基于OLE技術的國企退休人員檔案系統設計

楊慧萍 鄭婷 黃雄波

摘 要：為了高效快捷地編制國有企業退休人員的檔案表格，文章設計了一個具有數據庫管理功能的檔案信息表生成系統。系統具有一定的開放性，能適應SQL Server和Access數據庫、Excel表格等不同數據源;引入增加、刪除、修改和查詢等功能使得檔案表格的編制更加靈活;系統利用OLE技術將相關信息輸出至Word模板，具有便捷易用的優點。

關鍵詞：檔案表格;批量制作;數據庫管理

0 引言

國有企業退休人員社會化管理是指國有企業職工辦理退休手續后，其管理服務工作與原企業相分離，人員移交街道和社區實行屬地管理，由社區服務組織提供相應的管理服務。為徹底實現政企分開，讓民生保障和公共服務職責歸位于政府，不斷推動基本公共服務專業化，國有企業退休人員社會化管理是國有企業發展和政府管理服務提升的必然選擇。實行社會化管理后，退休人員的管理服務不再與企業生產經營的風險聯系在一起，同時社區也能為退休人員提供比企業更專業、更全面的管理服務，可以更好地實現退休人員老有所養、老有所依、老有所樂。根據佛山市國有企業退休人員社會化管理工作的推進時間要求，自2021年1月1日起，佛山市國有企業常態化實行國有企業新辦理退休人員的移交屬地管理服務。

為了做好國有企業退休人員社會化的管理服務，配合社會保險經辦機構按時足額發放養老金、提供社會保險政策咨詢和查詢服務，并跟蹤了解退休人員的有關狀況，本研究為退休人員建立相關的檔案表格。檔案表格的主要信息包括：姓名、身份證號碼、原工作單位、個人編號、參加工作時間、退休時間、本人固話、本人手機、親屬姓名、親屬固話、親屬手機、戶籍地址、所屬街道、所屬社區等。針對本公司具有數量龐大的國有企業退休人員，為了高效快捷地編制相關的檔案表格，本研究設計了一個具有數據增加、刪除、修改和查詢等管理功能的檔案表格生成系統。

1?傳統郵件合并方法存在的不足

在實際工作中，經常會遇到需要編輯大量格式一致，數據字段相同，但數據內容不同且每條記錄單獨成文、單獨填寫的文件，如人事檔案、財務憑證、各種日常的公文信函等。假如一份一份地編輯打印，雖然每份文件只需修改個別數據，但面對龐大的數據記錄，工作效率低下的同時，重復勞動所消耗的精力必然多。

郵件合并是Microsoft Word文字處理軟件中一種可以批量處理數據的功能[1-3]。郵件合并的使用過程一般為：（1）在Word軟件中，打開或建立“主文檔”：主文檔中有固定不變的內容和變化的內容;其中，變化的部分以數據域的形式進行標識，比如人事檔案中的姓名、性別和出生日期等。（2）打開或建立“數據源”：數據源就是含有標題行的數據記錄表，它包含著相關的字段和記錄內容。數據源可以是以Excel文件或Access，SQL Server等數據庫形式提供。

如圖1所示，利用郵件合并的功能可以較為方便地完成有關檔案表格的編制，由于每一位退休人員的檔案表格需要人工逐一地生成和保存，所以在處理龐大數據記錄時，效率仍顯低效和費時。此外，由于Word軟件的郵件合并功能要求以獨占方式使用數據源，如圖2所示，在編制檔案表格時，不能修改有關數據信息，這些固有的特性也增添了檔案表格編制的煩瑣性。

社會化管理檔案表格

2 國有企業退休人員檔案表格生成系統的設計與應用

為了解決上述檔案編制過程中所遇到的困難，本研究設計了如圖3所示的國有企業退休人員社會化檔案表格生成系統。系統采用Delphi 2010開發工具進行發開，利用ADO.Net數據接口鏈接Excel文件、Access以及SQL Server等數據源，系統提供了便捷的方式實現數據記錄的增加、修改、刪除和查詢等操作。系統以OLE的方式操控Word軟件，并運用宏代碼編程將數據源中的數據記錄寫入至主文檔模板中[4-5]。

2.1? 系統設計的關鍵技術

限于篇幅，這里僅列出數據記錄的增加、查詢及寫入Word文檔的關鍵代碼。

（1）數據記錄的增加代碼。

SQLStr：=INSERT INTO國有企業退休人員（個人編號，姓名，身份證號碼，原工作單位，參加工作時間，退休時間，本人固話，本人手機，親屬姓名，親屬關系，親屬固話，親屬手機，戶籍詳細地址，戶籍所屬街道，戶籍所屬社區，常住地址，常住地址所屬街道，常住地址所屬社區）VALUES （grbh，xm，sfzhm，……，czdzsssq）;

ADOQuery1.SQL.Clear;

ADOQuery1.SQL.Add（SQLStr）;

ADOQuery1.ExecSQL;

（2）數據記錄的查詢代碼。

self.ADOQuery1.Active ：=False;

//按姓名檢索國有企業退休人員

SQL_temp：='select 個人編號，姓名，……，常住地址所屬社區? ?from? 國有企業退休人員? where 姓名 like “ +xb+ ‘%” ‘;

self.ADOQuery1.SQL.Clear;

self.ADOQuery1.SQL.Add（SQL_temp）;

self.ADOQuery1.Active ：=True;

（3）數據記錄寫入Word文檔的代碼。

WordApp ：= CreateOleObject（‘Word.Application）;

WordApp.Visible? ：=True;

WordDoc ：= WordApp.Documents.Add;

//遍歷查詢結果，并將相關信息輸出至Word模板中

Whlie not（ ADOQuery1.Eof ） do

Begin

//打開模板文件

WordDoc ：= WordApp.Documents.open（'c：＼國有企業退休人員＼檔案表格模板.doc'）;

//文本豎直居中

table.cell（1，2）.VerticalAlignment ：= wdCellAlignVerticalCenter;

//將數據記錄中的“姓名”字段值寫入主文檔模板表格中的第一行第二列處

table.cell（1，2）.range.text：= ADOQuery1.FieldByName（'姓名'）.Value;

//將數據記錄中的“身份證號碼”字段值寫入主文檔模板表格中的第一行第二列處

table.cell（2，2）.range.text：= ADOQuery1.FieldByName（'身份證號碼'）.Value;

……

//以國有企業退休人員的姓名為另存為的文件名

WordDoc.SaveAs FileName：=ADOQuery1.FieldByName（'姓名'）.Value;

WordDoc.Saved ：= True;

WordDoc.Close;

ADOQuery1.Next;

End;

WordApp.Quit;

2.2? 系統的應用效果

單擊圖3中的【Word文檔輸出】按鈕，如圖4所示，系統在指定的文件夾中自動生成所有查詢結果的檔案表格，并以退休人員的姓名進行文件命名。而每位退休人員的檔案表格則如圖5所示，“姓名”“身份證號碼”……“所屬社區”等信息已從數據源中正確調取寫入至對應的檔案表格中。

3?結語

針對數據記錄龐大的國有企業退休人員的檔案表格編制的問題，文章設計了一個具有數據庫管理功能的檔案信息表生成系統。系統具有使用便捷、自動化程度高等優點。此外，用戶可以把本系統的技術引入至其他檔案表格的編制，以便有效地提升工作效率和降低工作強度。

[參考文獻]

[1]孫杰.郵件合并功能在紙質照片檔案整理過程中的應用[J].蘭臺世界，2019（7）：87-88.

[2]蕭巍.Word的郵件合并功能[J].信息與電腦（理論版），2017（12）：125-126.

[3]張航.Microsoft Office在成人教育學生檔案管理中的作用[J].陜西檔案，2013（1）：31.

[4]肖希，劉苗.Delphi自定義類在Word文檔數據庫中的應用[J].長江大學學報（自科版），2013（28）：40-43.

[5]車杰.Delphi與Word的結合技術在結構化面試系統中的應用[J].黑龍江科技信息，2013（14）：150.

（編輯 王永超）