kāi)展中主要有收集全面、準(zhǔn)確的要求，在檔案收集工作中應(yīng)做到不遺漏材料、遵循檔案法規(guī)要求、檔案填寫(xiě)準(zhǔn)確這三點(diǎn)。

（二）檔案整理

對(duì)于檔案外包服務(wù)企業(yè)而言，在檔案收集工作后還需要進(jìn)行檔案整理。檔案外包服務(wù)企業(yè)的檔案整理業(yè)務(wù)主要包括：（1）材料整合，對(duì)于檔案收集業(yè)務(wù)中采集到的材料，依照一定的順序歸類(lèi)整理；（2）錯(cuò)誤修正，檢查檔案中字跡不清、大面積涂改、公章或信息缺失的情況，維護(hù)檔案的準(zhǔn)確性與全面性。

（三）檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是檔案順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求，開(kāi)展這一業(yè)務(wù)有利于提高檔案管理效率、降低檔案管理人員泄密風(fēng)險(xiǎn)、方便檔案信息查詢(xún)與錯(cuò)誤修正。現(xiàn)階段的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，已有一部分檔案外包服務(wù)企業(yè)嘗試開(kāi)展，通過(guò)大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)與人工智能等技術(shù)，優(yōu)化檔案管理模式。

（四）檔案寄存托管

檔案管理權(quán)限人事單位、各地人才交流中心具有人事檔案管理權(quán)。紙質(zhì)檔案寄存到第三方檔案外包服務(wù)公司，通過(guò)購(gòu)買(mǎi)服務(wù)的方法獲得檔案的寄存托管服務(wù)。檔案寄存托管的同時(shí)需要便于查詢(xún)，對(duì)于符合檔案查詢(xún)要求的單位和個(gè)人，應(yīng)為檔案查詢(xún)提供便利條件。

（五）檔案信息化業(yè)務(wù)

檔案外包服務(wù)企業(yè)需要綜合優(yōu)化軟硬件以方便檔案信息化業(yè)務(wù)。檔案管理的信息化發(fā)展不僅需要大數(shù)據(jù)的支撐，同時(shí)還需要配備必要的硬件設(shè)施，例如機(jī)房等。

三、新技術(shù)對(duì)檔案服務(wù)企業(yè)的沖擊

（一）新技術(shù)的涌現(xiàn)倒逼檔案服務(wù)企業(yè)革新

云技術(shù)、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，倒逼檔案服務(wù)企業(yè)革新技術(shù)，新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用情況如下表所示。

表1 新技術(shù)簡(jiǎn)介及其在檔案管理中的應(yīng)用情況

（二）信息化對(duì)檔案服務(wù)企業(yè)的定位重置

檔案信息化管理的要求，促使檔案服務(wù)企業(yè)的發(fā)展定位從勞動(dòng)密集型向技術(shù)密集型轉(zhuǎn)移。這一變化也對(duì)檔案服務(wù)企業(yè)的工作人員素質(zhì)提出了更高要求，需要檔案管理者具有一定的技術(shù)操作水平，熟練操作檔案管理的信息化系統(tǒng)。

（三）數(shù)字化形勢(shì)下檔案服務(wù)企業(yè)同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)加強(qiáng)

在檔案數(shù)字化趨勢(shì)下，不同的檔案服務(wù)企業(yè)之間也在比拼革新速度。那些盡早配置軟硬件，適應(yīng)檔案數(shù)字化管理要求的企業(yè)，往往能夠在同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中率先取得有利地位，贏得更大的市場(chǎng)份額。檔案數(shù)字化是提升檔案管理能力的必然趨勢(shì)，因此，檔案服務(wù)企業(yè)需要主動(dòng)出擊，積極適應(yīng)檔案數(shù)字化的要求，配備高素質(zhì)人員隊(duì)伍，占得市場(chǎng)先機(jī)。

四、檔案服務(wù)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向

（一）重新定位發(fā)展目標(biāo)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)思維

檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)新，需要新思維。檔案服務(wù)企業(yè)需要對(duì)檔案重新認(rèn)識(shí)，從固有的模式中抽離出來(lái)，主動(dòng)迎接檔案數(shù)字化和信息化的潮流，重視整個(gè)檔案行業(yè)由技術(shù)進(jìn)步帶來(lái)的思維改變，樹(shù)立數(shù)據(jù)思維，提升大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量，增強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理能力，以數(shù)據(jù)思維促進(jìn)行業(yè)轉(zhuǎn)型。

（二）發(fā)揮新技術(shù)乘數(shù)效應(yīng)，優(yōu)化檔案服務(wù)

檔案服務(wù)企業(yè)需要提升新技術(shù)應(yīng)用能力，將人工智能、機(jī)器人的相關(guān)理論應(yīng)用于檔案管理的實(shí)際工作中，在日常實(shí)踐中發(fā)揮新技術(shù)的乘數(shù)效應(yīng)，以此提升檔案管理的效率和水平，優(yōu)化檔案管理服務(wù)質(zhì)量，減少檔案人工操作的失誤率和泄密風(fēng)險(xiǎn)。檔案服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極配置新技術(shù)所需要的軟硬件設(shè)施，加大技術(shù)革新方面的投入資金量，制定流程跟蹤方案保障新技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

（三）探索新商業(yè)模式，向集約化、信息化邁進(jìn)

檔案服務(wù)企業(yè)要想做大做強(qiáng)，最終還是要開(kāi)發(fā)新商業(yè)模式。檔案服務(wù)企業(yè)的優(yōu)化路徑包括數(shù)字化平臺(tái)管理替代人工重復(fù)勞動(dòng)、上下游檔案管理產(chǎn)業(yè)鏈整合、促成建設(shè)頭部檔案公司、設(shè)立集中的大型檔案數(shù)字化加工中心等。在探索檔案服務(wù)企業(yè)新型商業(yè)模式的道路上，要不斷向集約化、信息化方向邁進(jìn)，兼顧檔案工作的合規(guī)性與高效性。