從基層檔案管理現(xiàn)狀談如何做好基層檔案管理工作

張啟軍

摘 要：基層單位檔案室內會存放各種各樣的檔案，這些檔案工作的管理直接影響到了單位整體工作的發(fā)展。做好檔案的維護工作，延長它的使用壽命長，能夠幫助檔案開發(fā)和利用，讓檔案資源實現(xiàn)全面共享。本文從基層檔案管理現(xiàn)狀著手，分析做好基層檔案管理工作的有效方法。

關鍵詞：基層檔案管理現(xiàn)狀;基層檔案管理;途徑

強化基層單位的檔案管理工作，有助于增強基層單位整體的管理水平，從而提高基層單位的綜合實力，因為基層單位的檔案管理不僅包括對基礎信息的統(tǒng)計，還包含著整個基層單位發(fā)展的情況和運營的狀況等各方面的資料。還有基層單位跟隨著國家政策不斷開展的各種嘗試，在這些檔案資料中都能夠進行詳細的記載，為未來基層單位的發(fā)展指明方向，在基層單位需要做重大決策時，可以通過對基層單位檔案進行查閱，從宏觀和微觀雙方面把握?；鶎訂挝粰n案管理水平的高低直接影響著整個基層單位的管理水平，要求基層單位的檔案管理工作要做到與時俱進，立足于當今社會科技不斷發(fā)展的要求，跟上時代的步伐，為基層單位的管理水平進步提供動力。

1 基層檔案管理存在的問題

1.1 忽略檔案管理的重要性

當前大多數(shù)基層單位更重視發(fā)展經濟和業(yè)務，檔案管理的水平非常落后。很多單位領導對檔案管理的重視度不夠，認為檔案管理只是對檔案進行保存整理的一個空閑部門，忽略檔案管理工作與整個單位的相關性，與單位未來發(fā)展的相關性，導致檔案工作在基層單位處于一種尷尬的狀態(tài)中，在檔案管理部門的工作人員也都是一些缺乏相關管理經驗，年齡偏大的退休返聘人員，這樣的情況就嚴重阻礙了基層單位管理工作的開展和進步，也制約了整個基層單位事業(yè)的發(fā)展[1 ]。

1.2 檔案管理意識和途徑薄弱

檔案管理中管理意識的重要性非常突出，這里的重要性主要是指在綜合建設中，利用地理位置優(yōu)勢達到突出的成效。一般情況下該區(qū)域需要明確具體位置，最好可以在非人員頻繁經過的區(qū)域設置檔案管理室，讓整個檔案室處在一個半封閉區(qū)域內，門窗設置好相關的防盜設施，檔案室的鑰匙要由專人保管。在當前雖然一些基層單位已經用了現(xiàn)代化信息技術，但運用得不夠透徹，在檔案檢索時較為落后，沒有圍繞著檔案的入庫、出庫做好全面保護，這樣會導致檔案磨損，縮短檔案的壽命，人為使用檔案時也會造成一些影響。對于檔案室沒有做好嚴格把關，不符合保護要求的檔案也進入到檔案室內。在傳統(tǒng)的紙質檔案庫房中因為沒有及時地進行檢查，導致一些有害物質進入到庫房，給檔案工作帶來威脅。大部分傳統(tǒng)的基層單位檔案室都是由普通的辦公房簡單改造，有些沒有進行改造，放置幾個架子就作為了檔案庫房，檔案室的門窗嚴密度和屋內的潮濕情況給檔案安全造成極大的危害。

1.3 缺乏科學化的檔案管理途徑

隨著信息化的到來，基層單位的戰(zhàn)略規(guī)劃和經濟活動都向著現(xiàn)代化方向發(fā)展，但很多基層單位的檔案管理工作缺乏信息化的管理方式。當前基層單位檔案檔案管理還停留在于傳統(tǒng)的人工管理方式中缺乏先進的管理方法，這樣嚴重阻礙了當前基層單位檔案管理工作開展。傳統(tǒng)的檔案儲存工作都是以紙質的檔案為主，但在檔案檔案儲存的過程中會出現(xiàn)檔案遺失泄漏的情況，同時相關人員進行翻閱也非常的不方便，這樣就給檔案的管理工作造成很大的困難[2 ]。

2 做好基層單位檔案管理工作的途徑

2.1 提升基層單位對檔案管理工作重視

要想讓基層單位檔案管理工作得到發(fā)展，就需要基層單位上層領導重視基層單位管理工作，充分認識到基層單位檔案管理工作會給基層單位管理以及基層單位未來的發(fā)展帶來的積極影響，在這樣的前提下才會為基層單位檔案管理提供充足的資金和技術支持，讓基層單位的檔案管理工作能夠更好地開展。要意識到基層單位檔案管理工作重要性，最好讓領導在工作過程中，能體會到基層單位檔案所帶給基層單位的積極作用，例如單位領導要想做出重大決策的時候，就可以通過基層單位檔案中儲存的重要數(shù)據(jù)為決策提供一定的數(shù)據(jù)支持，只有基層單位領導切實在重要決策中，借助于基層單位檔案管理的數(shù)據(jù)，為決策提供了支持，才能夠真正的從內心深處重視對基層單位檔案工作的管理[3 ]。

2.2 提升檔案管理人員的水平

基層單位檔案管理水平的高低與檔案管理工作人員的素質有著直接關系，所以基層單位在選擇檔案管理人員的時候要進行嚴格的選拔，在選拔人員后要定期地對檔案管理工作人員進行檔案管理的技術培訓，讓他們接觸和了解到最新的檔案管理知識，學習和利用現(xiàn)代化的檔案管理設備，促進基層單位檔案管理水平的提高，讓信息化的科技設備可以更好地與基層單位檔案管理制度相結合，這樣通過掃描將基層單位所有檔案集中化放置在檔案管理系統(tǒng)中，基層單位檔案管理工作借助于現(xiàn)代信息化的手段變得更加方便，在網絡上也方便其他人員對基層單位檔案信息的查閱，讓基層單位檔案管理工作更好地符合現(xiàn)代化社會的要求，更好地為人民服務，為基層單位的未來發(fā)展指明方向。基層單位檔案管理人員還要與基層單位各個部門緊密聯(lián)系，因為檔案管理工作是涉及到基層單位整體的事情，所以檔案管理人員要與基層單位各個部門保持良好的聯(lián)系，了解各部門對檔案的真實需求，例如在基層會涉及相關的人事部門和財務部門，這些部門對于具體的檔案信息都會有所應用，例如人事部門在對個人升職情況進行全面了解時需要運用到人事檔案，財務部門在對財務進行分析時也需要用到財務檔案數(shù)據(jù)，只有通過這些數(shù)據(jù)，才能夠為后期的工作打下堅實基礎。

2.3 建立完善的檔案管理制度

要讓基層單位檔案管理工作更加的科學化系統(tǒng)化，就需要一個完善的檔案管理制度。一個良好的管理制度對檔案管理工作是有非常積極的促進作用，建立一個科學的檔案管理體系和完善的檔案管理制度，也是保障整個基層單位檔案管理工作向著系統(tǒng)化，科學化方向發(fā)展的重要保障[4 ]?？茖W制度的建立要以法律體系作為基礎，將基層單位實際黨員管理工作與法律體系更好地結合，制定出與基層單位實際相符合的檔案管理制度，檔案管理制度的制定不是短期的事情，不是一蹴而就的，需要在長期到基層單位實際發(fā)展變化中，根據(jù)基層單位的實際情況做出調整，不斷完善檔案管理制度，讓檔案管理制度更好地為基層單位的檔案管理工作服務，將檔案管理制度的作用充分發(fā)揮出來。制定一個完善的檔案管理制度要聯(lián)系整個基層單位的實際情況，耐心地傾聽基層單位上下所有人員的意見，將這些意見更好地收集起來為檔案管理制度的建立和完善提供重要的支持，也能讓檔案管理更好地為基層單位各個部門提供幫助，讓基層單位的檔案管理工作發(fā)揮積極的作用。