醫院綜合檔案在信息化環境中數字化管理的運用探討

王曉華 葉瑞綿 秦冬梅

摘? 要：以數字化方式管理醫院綜合檔案信息，能夠有效提升醫院檔案信息管理的質量與效率。信息化時代背景下，推動了醫院綜合檔案數字化管理發展。該文分析了醫院綜合檔案的特點，提出了在信息化環境中以數字化管理方式管理綜合檔案信息的優勢，針對當前數字化管理過程中存在的問題，提出了有效的管理對策，以此促進醫院綜合檔案在信息化環境中的管理水平。

關鍵詞：醫院綜合檔案? ?信息化環境? ?數字化管理? ?管理對策

中圖分類號：G270.7;R197.32? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）06（a）-0076-03

Discussion on the Application of Digital Management of Hospital Comprehensive Archives in the Information

Environment

WANG Xiaohua? YE Ruimian? QIN Dongmei

（Armed Police Corps Hospital of Heilongjiang， Harbin， Heilongjiang? Province， 150079? China）

Abstract： Digital management of hospital comprehensive archives information can effectively improve the quality and efficiency of hospital archives information management. Under the background of information age， it promotes the development of hospital comprehensive archives digital management. This paper analyzes the characteristics of hospital comprehensive archives， puts forward the advantages of digital management in the information environment， and puts forward effective management countermeasures in view of the problems existing in the current digital management process， so as to promote the management level of hospital comprehensive archives in the information environment.

Key Words： Hospital comprehensive archives; Information environment; Digital management; Management countermeasures

在醫療事業改革進程不斷深入的背景下，醫院綜合檔案在信息化環境中運用數字化管理是必然發展趨勢，具有優化醫院管理水平與服務質量的實際意義。為此，需要構建相應的信息化平臺，提升相關工作人員的信息技術水平，有效提升醫院綜合檔案信息化環境中數字化管理質量與效率，推動醫院現代化建設與發展。

1? 醫院綜合檔案的特點

1.1 醫院信息的載體

隨著信息技術的高速發展，數字化檔案管理方式逐漸取代了以往紙質信息載體的作用。醫院綜合檔案逐漸趨向U盤、數據庫在檔案載體。不論是傳統的紙質檔案記錄方式，還是當前信息化檔案記錄方式，都發揮了記錄醫院發展信息的作用，但兩種管理方式存在顯著的差異，要想實現數字化檔案管理，需要掌握一定的通信技術，并且需要相應的設備支持。

1.2 綜合檔案具有時效性

醫院綜合檔案涵蓋的內容較為廣泛，涉及到財務檔案、人事檔案、科教檔案等諸多檔案信息。無論是管理還是查詢都會消耗大量的時間與人力成本。而應用信息技術進行綜合檔案信息管理，涉及到數據庫查詢等相關技術，在提升查詢效率的同時，能夠以更加便捷的方式幫助信息使用者掌握相關信息。同時，應用信息技術能夠及時準確地實現檔案規整，有效提升醫院綜合檔案管理水平。

1.3 綜合檔案具有共享性

以數字化方式管理醫院綜合檔案具有檔案信息共享的特點。在信息化環境下，共享檔案信息不受時間與空間限制，在網絡終端的支持下，便可查閱各項檔案信息，可以有效避免檔案信息破損、丟失等問題。可見，數字化綜合檔案管理方式是優化醫院綜合檔案管理的有效途徑。

2? 數字化方式管理醫院綜合檔案的優勢

隨著醫療似技術水平與醫院規模的不斷提升與擴大，醫院的就診科室與醫護人員也逐漸增多，各項檔案信息也日益復雜多樣，數量也在積累中不斷提升，若依舊以傳統的方式開展綜合檔案管理工作，勢必會影響醫院綜合檔案管理與使用的效率。因此，急需改進與優化醫院綜合檔案管理模式。

2.1 改進綜合檔案整理歸納方式

在醫院發展過程中會形成很多有參考價值的檔案資料，對醫學科研事業有積極的輔助作用，在傳統的檔案管理模式下，需要相關工作人員深入到各科室與部門中搜集、歸納、整理檔案信息，工作量較大且難以有效提升工作效率。在信息化環境下，應用數字化檔案管理方式，能夠通過電子掃描與網絡互聯的方式將各種綜合檔案傳輸到檔案管理部門，進而有效改進原始的綜合檔案管理方式，提升醫院綜合檔案的管理質量與效率。

2.2 提升綜合檔案利用效率

醫院綜合檔案量大，涉及內容范圍廣泛，原始的檔案檢索方式效率低下，需要耗費大量的時間用于檔案檢索。以信息化方式管理綜合檔案資料，需要結合醫院綜合檔案的具體情況與途徑，構建清晰可見的電子檔案目錄與電子文檔，從而有效提升醫院綜合檔案的檢索效率。在現代化辦公軟件的支出下，支持各科室與部門在數字化管理平臺進行檔案信息下載與打印，從而大幅度節約檔案信息的查找與利用時間。

3? 信息化環境中以信息化方式管理醫院綜合檔案存在的問題

3.1 檔案采集工作存在一定的難度

檔案信息采集工作是信息化檔案管理模式中的關鍵一環，與其他單位有所不同，醫院性質較為特殊，綜合檔案數量龐大，并且處理起來較為繁瑣，這也決定了數字化管理模式下，檔案信息采集工作存在一定的難度。在進行信息采集的過程中，工作人員要根據患者的身體檢查情況及發展狀況，將患者的治療信息與病歷內容錄入到數字系統中。同時，要將為患者進行診療醫生的情況也一并記錄入其中。此外，醫院各部門發生的人事變動、設備更新淘汰等情況都要做好記錄，可見醫院綜合檔案信息采集工作的難度。如此一來，不僅會影響醫院綜合檔案的整體保存與使用效率，還會影響數字化管理方式的效率。

3.2 信息化檔案管理全人才缺失

考慮到數據信息管理具有較強的專業性，以數字化方式開展醫院綜合檔案管理工作的要求相對較高，從當前醫院數字化檔案管理情況來看，最大的問題在于缺乏工作經驗豐富且具備較強計算機知識的人才，這也是當前制約醫院綜合檔案數字化管理水平提升的重要因素之一。醫院中負責綜合檔案管理工作的人員大多從內部各部門中選拔而來，在日常工作過程中，需要同時兼任其他工作。因此，這部分員工通常欠缺乏數字化管理知識，一旦應用數據化信息管理模式，受自身專業技術知識的限制便會在工作中出現抵觸心理，不利于醫院綜合檔案的存儲和信息查詢。難以有效推動醫院穩健運行，對綜合型人才的缺乏是制約醫院可持續發展的重要因素之一。

3.3 數字化綜合檔案管理制度有待健全完善

醫院這種特殊性質的單位，在日常經營過程中會產生大量的綜合檔案，信息的處理量十分龐大，并且只有達到一定要求的存儲系統才能支持電子數據存儲，對信息系統的配置要求相對較高。但當前大部分醫院在綜合檔案數字化管理方面投入的資金十分有限，并且在信息環境安全方面投入的力度也有限。此外，檔案處理權限設置、數字記錄錯誤等問題也層出不窮。可見當前醫院綜合檔案數字化管理工作依舊有待完善與提升，制約了數字化檔案管理工作的進一步發展。

4? 提升醫院綜合檔案數字化管理水平的有效途徑

4.1 提升對數字化管理的認識

信息化環境背景下，為了提升工作效率與服務質量，醫院陸續購置用于開展綜合檔案數字化管理的相關設備，但應用成效并未達到理想水平。因此，要從管理角度出發，提升醫院整體對信息化環境中數字化管理方式的認識，通過組織開展培訓或專題講座的方式，讓相關工作人員認識到數字化綜合檔案管理的效率與便捷性，做好相關思想教育引導工作，便于后續實踐工作水平的提升[1]。

4.2 促進電子數據庫建立

數據化方式開展綜合檔案管理工作，是醫院檔案管理工作的必然發展趨勢，要充分利用信息技術，促進醫院綜合檔案數字化管理方式實現。特別要加大投入，加快醫院綜合檔案數字化數據庫建設，在醫院內部構建局域網絡，支持電子檔案信息在醫院內部在線管理、搜集、查詢與使用。檔案管理部門需要構建綜合檔案目錄管理數據庫，構建綜合檔案電子文件數據管理中心，便于醫院內部工作人員對方檔案信息進行檢索與使用。此外，針對已有的檔案信息，要盡快實現信息化處理，盡快完成紙質檔案數字化采集工作，為實現信息化管理做好基礎準備工作。提升對醫院綜合檔案編制數字化發展的重視，在大數據技術的支持下，對醫院人事檔案、財務檔案、基建檔案等進行篩選與編制，實現檔案資料的信息化轉換，從而盡快完成綜合檔案數字化運行與管理[2]。

4.3 加大對數字化檔案人才的培養力度

當今時代背景下，醫院綜合檔案管理人員不僅要負責檔案管理工作，還要為檔案使用者提供檔案、歸納整理檔案。醫院檔案管理部門要做好綜合檔案信息歸結、交流工作。這對綜合檔案管理工作人員的專業技術與信息檢索能力有一定的要求，同時也決定了檔案信息管理人員日后在企業中的發展空間。為此，醫院要加大對綜合檔案管理人員的培訓力度，提升其業務水平與信息技術水平，強化其數字化應用能力，使其在工作中能夠熟練應用信息技術，并且提升相關知識儲備量，要具備基礎的人事管理知識、財務知識等。因此，醫院要根據當前綜合檔案管理人員的工作現狀對其開展針對性的培訓與教育，尤其要重視其計算機操作能力與基礎的網絡知識，從而提升醫院綜合檔案管理人員的綜合能力，使其更好地適應當下信息環境數字化管理工作環境[3]。

4.4 不斷強化檔案信息處理系統的安全性

信息化環境中，以數字化方式開展綜合檔案管理工作，需要做好日常維護工作，提升對信息化處理系統安全性的重視。數字化檔案管理方式具有及時性與永久性特點。因此，要求在日常工作中提升系統的安全性，做好相應的系統防護措施。在具體工作實踐過程中，可以在醫院內部的局域網絡中安裝防火墻裝置，以此防范電腦病毒入侵，同時對檔案信息處理系統進行權限設置，不允許除醫院內部人員以外的其他人員對醫院綜合檔案信息進行任何操作。為了有效避免醫院內部綜合檔案信息泄露，可以采取水印加密的方式對檔案進行處理，以此提升綜合檔案的安全性。在信息化系統更新升級時，也要做好相應的防護工作，確保電子檔案信息的安全性[4-5]。

4.5 針對醫院綜合檔案數字化管理建立相應的規章制度

考慮到電子檔案信息存在容易刪改的問題，需要通過完善相關的規章制度加大對電子檔案的管理力度。首先，在進行檔案收集、整理、歸納等一系列操作時，要保證檔案輸入和存儲方式的規范性與合理性，做好電子檔案進行歸檔工作;其次，要制定相關的制度對電子檔案進行監督[6-7]。

5? 結語

綜上所述，信息化環境下，以數字化方式管理醫院綜合檔案能夠大幅度提升醫院的運行效率。但目前，醫院檔案數字化管理中依舊存在一些問題有待解決，需要采取有效的對策改進醫院綜合檔案管理理念與具體實施途徑，促進醫院可持續發展。

參考文獻

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