企業固定資產投資項目檔案管理思考
——以設備儀器類檔案為切入點

■ 唐 婧

固定資產投資項目是社會固定資產再生產的主要手段。社會固定資產再生產過程包括固定資產更新（局部和全部更新）、改建、擴建、新建等項目。固定資產投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）是指固定資產投資項目在論證、立項、建設和驗收過程中形成的文字、圖表、照片等各種形式載體的，具有保存價值的原始記錄。項目檔案一般包括綜合類檔案、基建工程類檔案和設備儀器類檔案，本文以設備儀器類檔案為切入點，探討企業項目檔案管理的相關問題。

一、設備儀器類檔案的常見問題

項目檔案的管理手段是否有效、管理過程是否規范、管理結果是否合格，一般可以從檔案的完整性、準確性、系統性、規范性和安全性五個維度進行考量。

（一）完整性

不同類型的設備儀器從采購到最終驗收及后期的改造調試等，會形成不同的文件，在實際工作中往往會存在收集不完整，從而導致歸檔不完整的現象。如:前期采購調研文件、單一來源說明文件、進口報關文件、隨機資料、軟件授權文件、系統級的方案及驗收文件、特種設備檢測及鑒定文件、重大設備開箱驗收聲像材料收集不完整等。

（二）準確性

項目檔案的準確性是保證其憑證價值的重要因素，但在實際工作中常會發現一些影響檔案準確性的現象。如：文件簽署不完整、文件內容填寫不完整、歸檔復印件、文件的簽署時間或內容自相矛盾等。

（三）系統性

項目檔案系統性的好壞決定了檔案后期開發利用的便捷與否，在實際工作中，可能存在檔案分類不科學、設備儀器類檔案未按照單臺套組卷、卷內文件排列無序等問題。

（四）規范性

項目檔案的規范性是企業檔案管理工作水平的直接體現，在實際工作中，可能存在文件題名著錄不清、案卷封面及備考表等書寫不規范等現象。

（五）安全性

保證項目檔案實體與信息的安全是對檔案管理工作的基本要求，在實際工作中，可能存在檔案庫房不符合“八防”要求、歸檔文件制成材料不符合檔案保護要求等現象。

二、原因分析

（一）檔案意識缺乏，制度執行力度不夠

國家層面有諸多的制度對項目檔案管理進行規范，如《建設項目檔案管理規范》（DA/T 28-2018）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》等，各單位也會根據自身的情況制定本單位的相關規定，但是制度的宣貫不到位，制度的執行乏力，未建立良性的監督考核機制等會導致大量的重項目建設、輕檔案管理，不按規矩辦事、不遵制度執行的現象發生。

（二）涉及多頭管理，各部門間協同不足

設備儀器類檔案良好地產生、收集、整理、歸檔和保管，有賴于多方的共同努力，涉及項目管理部門、物資采購部門、設備儀器賣方單位、資產管理部門、設備儀器需求使用部門、計量測量部門、檔案管理部門等。如果無人牽頭檔案的全過程管理，職責劃分不明確，各方只管埋頭干好各自業務，而不注重協同合作，那么到檔案驗收階段必然是“一團亂麻”。

（三）前端控制滯后，檔案工作缺乏計劃

固定資產投資項目的建設周期往往較長，設備儀器采購及管理的關注點在于盡快按流程和技術指標把東西買回來并投入使用，從而盡快產生經濟效益，歸檔工作有時會被狹隘地認為是完成項目驗收的“攔路虎”。在實際工作中往往存在設備儀器投入使用后才開始收集資料、項目檔案驗收前才開始移交資料的情況，檔案的收集、檢查和整理的時間都非常有限，導致了檔案缺失無法追回、檔案不規范無暇整改、檔案著錄整理粗糙隨意等現象。

三、解決途徑

（一）制度落地、要求落實、宣貫到位

任何工作都應該在科學適用的制度引領下展開，項目檔案管理也是如此，企業應根據國家和相關上級單位的統一要求，結合地方管理規定及企業自身實際，制定項目檔案管理制度，涵蓋職責、歸檔范圍、歸檔時間、收集整理歸檔和驗收要求等各個方面。其中，項目檔案的歸檔范圍是重點，應讓相關人員明確知悉在什么階段應該形成哪些文件，從而應該及時收集哪些檔案，以設備儀器類檔案為例：

（二）建立機制、明確責任、穩定隊伍

良好的項目檔案管理機制，是保障相關工作順利開展的前提。

首先，應該從頂層規劃開始加強資源配置，為項目檔案工作配備必要的軟硬件環境，提供人力、物力和財力上的支持。

其次，要自上而下地建立項目檔案管理網絡，明確各相關方的責任和義務，并建立監督考核機制，落實可行的獎懲措施。同時，依托管理網絡，建立順暢的協同模式，例如在設備儀器類檔案管理過程中，制定合同或技術協議時，應提出檔案要求；在合同付款前，應通過檔案管理部門或資產管理部門對設備儀器應交付文件的審查等等。

最后，應保障項目檔案人才隊伍的優秀和穩定，相關人員都應定期接受培訓，定期總結交流，統一工作要求。只有相關方在整個項目檔案工作中既各司其職、又協同共建，建立并維持一個穩定的項目檔案管理隊伍，才能保障企業項目檔案工作的良性循環。

（三）前端控制、計劃先行、全程管理

前端控制簡單來說就是要將工作“做在前面”，在文件形成之初甚至形成之前就要對其全生命周期進行規劃和管理。

首先，要將對歸檔文件的形成要求“提在前面”，如對文件制成材料、簽署、蓋章、原件份數等的要求。

第二，要將對歸檔文件的管理要求“立在前面”，如對檔案用房的安全要求、文件的著錄要求、整理要求等。

第三，要將歸檔計劃“定在前面”，項目取得立項批復時，項目管理的負責人就應將項目立項情況、設備儀器購買批復情況及項目計劃節點等通知檔案管理人員，檔案管理人員應根據項目實際情況制定歸檔計劃，歸檔計劃應包括責任部門及人員、歸檔文件材料、完成節點等內容，并到期考核。無論是依托檔案系統還是依靠人工開展歸檔計劃工作，都應注重任務節點的考核，與部門任務執行情況和個人績效掛鉤，從而推進計劃按期執行。

第四，要將問題“想在前面”，《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》要求“項目建設單位一般應在竣工驗收計劃時間2 個月前做好檔案驗收準備工作”，“做好檔案驗收準備工作”意味著項目已按批復內容建成，主要設備儀器已安裝調試到位并發揮應有效用，且歸檔文件已經過整理并完成全面自檢。一些企業往往把2個月的節點認為是歸檔移交的節點，使得檔案管理部門“措手不及”，沒有足夠的時間整理和自檢。“自檢”是一個非常重要的環節，可以提前發現問題并整改，提高正式驗收時歸檔文件質量。在實際工作中，“整理”和“自檢”往往是并行的，此時就一定要做好時間規劃，根據項目的大小和歸檔文件的多少，為“整理”和“自檢”留出足夠時間，“自檢”后發現的問題需要對相關部門提出正式整改要求、明確整改時間節點，待整改完成后，再向上級單位提出檔案驗收申請。

項目檔案可以鎖定證據、監控過程、驗證效果、規范管理、技術參考和創造價值。《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》規定：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不得進行或者通過項目竣工驗收。”因此，項目檔案的管理日漸受到企業重視，整體的管理水平也有所提升，但“差距”一直存在，“提升”仍有空間，隨著社會和各類信息技術的高速發展，必將對項目檔案管理提出更新更高的要求，各相關方只有同心協力，真正將“三納入、四參加、四同步”落到實處，才能真正將檔案“收好”“守好”和“用好”。