事業單位檔案管理工作存在的問題與對策

孟麗麗

摘 要：檔案管理是事業單位工作的重要組成部分，做好事業單位檔案管理工作十分必要。在新時代，為做好事業單位檔案管理工作，應進一步認清工作中存在的主要問題，采取有效的優化對策，盡快加以解決，推動事業單位檔案管理工作向前發展。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;問題;對策

檔案管理是事業單位工作的重要組成部分，做好事業單位檔案管理工作，可以為做好有關社會服務工作，造福廣大人民群眾提供更好的檔案服務。在新時代，為做好事業單位檔案管理工作，應進一步明確工作中存在的主要問題，采取有效的優化對策，盡快加以解決，推動事業單位檔案管理工作。本文試對這些問題進行初步探討，供參考。

1 當前事業單位檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案管理制度不夠完善，管理比較混亂

一些事業單位檔案管理制度不健全，很多人員存在錯誤觀念和認識，覺得檔案信息一旦歸檔，想要調取、利用非常麻煩。很多文件檔案無法實現及時有效的歸檔處理，面臨丟失、遺漏等問題。一些事業單位對檔案工作重視不夠，沒有嚴格按照相應的流程和標準進行管理。有的沒有科學合理的檔案管理體系的約束，使得檔案管理工作規章制度沒有得到認真的貫徹落實，檔案管理工作較為混亂。雖然檔案一般都分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找起來就好比海底撈針，十分困難。

1.2 檔案管理投入欠缺力度，檔案管理信息化程度不高

一些事業單位檔案管理投入力度不夠，檔案管理信息化程度較低，是制約檔案管理工作發展的一個重要因素。隨著我國互聯網信息技術的快速發展，相關的信息技術和設施也逐漸在社會的多個行業和領域中發揮著至關重要的作用。而事業單位檔案管理由于涉及眾多的數據信息，僅僅通過人工操作是十分困難的，并且很容易出現遺漏和缺陷。所以，事業單位應加強對檔案管理工作的資金投入，大力促進檔案管理信息化的發展。現階段事業單位檔案管理信息化發展依然處于初級階段，許多技術、設施以及軟件硬件都有所欠缺，檔案管理質量和效率較低。

1.3 事業單位檔案管理人員的專業性有所欠缺

當前時代背景下，我國的事業單位檔案管理的質量和效率較差，檔案信息利用率較低，與一些事業單位檔案管理工作人員并非專職人員，大部分身兼數職，有時還頻繁換人有關。由于檔案管理人員事務繁多，在檔案材料的收集、整理及歸檔方面往往力不從心，檔案分散在各處，反復使用的文檔難以提交歸檔，檔案收錄不及時，不完整，檔案的保管情況不明。一些事業單位檔案資料直接鎖在庫房，這些信息資源無法實現合理的利用，無法發揮其價值，導致檔案信息資源的嚴重浪費。如一些事業單位人事檔案管理只是機械式收集堆放，沒有按時進行整理歸檔，部分單位甚至多年不對檔案進行歸檔。由此造成人事檔案手續不完備或遺失，如干部履歷表、干部履職考核表等雖有表，但未簽字蓋章，有的職工甚至沒有把材料交給人事檔案管理部門管理，如此惡性循環，直接影響人事檔案管理工作的正常開展。

2 新時期事業單位檔案管理工作的優化策略

2.1 創新檔案管理模式

想要確保新時期事業單位檔案管理工作順利開展，事業單位應更新檔案管理思想，創新檔案管理模式，重視檔案管理信息化建設，實現檔案信息化管理，提升管理水平和效率。應加大對事業檔案管理工作的資金投入，為事業單位配備較為齊全完善的硬件設備和軟件系統，建設相關的信息化檔案管理平臺。只有對這些基礎設施進行全面升級、改造和優化，才能保證事業單位檔案信息化建設的有效推進，保證檔案信息具有安全性、穩定性、可靠性。還應根據網絡信息技術的發展變化，對檔案管理系統軟件和硬件及時進行優化和完善。通過檔案管理信息化操作，不僅能夠有效地節約人力、物力資源，還可以提高實際的檔案收集、整理、保存和利用效率，促進事業單位檔案管理工作的發展。

2.2 優化檔案管理機制

要推進事業單位檔案管理工作，優化檔案管理機制是一個重要的途徑。應根據實際情況制定科學完善的檔案管理制度體系，增強歸檔意識，做到歸檔及時，歸檔文件材料齊全、完整、規范，提高歸檔率、完整率。應實現事業檔案管理自動化、標準化、規范化和專業化，做好電子文件、電子檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研的全生命周期管理。應實現檔案的規范化利用，解決檔案利用不便問題，防止檔案去向不明、被惡意篡改、擴散等問題發生。應加強對工作人員工作責任的落實和必要約束，避免出現因工作不負責、人員流動造成的檔案管理不善等問題。

2.3 提高檔案工作人員素養

提高檔案工作人員素養，是優化事業單位檔案管理工作的一個重要措施。事業單位應加強對檔案工人員的教育培訓，提高其檔案基礎理論水平，充分了解事業單位檔案管理流程，提升他們的專業工作能力以及網絡信息技術操作能力，更好地適應檔案管理模式創新和業務工作發展的實際需要。應加強對檔案法律法規及業務規范的學習培訓，能夠依法依規規范地管理事業單位檔案，保證事業單位檔案管理工作的規范有序。

新時代，事業單位檔案管理工作應站在新的起點和高度，更新管理理念，分析和研究檔案管理工作中存在的突出問題，創新檔案管理模式，優化檔案管理機制，大力推進檔案管理信息化，為事業單位業務工作的發展、滿足人民群眾的社會服務需求，提供更好的檔案服務。

（作者單位：吉林省雙遼市商務局）