數字化背景下高校電子文件共建共享研究
——以湖南城建職業技術學院為例

郭湘仁

湖南城建職業技術學院

隨著信息技術的飛速發展，國家政策改革的不斷深入，黨政機關、各類行政管理部門及事業單位、高校等都依據各行業業務工作特點制定了相應的行政辦公系統，無紙化辦公得以廣泛推行，形成了內容與紙質檔案一致的各類電子文件。所謂電子文件主要是指在計算機設備及環境中生成，存儲在磁盤和光盤等載體上的數字信息形式，借助移動網絡設備進行閱讀、處理，并可以在網絡上進行傳遞的一種新文件類型。[1]

一、電子文件類型

本文根據學校電子文件的來源，將電子文件分為三大類：

（一）校內各業務系統電子文件

據不完全統計，學?，F有業務系統共16個，如AIC智能校園系統、用友財政系統、收費管理系統、圖書館系統、質量管理系統、迎新系統、科研管理系統等等。這類業務系統主要用于處理校內各項日常事務性工作，每個系統都設置了一些工作流程，通過實現工作流程的自動化，可以規范各項工作，提高學校協同辦公的效率。業務系統所產生的電子文件以文本、圖片等形式存儲在業務系統中。

（二） 校外各審批系統電子文件

隨著“放管服”改革的持續深入，“一件事一次辦”要求的提出，上級各黨政機關、行政管理部門也順應要求，改變傳統審批方式，推行行政審批系統預先審批，再提交紙質材料審核。學校在向上級機關提交各類審批資料時，會將相關材料掃描成電子檔導入系統，或是直接在系統里填報相關資料，通過初審后再導出來打印，向審批機關提交紙質檔。這類電子文件存儲在上級機關的審批系統內，如學籍學歷管理信息平臺、事業單位登記管理平臺、事業編制管理平臺等。

（三）學校各電腦系統電子文件

信息技術的發展已步入“無電腦不辦公”時代，我們處理日常工作事務或起草相關文件材料，都會通過電腦來操作。每位教職工的電腦里存儲著大量與學校工作相關的電子文件，其中部分電子文件具有利用價值，會打印成紙質檔案移交至檔案室存檔，而電子檔存在歸檔人員電腦中。

二、電子文件的尷尬處境

上述電子文件涵蓋了我校內部大多數紙質檔案的內容，是我校紙質檔案的源頭。而目前正在進行的紙質檔案數字化工程，是將這批電子文件輸出的紙質檔案進行掃描處理加工，轉化成圖片或PDF等其它格式的電子文檔，通過編目后再進行電子版本查閱。由此可見，我們重復做了大量工作，造成了檔案信息資源的極大浪費。

（一）真實性被質疑

我校檔案室未采購檔案管理系統，暫不具備存儲電子檔案的基礎，故現存檔案以紙質檔案為主。近期查閱卓越院校建設申報材料，需要借鑒相應電子資料，因部門職能分工調整，咨詢多個相關部門找到了電子文件，但時間久遠，工作人員也無法確認是否為最后的上報稿，還需與紙質檔案重新核對最終版本。原本由電子文件生成的紙質檔案，由于電子文件與紙質文件未實現同步收集，造成電子文件的真實性被質疑。如果上報材料的電子文件都利用管理系統，經過相關審批流程，最后提交歸檔就不會有查驗真實性的后患之憂了。

（二）完整性難保障

通過上級機關審批導出的電子文件，并不是真正意義上的電子檔案。正如相應的紙質文件需要提交上級單位蓋章才被認可，電子文件也不例外，沒有加蓋行政公章的電子文件，不能作為檔案利用的佐證材料。如學校的定崗定編上報材料、新生錄取審批表、學籍注冊表及畢業生注冊審批表等等，這類存于電腦或系統中的電子文件并不完整，缺少確定認可的證明。其次，這類電子文件未經加密或設置為不可寫狀態，存于計算機中可修改性、隨意性太強，嚴重威脅著電子文件的完整性和真實性。

（三）有效性未發揮

電子文件并非留存下來就能發揮其利用價值，缺乏有效性認證的電子文件不行，將通過現場審核加蓋公章的紙質文件掃描成電子文檔也不行。以學校定崗定編上報材料為例，工作人員將辦理完畢的紙質文件掃描成電子檔存在個人辦公電腦里，但這僅僅是一份文檔，換人換崗時若未交接，新任工作人員查閱仍需到檔案室調閱紙質文檔。新生錄取審批表、學籍注冊表及畢業生注冊審批表等等這類信息也是如此，傳統的紙質文件查詢方式太原始，需要耗費大量勞力，電子文件的有效性未得到充分發揮。

大量電子文件沒有規范管理，造成了信息資源的浪費，而傳統的紙質文件又要通過數字化掃描加工，實現檔案信息化，這一對矛盾的出現為我們提供了新的檔案管理思路。

三、電子文件的回“家”之路

這些電子文件或掃描件存于個人計算機中，檔案信息資源未得到有效利用，時間久后電腦報廢，這批文件也廢了。我們需要把這批文件變廢為寶，給它們找一條回“家”之路，實現電子文件的共建共享，降低后期檔案數字化成本。

（一）完善制度體系建設，讓電子文件及時回“家”

完善的制度體系是電子檔案建設的地基。制度體系建設分為管理制度體系和規則制度體系兩個方面進行。

首先應建立起相應的管理制度。電子文件的歸檔管理工作是一項系統的工程，并非檔案管理部門能夠單獨勝任的，需要規劃一套由學校頂層統籌部署、各級黨群行政部門協同合作、檔案管理部門綜合指導、信息管理部門技術支持的工作模式。同時，由學校頒布《電子文件管理辦法》，主要包含以下幾方面內容：建立組織機構；明確管理領導職責、部門任務分工、人員管理要求；闡明工作流程；制定工作要求；建立獎懲機制等等。

其次規則體系建設是電子文件歸檔工作的實施保障。檔案管理部門應依據學校電子文件類型、特點制定相應的《電子文件歸檔范圍和保管期限表》，確定各部門電子文件歸檔目錄，允許部門根據工作內容調整歸檔文件目錄。同時，聯合信息管理部門、業務系統主管部門制定《電子文件歸檔工作規范》，明確各類電子文件歸檔要求、歸檔流程、歸檔時間、歸檔格式等等，推行電子文件“定稿即歸檔”機制，讓電子文件及時回“家”，在第一時間確保電子文件內容的真實性。

（二）建設檔案管理系統，讓電子文件有“家”可歸

檔案管理系統是電子檔案建設的框架。在技術手段上，學校沒有將電子檔案的維護作為長效機制去完善。信息技術不斷發展，檔案管理工作也不能固步自封，要緊跟時代步伐，開拓創新，轉變傳統的檔案資源管理模式，突破時間層面和空間層面的制約，有效地開發與利用，使檔案的價值實現最大化。

檔案管理系統是電子文件的最佳歸途，主要從以下方面建設。

1.業務模塊

（1）交換平臺：檔案管理系統利用交換平臺與校內各業務系統之間實現對接，通過接口將業務系統內的數據導入檔案管理系統。從其他系統導出的電子文件也可利用接口導入檔案管理系統，但需把蓋章頁替換入文件，確保文件的完整性。

（2）檔案整理：教職工導入文件后，由部門兼職檔案員根據前期制定的《電子文件歸檔范圍和保管期限表》對文件進行鑒定、選擇分類和期限，提交至歸檔庫預立卷。檔案管理員審核通過后，正式提交歸檔，但對不符合規范的文件予以退回并提出修改建議。

（3）檔案借閱：歸檔部門可以通過歸檔系統直接調閱本部門的存檔資料，其他借閱者通過檔案管理系統提交申請，經歸檔部門同意，檔案管理部門審核通過后，即可從系統中查閱相關資料。[2]

（4）檔案檢索：利用檢索模式對需要查閱的事項進行檢索。

（5）鑒定銷毀：對保管期限或者密級發生變更的檔案進行鑒定，經過審批后，可對過期檔案進行銷毀。

2.管理模塊

（1）庫房管理：用于查找與電子檔案相應的實體檔案的位置。

（2）日志管理：用于記錄數據進入系統后的操作流程、時間等。

（3）數據統計：根據需求進行數據的統計分析報告。

（4）權限管理：用于添加刪除用戶，設置用戶的權限，不同的用戶可直接查看的檔案內容不一致。

（5）審批流程管理：用于對檔案借閱、歸檔審批等流程的管理。

3.維護模塊

（1）歸檔配置：用于歸檔范圍、分類方案、檔號規則、保管期限表、歸檔目錄等配置管理。

（2）數據備份：對電子檔案進行數據備份，保證其安全性。

（3）系統升級：系統根據后臺服務平臺提示升級，解決使用過程中出現的一些問題。

電子文件通過審批定稿后，即可導入檔案管理系統，經過審核，形成電子檔案。電子文件才得以真正回“家”，才能充分發揮其有效性。

（三）加強人才隊伍培養，幫電子文件引路回“家”

在“數字化檔案”建設過程中，雖然信息技術是必要手段，但人才是“數字化檔案”建設的基礎所在。人才建設需要建立完善的高效人才培訓體系，定期開展管理人員、技術人員培訓，不僅培養檔案專業人才、計算機人才，還要培養檔案業務與信息技術都精通的復合型人才，打造技術精湛、結構合理、精簡高效的專業檔案建設團隊。

檔案管理部門工作人員在加強自身素質建設及專業技術本領的基礎上，應組織兼職檔案員定期開展檔案規范學習，加強與兼職檔案員的溝通交流，探討實際工作中存在的歸檔問題，并不斷完善學校電子檔案管理制度。各兼職檔案員應增加檔案使命感，向本部門工作人員傳達學習相關的檔案知識，提高本部門工作人員的歸檔意識，學會鑒定歸檔范圍外具有保存價值的電子文件，做到應歸盡歸，為電子文件回“家”引路。

四、電子文件的共建共享

目前，學校正在大力開展“數字化校園”建設工作，“數字化”建設的過程都存儲在各業務系統所依托的服務器上，資料查詢也借助業務系統。實際上，這些電子資料都是學校建設的歷程，檔案作為學校歷史的記錄者與見證者，應該參與其中，承擔起記錄“數字化”建設結果的重任，對電子文件實行集中統一管理。

（一）電子文件的建設者和享用者

每位教職工都是學校電子檔案的建設者，電子文件由教職工負責導入檔案管理系統，并對文件的真實性負責。同時，每位教職工也是學校電子檔案的享用者，教職工能通過檔案管理系統的檔案借閱功能查閱需要的檔案資料，無需來到檔案存放地查閱，還能同時為多人提供同一份文件，大大提高了檔案利用的效率，以此實現電子文件共建共享。[3]

（二）電子文件的保密管理

電子文件的共建共享還存在工作秘密、個人隱私及知識產權等方面的問題。因此在檔案管理系統的權限管理和審批流程管理中都進行了相關設置，屬于工作秘密或涉及個人隱私的信息不對外公開查閱，在檔案借閱的模塊只提供檢索目錄，不顯示具體的電子文件內容。在知識產權保護方面，除開歸檔部門同意外，檔案查閱流程中還應加上知識產權當事人審核步驟，經過本人同意才能查閱。

檔案資源信息化建設是檔案資源開發與管理的一個重要發展趨勢，規范電子文件的管理，實現電子文件和紙質文件的“雙套制”歸檔，是適應新時代檔案資源開發利用的要求，能推動檔案信息化工作的開展，為高校數字化檔案館的建設奠定有力的基礎，節省檔案數字化掃描的費用，有助于實現電子文件信息資源的共建共享，不斷提高檔案部門的綜合服務能力和檔案管理水平。