機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理淺見

孔凡聰

【摘? ? 要】機關(guān)事業(yè)單位指的是以社會公益性為主要目的，從事教育、科學研究和社會服務(wù)等活動的非營利性組織。而財務(wù)檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位中常見的重要工作之一，能夠真實地反映出機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)狀況以及經(jīng)濟活動，保障財務(wù)檔案管理的真實性，充分滿足人民群眾對公益服務(wù)、文化生活的基本需求。為此，機關(guān)事業(yè)單位必須將財務(wù)檔案管理工作當作長期性的工程來抓，并制定科學化的財務(wù)檔案管理制度，不斷完善和優(yōu)化財務(wù)檔案管理體系，為機關(guān)事業(yè)單位的長期發(fā)展提供堅實的支撐。本文重點分析機關(guān)事業(yè)單位在開展財務(wù)檔案管理工作時存在的問題，并提出有針對性的解決措施，以供相關(guān)人員參考。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)事業(yè)單位? 財務(wù)檔案管理? 存在問題

中圖分類號：G4? ? ? 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.22.064

在我國社會經(jīng)濟快速發(fā)展與進步的背景下，機關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)有的財務(wù)管理模式與水平已經(jīng)無法充分滿足社會發(fā)展的需求。機關(guān)事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)所需費用大都是由財政撥付，做好每一分錢的使用管理、運轉(zhuǎn)、對其記錄檔案并長期規(guī)范保存具有重要的現(xiàn)實意義。

一、機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的重要性

加強機構(gòu)事業(yè)單位財政檔案管理是依法治檔的必然要求。1998年8月21日財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》中明確規(guī)定，各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當由會計機構(gòu)按照歸檔要求分類整理立卷，裝訂成冊、編輯會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案在會計年度終了后由會計機構(gòu)保管一年，期滿后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制會計移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。《檔案法》第十條規(guī)定，對國家規(guī)定的應(yīng)立卷歸檔材料，必須按照規(guī)定、定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員移交集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。作為國家機關(guān)事業(yè)單位，應(yīng)該帶頭遵守國家法律法規(guī)。

首先，加強機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理，有利于提高財政工作效率。我國還處于社會主義初級階段，現(xiàn)代化建設(shè)的任務(wù)十分繁重，需要大量的資金，但與現(xiàn)實需要還相差甚遠。加強對財務(wù)檔案的管理，對財務(wù)收支狀況如實記錄、分類歸檔，可為今后編制預(yù)算、制定工作計劃等提供第一手資料。同時，通過對照機關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)檔案進行綜合分析，也可以為同級財政部門的財政管理提供依據(jù)。

其次，加強機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理可有效防止經(jīng)費挪用、亂用現(xiàn)象。財政撥付的經(jīng)費是為單位履行國家職能服務(wù)的。但現(xiàn)實生活中常出現(xiàn)辦公經(jīng)費被挪用、亂用的現(xiàn)象，究其原因，主要是財務(wù)檔案管理不規(guī)范，有的不建檔，有的不記賬，有的不真實，浪費國家的財政資源。

最后，加強機關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理，能夠為機關(guān)事業(yè)單位在制定決策時提供重要依據(jù)，推動機關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。財務(wù)檔案管理是管理層制定決策的重要依據(jù)，能夠最大程度保障決策的科學性與合理性，通過對財務(wù)檔案信息進行管理，能夠在信息數(shù)據(jù)中真實地反映出機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中的經(jīng)營狀況，領(lǐng)導人員根據(jù)經(jīng)營狀況與實際情況制定具有針對性的決策，確保機關(guān)事業(yè)單位的所有經(jīng)營活動能夠有序推進，以保障機關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

二、當前財政檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識不強

在當前機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)工作人手少、工作繁雜、財力又較為緊張的形勢下，部分檔案管理人員對檔案工作的重要性認識不足，思想上沒有引起足夠的重視，存在應(yīng)付了事的現(xiàn)象。檔案資料的收集整理、保管工作往往被忽視。有的人認為機關(guān)事業(yè)單位賬目簡單，要不要檔案無所謂，有人認為機關(guān)事業(yè)單位僅有會計檔案就行，導致本單位形成的工作計劃、工作總結(jié)、專題報告、預(yù)決算資料、基建資料、合同協(xié)議書、榮譽證書、工資轉(zhuǎn)移單、人員錄用資料等其他檔案發(fā)生霉變，甚至有人將一些重要資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動、崗位調(diào)整、離退休時一同帶走。

（二）缺乏專業(yè)性和專門存放場所

有的機關(guān)事業(yè)單位不僅在財務(wù)檔案管理工作的職責范圍、財務(wù)信息的管理范圍方面分工不明確，如記賬和出納由一人擔任，管理比較混亂，以至于個人手中都有檔案資料，包括會計檔案資料，這對于加強基礎(chǔ)管理、推進廉政建設(shè)極為不利。另外，一些單位的檔案資料存放在辦公室，更為甚者堆放在雜物倉庫，破壞了檔案資料存放的安全性，且易污損和潮濕霉變，與防水、防火、防濕、防盜、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠。

（三）財務(wù)檔案管理手段的現(xiàn)代化程度偏低

當今科技發(fā)展日新月異，在建設(shè)和管理中，各個方面各個領(lǐng)域都運用了一些高科技的管理工具及手段，大大地解放了生產(chǎn)力，提高了生產(chǎn)效率和工作效率。信息技術(shù)的傳播也在吸引拉動著檔案管理方式、方法、手段以及管理組織、管理思想的新變革。但在當前相當一部分機關(guān)事業(yè)單位中，財務(wù)檔案的管理不能與現(xiàn)代化接軌，有的仍用手工記賬，有的配備微機，但缺乏輸出設(shè)備，有的雖然設(shè)備先進，但人員不具備較強的計算機操作水平與信息化軟件應(yīng)用的意識，提高財政檔案管理人員的現(xiàn)代化水平迫在眉睫。

（四）領(lǐng)導對財務(wù)管理工作的重視度較低

對于機關(guān)事業(yè)單位而言，財務(wù)檔案管理的效率與水平將會對財務(wù)工作的開展產(chǎn)生直接影響。但很多機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導者并沒有認識到財務(wù)檔案管理工作開展的意義，甚至認為財務(wù)檔案管理工作并沒有實質(zhì)性的用途，對于財務(wù)檔案管理工作投入的資金、人力以及物力都遠遠不夠，無法維持財務(wù)管理工作的有序運行，并且存在嚴重的“形式化”現(xiàn)象。除此以外，有些工作人員只注重現(xiàn)階段的財務(wù)檔案管理，對于以往的財務(wù)信息的管理不夠重視，導致以往的財務(wù)信息與現(xiàn)有的財務(wù)信息無法有效銜接，在梳理、查閱的過程中存在一定的難度，加之檔案管理設(shè)備落后、信息化建設(shè)力度低等因素，使得機關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作無法有效開展。

三、加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的措施

（一）提高思想認識

首先，財務(wù)檔案管理工作者一定要克服“財務(wù)檔案”是陳年舊賬、是過時的東西的錯誤觀念，真心從對黨和國家、對單位負責的立場出發(fā)，建好檔、管好檔。各級領(lǐng)導也要從各個方面大力支持財務(wù)檔案人員的工作，給他們創(chuàng)造一個寬松、良好的工作條件和環(huán)境，使他們干得舒心，干得順心，干得有信心。比如，機關(guān)事業(yè)單位可以組織財務(wù)工作人員與檔案管理人員定期學習我國新頒布的財務(wù)檔案信息管理措施以及相關(guān)法律法規(guī)，并引導相關(guān)工作人員按照其中的規(guī)章制度進行自查、自檢，確保在日常工作中能夠逐一落實。

其次，財務(wù)工作人員要不斷提升自身的檔案管理意識。在日常工作中有意識地對財務(wù)檔案信息進行管理，并主動成為檔案信息的監(jiān)督者，全面樹立“主人翁”管理意識，將全部身心投入到日常的財務(wù)檔案管理工作中，嚴格細致地鑒定，并對財務(wù)檔案信息進行審核，充分發(fā)揮出財務(wù)工作人員自身的監(jiān)督能力與協(xié)調(diào)能力。

最后，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)在內(nèi)部加大對財務(wù)檔案管理的宣傳力度，并定期組織相關(guān)部門與人員學習財務(wù)檔案管理知識，進一步規(guī)范財務(wù)檔案管理工作的標準流程，使相關(guān)工作人員真正認識到財務(wù)檔案管理工作的重要意義，為財務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化提供技術(shù)支持、制度支持與人才支持。

（二）加強硬件建設(shè)，實行規(guī)范化管理

首先，要想方設(shè)法加強財務(wù)檔案管理的硬件建設(shè)，最好是建有專用庫房、閱檔室，并做到兩室分開并設(shè)，做到專室專用。庫房建設(shè)要做到“七防”要求，配備去濕機、空調(diào)、滅火器、溫濕度計等基本設(shè)施，隨時掌控并調(diào)整檔案室內(nèi)的溫濕度，確保檔案存放安全。閱檔室要有檢索柜、工作臺，逐步實現(xiàn)管理的規(guī)范化。其次，檔案室在正式運營后需要做好檔案文件的收發(fā)以及整理工作，確保文件材料的歸檔完整、系統(tǒng);加強檔案信息的統(tǒng)計與利用工作，準確統(tǒng)計各類檔案的庫存、銷毀、接受與利用的數(shù)量，有步驟、有計劃地對檔案史料進行匯編，做好現(xiàn)有檔案信息資源的利用與開發(fā)。最后，加快建設(shè)信息化檔案管理的速度，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將聲像文件、紙質(zhì)文件儲存為電子檔案，并經(jīng)過統(tǒng)計后形成系統(tǒng)性的檔案信息庫。同時在用戶管理權(quán)限、用戶終端建設(shè)、檔案管理安全等方面下足功夫，確保財務(wù)檔案信息的“安全、便捷、高效”。

（三）提高財務(wù)檔案工作人員的素質(zhì)

首先，打鐵要自身硬，推行檔案管理目標考核獎勵機制，要做好財務(wù)管理工作，提高管理水平，必須先提高管理者的素質(zhì)。對于任何管理者來說，都要有較高的政治修養(yǎng)，用馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”、科學發(fā)展觀、習近平新時代中國特色社會主義思想武裝自己的頭腦。樹立全心全意為人民服務(wù)的意識，以及檔案工作為社會各項事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的思想。其次，要學習新知識，不斷充實自己，特別是要掌握計算機網(wǎng)絡(luò)知識，利用這些先進的科學技術(shù)更好地做好本職工作。第三，要加強思想道德修養(yǎng)，堅持實事求是和求真務(wù)實的精神，做到愛崗敬業(yè)、無私奉獻，在檔案管理現(xiàn)代化的進程中爭先創(chuàng)優(yōu)，多做貢獻。最后，要建立機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理目標考核獎勵機制。對考核達標的單位和個人予以獎勵，對于不達標者限期達標，對于屢改仍不達標或無動于衷的單位和個人要采取必要的措施進行通報批評或行政處罰問責，這樣才能把機關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)檔案工作做好，為本單位各項工作服好務(wù)。

（四）建立規(guī)范化的財務(wù)檔案管理流程

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位原有的財務(wù)檔案管理制度也應(yīng)得到創(chuàng)新與改革，應(yīng)根據(jù)自身的實際情況設(shè)計具有針對性的財務(wù)檔案管理流程。這樣不僅有利于提高機關(guān)事業(yè)單位的經(jīng)營與服務(wù)線效率，確保財務(wù)檔案的保存、交接、鑒定、查詢與銷毀都能夠嚴格的按照相關(guān)制度來落實，還能夠保障財務(wù)部門及時得到其他部門的信息反饋。

首先，財務(wù)檔案應(yīng)依法及時歸檔。由財務(wù)工作人員確定檔案信息的歸檔范圍，一切在財務(wù)檔案范圍內(nèi)的信息資料都必須要依法歸類，并及時將其交由機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理部門進行保管。檔案管理部門在接收財務(wù)檔案信息時也應(yīng)及時檢查，查看其是否存在封面信息不完整、編號不連貫等情況，確保財務(wù)檔案信息的完整、準確。其次，及時登記財務(wù)檔案信息的變動情況。機關(guān)事業(yè)單位各個部門在借取、查閱財務(wù)檔案信息時都需要及時登記;外部人員若因工作原因需要查閱本單位的財務(wù)信息檔案時，必須要經(jīng)過檔案管理部門與財務(wù)部門同意后，嚴格按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)后才可以利用。最后，財務(wù)管理信息在銷毀的過程中必須要謹慎，除了要嚴格遵循國家的相關(guān)規(guī)定以外，還需要結(jié)合自身的實際情況設(shè)置合理的財務(wù)檔案信息保管期限，針對涉及重大資金往來的活動，或者是已經(jīng)到期但并不存在未完成事項的財務(wù)檔案，機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的財務(wù)部門需要向檔案管理部門說明實際情況后進行銷毀，并及時記錄。

（五）完善財務(wù)檔案管理的內(nèi)部控制

財務(wù)檔案信息的安全性將會為機關(guān)事業(yè)單位帶來巨大的經(jīng)濟風險，不僅會影響員工以及被服務(wù)人員的切身利益，甚至可能會對機關(guān)事業(yè)單位自身帶來不可估量的損失。機關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理過程的安全主要包含形成、保管以及銷毀這三個環(huán)節(jié)，這就需要財務(wù)工作人員從管理對象、管理主體等方面加強內(nèi)部控制，做好密級劃分、管理意識方面的防范措施，以加強機關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)檔案的安全水平。

首先，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立行之有效的獎懲與監(jiān)督制度，這也是提高財務(wù)檔案管理工作水平的重要途徑之一。機關(guān)事業(yè)單位可以通過建立內(nèi)部審計小組的措施，對財務(wù)部門的工作能力進行監(jiān)督與管理，定期清點庫存檔案，并嚴格核查財務(wù)檔案信息的真實性、完整性，確保將責任落實在每一位工作人員的身上。通過獎懲措施保證檔案管理制度的有效落實，并充分調(diào)動財務(wù)工作人員的熱情與積極性，不斷提升財務(wù)工作人員的檔案管理意識，極大程度減少由于人為因素所造成的檔案信息失真現(xiàn)象出現(xiàn)的概率，避免為機關(guān)事業(yè)單位帶來經(jīng)濟風險。其次，對財務(wù)檔案信息的管理對象等級進行劃分。財務(wù)檔案信息應(yīng)作為對財務(wù)檔案進行分類的關(guān)鍵依據(jù)，不僅要考慮經(jīng)過財務(wù)核算后產(chǎn)生的各種信息資料，還需要綜合考量涉及重大經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來的文字性材料，并對其保護成本、信息內(nèi)容的重要性進行對比后，對此檔案信息進行合理的等級劃分，并確定檔案信息的鑒定周期、保管期限。

四、結(jié)束語

對財務(wù)檔案信息進行整理與歸納，有利于進一步加強機關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)管理水平，同時也能夠真實地反映出機關(guān)事業(yè)單位狀況，確保機關(guān)事業(yè)單位各項經(jīng)營活動能夠有序開展，保證其在激烈的市場競爭中穩(wěn)健發(fā)展。為此，機關(guān)事業(yè)單位必須要加強對財務(wù)檔案管理工作的重視，確保財務(wù)檔案管理的規(guī)范化、科學化以及現(xiàn)代化，對財務(wù)檔案管理的方式進行不斷的創(chuàng)新，才能夠切實提高機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的水平與質(zhì)量，使其更好地為財政工作、社會人民提供服務(wù)，推動機關(guān)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

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