科研院所人事檔案開發問題分析與對策研究

丁蘭嵐 謝利芳

摘 要：本文通過對科研院所人事檔案開發研究現狀進行調研和對當前出現的突出問題進行梳理與分析，從科研院所干部人事檔案制度建設、數字化、信息化情況出發，結合當前政策要求，對科研院所人事檔案開發提出了建議。

關鍵詞：人事檔案;開發;服務;數字化;信息化

1 文獻調研

以“人事檔案開發”為主題詞，在中國知網的“學術期刊網絡出版總庫”“中國優秀碩士學位論文庫”“中國博士學位論文全文數據庫”等數據庫進行檢索，檢索時間范圍設定為2016—2020年，得到14篇相關文獻。在這些文獻中，基于高校干部人事檔案管理視角的有9篇，基于醫院干部人事檔案管理視角的3篇;就研究內容來看，探討人事檔案開發與人力資源管理的有6篇。尚未檢出科研院所干部人事檔案開發以及科研院所干部人事檔案與人力資源管理相關參考文獻。迫切需要開展科研院所干部人事檔案開發及其作用于科研院所人力資源管理的研究。

2 科研院所人事檔案開發現狀與問題

2.1 科研院所干部人事檔案制度建設現狀

中央對新時期干部人事檔案工作有明確的制度要求。近年來，研究院對干部人事檔案管理工作非常重視，按照國家要求和部署開展專項審核工作的同時，先后發布多個干部人事檔案相關管理規定，對干部人事檔案材料的收集、整理、利用等方面做出了明確的要求。在2018年《干部人事檔案工作條例》（中辦發〔2018〕60號）發布之后，研究院迅速制定落實方案，推進和指導研究所相關工作開展。

2.2 干部人事檔案開發數字化現狀

《干部人事檔案工作條例》（中辦發〔2018〕60號）明確“干部人事數字檔案應按照國家相關技術標準，利用掃描等技術手段將干部人事紙質檔案轉化形成數字圖像和數字文本”。在這一背景下，干部人事檔案數字化成為今后工作的趨勢。但就全國來說，當前科研院所干部人事檔案數字化程度低或暫未開展人事檔案數字化工作成為普遍存在的現象。究其原因，其一是人事檔案數字化投入大，不僅需要配置滿足國標要求[1 ]的掃描儀等設備，同時需配備錄入軟件、查閱系統軟件等軟硬件設施，并需一定數量的專業技術人員作為人力支持;其二是周期長，以我所為例，管理人事檔案數量超過1000套，人事檔案數字化工作量巨大且短期內無明顯的效益產生。

2.3 干部人事檔案開發利用現狀

“干部人事檔案利用工作應當強化服務理念，嚴格利用程序，創新利用方式，提高利用效能，充分發揮檔案資政作用、體現憑證價值”是中央對人事檔案開發利用工作提出的新的要求[2 ]。但當前科研院所在干部人事檔案管理工作中，“重藏輕用”是實際情況，大部分的管理成本花在了人事檔案材料的收集、整理、保存等方面，在干部人事檔案的利用方面沿用傳統的管理模式;在提供人事檔案服務這方面的概念保守，常態化的“坐店等客”使得提供人事檔案利用服務缺乏創新;在嚴格遵守上級部門規定的前提下，利用方式仍是純手工檢索和純紙質查閱。這些問題使得干部人事檔案開發利用工作很難與新時代深化改革、創新發展的需求相適應。

3 科研院所人事檔案開發對策

3.1 建立制度保障 推進人事檔案數字化工作

隨著國家對人事檔案利用的新要求和人事制度的改革，干部人事檔案工作面臨著新的挑戰。推動科研院所干部人事檔案工作進一步科學化、制度化、規范化，符合各科研院所實際管理情況的干部人事檔案的材料收集、審核、整理、歸檔、立卷、保管、轉遞和利用等管理工作的所級人事檔案管理制度亟待出臺。制定的制度不能只是涉及傳統人事檔案管理范疇，還應考慮在檔案數字化以后，紙質人事檔案與數字化人事檔案雙套管理的方面、所管處級領導干部的人事檔案移交后的管理方面、數字化檔案資料的新增等方面的工作。

3.2 借助人事檔案專項審核契機 助力人事檔案信息化建設

在2014年到2016年期間，按照中組部部署開展干部人事檔案專項審核工作的要求。科研院所完成了領導干部的人事檔案專項審核。通過專項審核工作，收集、補充了大量多年未及時入檔的人事檔案材料，并通過查找，收集歸檔了缺失較久的部分材料，完善了相關手續，確保所管領導干部人事檔案信息材料齊全完整，手續完備，整理規范標準。同時以此項工作為基礎，做到所管領導干部出生日期、參加工作時間、學歷學位、入黨時間、身份等來源于人事檔案的人事信息字段的準確率和完整性達到100%。這一部分的信息，在科研院所干部管理工作和人力資源管理工作中發揮了極其重要的作用。在中央提出深入推進專項審核工作全覆蓋之后[3 ]，科研院所已經根據各自實際情況，制定對本單位干部人事檔案進行專項審核的方案，相關工作已開始推進。預計在此工作結束之后，相關信息數據會得到進一步明確和固化。將這些寶貴的信息結合現代信息技術和管理實際進行整合，實現共享與實時在線利用，是做好科研院所組織人事工作的基礎保障[4 ]，推進干部人事檔案管理應用信息化平臺的建設勢在必行。

3.3 創新人事檔案利用方式 主動發揮人事檔案服務價值

為降低人事檔案利用成本，可開發探索人事檔案在線利用流程，實現人事檔案在線利用審批辦理、根據權限在線查閱辦理。實現電子查閱“一次不跑”，紙質查閱“只跑一次”，為科研人員減負[5 ]。在科研院所，人事檔案材料中包含科研人員的專業技術職務、入選重大人才工程、發明創造、科研成果獎勵、政策理論、業務知識、文化素養培訓等信息，利用這些信息探索開展具有科研院所特色的人事檔案編研服務并納入人檔信息利用服務中，將更好地發掘人事檔案的價值，服務于科研院所的事業發展。

參考文獻：

[1]干部人事檔案數字化技術規范GB/T33870-2017.

[2]《干部人事檔案工作條例》（中辦發〔2018〕60號）.

[3]姜信治同志《在全國干部人事檔案工作會議上的講話》.

[4]鄧紹興.人事檔案教程[M].北京：中國傳媒大學出版社，2008：368.

[5]中辦發《關于解決形式主義突出問題為基層減負的通知》.

作者簡介：丁蘭嵐，碩士研究生，中國工程物理研究院核物理與化學研究所館員，研究方向為人事檔案管理;謝利芳，碩士研究生，中國工程物理研究院館員，研究方向為人事檔案管理。