檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的銜接研究

王楓葉 韓培玉

摘 要：檔案管理在目前的工作實踐中發(fā)揮著重要的作用，所以需要強調(diào)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。在計算機普遍應(yīng)用的大環(huán)境下，利用計算機進行自動化辦公已經(jīng)成為一種大趨勢，所以基于辦公自動化（OA）強調(diào)各種信息資源的利用有積極的意義。檔案管理系統(tǒng)提供的信息資料能夠為辦公自動化提供幫助，但是兩個系統(tǒng)之間的兼容問題會導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用問題，所以強調(diào)系統(tǒng)的無縫銜接意義顯著。文章分析研究檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的銜接，旨在為實踐提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng);OA系統(tǒng);銜接

0? ? 引言

在現(xiàn)階段的管理實踐中，管理系統(tǒng)的應(yīng)用在不斷的普及，所以討論管理系統(tǒng)的專業(yè)化、有效化利用非常重要。就當(dāng)前的管理系統(tǒng)應(yīng)用分析來看，因為受“雙軌制”和系統(tǒng)間不兼容問題的影響，檔案數(shù)據(jù)重復(fù)以及“信息孤島”問題日漸明顯。為了有效地解決此問題，強調(diào)系統(tǒng)間的銜接是非常必要的[1]。在系統(tǒng)銜接的過程中，將兩個獨立的系統(tǒng)實現(xiàn)有機結(jié)合，這樣可以實現(xiàn)文檔一體化管理。在管理實踐中，基于系統(tǒng)改造和數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)銜接實現(xiàn)OA系統(tǒng)生成的需要歸檔的電子文件按照，要求的標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，這樣資源共享目標(biāo)得以實現(xiàn)，檔案管理的實際效果表現(xiàn)會更加的突出。

1? ? 檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)銜接的重要性

檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)均是目前工作實踐中利用的重要系統(tǒng)，其對工作的具體開展有著重要的價值，所以強調(diào)二者的概念解讀，并對二者的銜接做分析討論，這于實踐工作開展有突出的指導(dǎo)意義。

1.1? 基本概念解讀

檔案管理系統(tǒng)指的是通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件管理的完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，主要作用是進行檔案信息的流水化采集[2]。在信息時代，信息掌握和數(shù)據(jù)分析有著重要的價值，而要發(fā)揮數(shù)據(jù)信息和資料的綜合價值，首要的工作是進行信息采集。檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)流水化采集，這為企業(yè)的管理決策工作提供了更加完善的數(shù)據(jù)資料支撐，這于企業(yè)發(fā)展來講意義顯著。

OA系統(tǒng)即辦公自動化系統(tǒng)，具體指的是將計算機、通信等現(xiàn)代化技術(shù)運用到傳統(tǒng)辦公方式，進而形成的一種新型辦公方式[3]。辦公自動化利用現(xiàn)代化設(shè)備和信息技術(shù)，其對傳統(tǒng)的辦公方式進行了替代，有效地提升了辦公的效率，而且設(shè)備和工具的現(xiàn)代化和統(tǒng)一性，辦公質(zhì)量有了全面的提升。OA系統(tǒng)在辦公實踐中實現(xiàn)了資源的優(yōu)化利用，對于提高生產(chǎn)率、輔助決策的目的，最大限度地提高工作效率和質(zhì)量、改善工作環(huán)境。

1.2? 重要性分析

檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的銜接重要性體現(xiàn)在兩個方面：（1）兩個系統(tǒng)的銜接狀態(tài)影響著各個系統(tǒng)的工作效率和工作結(jié)果。就OA系統(tǒng)的具體運行來看，其穩(wěn)定運行需要數(shù)據(jù)的支撐，檔案管理系統(tǒng)中存儲了大量的數(shù)據(jù)，如果兩個系統(tǒng)實現(xiàn)了無縫銜接，OA系統(tǒng)可以直接從檔案管理系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)資料的提取和利用，這樣一來，OA系統(tǒng)的運行效率會顯著提升，檔案管理系統(tǒng)的綜合價值表現(xiàn)也會更加的突出[4]。（2）兩個系統(tǒng)的銜接對于企業(yè)運營成本控制以及工作質(zhì)量控制有顯著的影響。在實踐中，工作的具體開展周期會影響投入的成本，主要是時間成本。如果兩個系統(tǒng)無法實現(xiàn)銜接，那么在工作實踐中，因為要實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息從一個系統(tǒng)向另一個系統(tǒng)的遷移，周期會被拖長，相應(yīng)的成本會顯著增加。如果兩個系統(tǒng)不能進行銜接，在數(shù)據(jù)文件的規(guī)格等方面也不會要求統(tǒng)一，這樣一來，在數(shù)據(jù)文件具體利用的時候還需要進行轉(zhuǎn)換，這也會拖長周期，造成工作實效的顯著性下降。基于此，在實踐中強調(diào)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的銜接工作非常重要。

2? ? 檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的銜接

檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的銜接對于管理工作的整體進步來講有突出的價值，所以在實踐中需要對兩個系統(tǒng)的銜接工作進行強調(diào)。就目前的分析來看，要真正地實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的銜接，需要做好如下的工作。

首先，需要對檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的具體情況進行分析。比如對檔案管理系統(tǒng)中采集的信息數(shù)據(jù)文件規(guī)格以及存錄標(biāo)準(zhǔn)等進行分析，同時明確OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)文件具體標(biāo)準(zhǔn)要求[5]。在兩個系統(tǒng)文件規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)明確的基礎(chǔ)上分析二者之間的差異以及在兼容過程中會出現(xiàn)的具體問題，這能夠為兩個系統(tǒng)的銜接分析與考慮提供重要的參考。簡言之，在兩個系統(tǒng)的銜接實踐中，必須要解決系統(tǒng)的差異問題和兩個系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)不一問題。因此，對兩個系統(tǒng)的真實應(yīng)用情況做分析，了解問題所在，這于系統(tǒng)銜接實現(xiàn)幫助巨大。

其次，需要確定兩個系統(tǒng)銜接的具體方法。就目前的分析研究來看，在系統(tǒng)銜接的過程中主要有兩種方法：（1）系統(tǒng)改造法。這種方法的具體實施旨在改變現(xiàn)有的運行系統(tǒng)，即在系統(tǒng)銜接的標(biāo)準(zhǔn)之上對兩個獨立的運行系統(tǒng)做改變，使兩個系統(tǒng)具備兼容性，從而達到無縫銜接的狀態(tài)[6]。就這種方法的具體利用來看，其突出的優(yōu)勢是統(tǒng)一性強，或許的工作開展穩(wěn)定性突出，明顯的缺陷是改造成本比較高。 （2）數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)銜接法，即對兩個系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)等進行分析，并以其中一種數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)為參考進行另一系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)更改，從而使兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)具有一致性，進而達到共享互用的目標(biāo)[7]。就此種方法的應(yīng)用分析來看，其突出的優(yōu)勢是改造內(nèi)容少，成本消耗比較少。不過這種方法也有明顯的缺陷，即在技術(shù)進步的大環(huán)境下，系統(tǒng)在不斷地升級，所以后續(xù)會涉及頻繁的標(biāo)準(zhǔn)改變問題。

最后，基于具體的方法選用做分析與優(yōu)化，選擇出更加合理且具有超高性價比的銜接方式。就上文的分析來看，兩種銜接方法均有優(yōu)勢和不足，所以在實踐中需要基于銜接的系統(tǒng)更加具體的分析方法的應(yīng)用效果[8]。在應(yīng)用效果測試中可以基于實驗研究的方法構(gòu)建兩種系統(tǒng)的銜接模型，即使用不同的方法實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的銜接，并基于相同單位時間內(nèi)的工作實效對兩種方式的具體結(jié)果進行評價。對比最終的評價結(jié)果，并從多個方面做不同方式的衡量，這樣可以優(yōu)選出更加合適的方式。在方式選擇的基礎(chǔ)上基于評價中的問題做優(yōu)化和改善，這樣一來，兩個系統(tǒng)的銜接工作開展實際效果會更加的突出。總之，基于實驗研究的方法優(yōu)選出科學(xué)合理的銜接方式并對其具體應(yīng)用做優(yōu)化，這對于實踐工作來講意義重大。

3? ? 結(jié)語

綜上所述，在目前的社會環(huán)境中，企業(yè)的高效、高質(zhì)量運行需要實現(xiàn)各個系統(tǒng)的穩(wěn)定性、質(zhì)量化銜接，這樣，相關(guān)工作的具體開展才會更具實效性。檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)是企業(yè)運行中的重要系統(tǒng)，二者的協(xié)調(diào)合作對工作的具體幫助巨大，所以為了實現(xiàn)二者的整體聯(lián)動性加強，文章對二者的銜接進行分析與討論，目的是要為工作實踐提供指導(dǎo)和幫助。

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（編輯 姚 鑫）