農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案規(guī)范化管理問題探討

謝先蕓

摘要：農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案規(guī)范化管理工作，是農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)工作中的基礎(chǔ)，是一項技術(shù)性、原則性很強(qiáng)的工作。如何規(guī)范農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案，對我們以后開展農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)，促進(jìn)農(nóng)機(jī)安全生產(chǎn)有著舉足輕重的作用。作者通過宣傳農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案規(guī)范化管理的重要性，分析了當(dāng)前基層一部分地方的農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案在規(guī)范化管理上還存在的一些問題，并對農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的規(guī)范化管理提出相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：農(nóng)機(jī)監(jiān)理;檔案管理;問題;探討

1? 前言

農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案是農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理機(jī)關(guān)代表國家對農(nóng)業(yè)機(jī)械及駕駛操作人員進(jìn)行管理，核發(fā)牌證、處理事故的依據(jù)和憑證，檔案管理是農(nóng)機(jī)監(jiān)理的一部分，是各項工作和活動的真實記錄，具有法律證據(jù)和參考價值的作用，在大數(shù)據(jù)信息時代的今天，農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的規(guī)范化管理，有著極為重要的作用和積極意義，對它的管理必須要適應(yīng)信息時代的要求。就目前來看，農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較多而雜，在基層的監(jiān)理檔案規(guī)范化管理方面還存在著一定的問題，要想真正做好這項工作，并不是一件容易的事情。

2? 農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案規(guī)范化管理工作存在的問題

2.1? 檔案經(jīng)費投入不足，設(shè)備不齊

有的基層監(jiān)理部門受辦公條件的限制，還沒有專用的農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案室，合用的檔案室里面堆有各種雜物，很不規(guī)范。無照相機(jī)，沒有專用的電腦和打印機(jī)，沒配備防火器，室內(nèi)不遮光，無防盜門等，硬件配備不能達(dá)到《檔案法》規(guī)定的要求。

2.2? 相關(guān)部門不夠重視，檔案管理流于形式，重業(yè)務(wù)工作輕檔案管理的傾向依然存在

制度不健全主要表現(xiàn)在：分工職責(zé)不明確，交接制度不明確，檔案資料收集程序缺失;沒有檔案存放、查借閱、收集、損毀補(bǔ)建、銷毀等管理制度。缺乏嚴(yán)格的監(jiān)理檔案管理制度，規(guī)范化程度不高;缺少明確的管理規(guī)范方面的要求，有些專業(yè)檔案管理，規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)未能得到貫徹落實;檔案隊伍缺少專業(yè)人員且變動頻繁，有的一至兩年一換;檔案員兼職過多，精力不足，業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)化水平不高，檔案管理意識不強(qiáng)。有的部門即沒落實"專人專責(zé)"制度也沒明確農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理人員的職責(zé)，代管檔案的監(jiān)理人員身肩數(shù)職，沒有過多的精力去把檔案管理好。

2.3? 信息數(shù)據(jù)更新不及時

對超過《檔案法》規(guī)定保管年限的資料和文件，部分農(nóng)機(jī)多年未年檢和未審驗已達(dá)到注銷條件的檔案，沒有得到及時的清理和處理。有的檔案管理人員缺乏管理意識，責(zé)任心不強(qiáng)，工作作風(fēng)松散，入微機(jī)不及時，存在電子檔案資料不全，電子臺帳與紙制檔案資料不符等現(xiàn)象，造成了檔案的不完整和不確定性，檔案的信息化、科學(xué)化管理程度不高。

3? 對農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案規(guī)范管理措施的探論及建議

3.1? 加大投入，強(qiáng)化資金保障支持，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

由于檔案具有它的特殊性，需要一定的硬件設(shè)施，如：專用的檔案室、檔案柜、電腦、打印機(jī)、照相機(jī)等;要配備滅火器、遮光、防盜、等器械。所有檔案要按人序、專柜保管，防止丟失和損壞，檔案柜要實行分層、分格、編號存放;為方便管理，檔案管理人員須就近檔案室辦公，檔案室的規(guī)格選擇最好是一屋兩室，人室不能相隔很遠(yuǎn)。相關(guān)部門要從推動農(nóng)機(jī)事業(yè)發(fā)展的高度出發(fā)，重視和支持農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作，適當(dāng)增加經(jīng)費投入，為檔案管理創(chuàng)造良好的條件。

3.2? 引起重視，建立健全監(jiān)理檔案管理制度

通過對農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案規(guī)范化管理重要性的宣傳，讓各地方各部門領(lǐng)導(dǎo)引起重視，以《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，遵照各地方的不同情況，制定并完善適用于本地方、本部門的農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理制度，如：《農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理制度》、《檔案的歸檔范圍、立卷要求、分類標(biāo)準(zhǔn)》制度、《檔案借閱制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》《保密制度》、《銷毀制度》等。只有建立健全有效的檔案管理制度，才能確保檔案資料在收集、整理、保管等一系列工作中規(guī)范化、制度化。

3.3? 配備專職檔案管理人員，明確崗位管理職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識

農(nóng)機(jī)檔案是農(nóng)機(jī)化工作的重要組成部分，關(guān)系到群眾的切身利益，因而要引起注意，認(rèn)真對待。為提高監(jiān)理檔案規(guī)范化管理水平，首先要落實“專人專管”原則，同時也要明確檔案管理人員職責(zé)，要抽調(diào)懂農(nóng)機(jī)法律法規(guī)，有責(zé)任心的專業(yè)管理人員來管理監(jiān)理檔案，不是專業(yè)的必須通過培訓(xùn)，提高專業(yè)技能且工作崗位不能隨意更換。

3.4? 加強(qiáng)檔案信息化管理，規(guī)范檔案管理流程

農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案信息化管理是農(nóng)機(jī)信息化發(fā)展的大方向，也是促進(jìn)全國農(nóng)機(jī)事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。規(guī)范檔案管理流程，必須嚴(yán)格業(yè)務(wù)檔案的收集、分類、保管、查閱、利用等規(guī)定，確保檔案歸檔及時，內(nèi)容完整、資料真實;根據(jù)信息資料的動態(tài)變化，有機(jī)整合數(shù)據(jù)和資源，適時更新并及時、準(zhǔn)確地錄入電腦，完善文字檔案與電子信息檔案的一致性，確保檔案質(zhì)量。為了適應(yīng)新形勢下農(nóng)機(jī)工作對監(jiān)理檔案管理的要求，要充分利用計算機(jī)技術(shù)處理，將所需的文字、圖片、聲像等資源變成數(shù)據(jù)資料，遂步實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存的一體化管理模式。

4? 結(jié)語

農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的規(guī)范化管理，是一項復(fù)雜性、技術(shù)性、科學(xué)性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，要把它搞好，須得到各級領(lǐng)導(dǎo)的重視及經(jīng)費的保障，農(nóng)機(jī)檔案管理人員也要在工作中不斷學(xué)習(xí)，撐握業(yè)務(wù)新技術(shù)和新知識，大膽創(chuàng)新，適應(yīng)新時代，提高檔案管理水平。

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