人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)研究

摘 要：文本主要針對(duì)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)展開(kāi)深入研究，結(jié)合建立網(wǎng)絡(luò)信息對(duì)人事檔案的重要性，闡述了人事檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題，如硬件設(shè)施不健全、信息化管理制度不夠完善、檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高等，然后又提出了幾點(diǎn)切實(shí)可行的措施，如引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、完善人事檔案內(nèi)容和形式、提高人事檔案信息化水平、注重硬件系統(tǒng)的升級(jí)和更新、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)等。

關(guān)鍵詞：人事檔案;網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)

1 建立網(wǎng)絡(luò)信息對(duì)人事檔案的重要性

以往的人事檔案管理主要由單位來(lái)負(fù)責(zé)，主要的工作職責(zé)為對(duì)文件進(jìn)行收集和整理，而且還是手動(dòng)的，其工作任務(wù)非常的重，還會(huì)大量消耗人力和物力。新時(shí)代給管理工作帶來(lái)一定變化，尤其是檔案管理。在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)，能將存檔信息在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行輸入，并可充分利用。

2 人事檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 硬件實(shí)施不健全

當(dāng)前，對(duì)于有的地區(qū)來(lái)說(shuō)，還沒(méi)有意識(shí)建立信息化檔案管理系統(tǒng)的重要性，缺少建立工作;有的地區(qū)雖然實(shí)現(xiàn)電子檔案，其網(wǎng)絡(luò)共享方面，還沒(méi)有進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)。信息網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展，但有的人事檔案管理部門(mén)在實(shí)際管理工作的過(guò)程中仍運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案，沒(méi)有意識(shí)到信息化管理的重要性，尤其是管理措施上，沒(méi)有進(jìn)行配齊，還不夠完善。這種情況直接關(guān)系到人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.2 信息化管理制度不夠完善

有的部門(mén)來(lái)說(shuō)雖然將信息數(shù)據(jù)庫(kù)建立出來(lái)，但是在查詢上，只有在內(nèi)網(wǎng)上可以實(shí)施，沒(méi)有對(duì)此管理進(jìn)一步與規(guī)范。為了更好地規(guī)范信息管理，使其規(guī)范化，需要在現(xiàn)有的信息管理機(jī)制基礎(chǔ)之上積極進(jìn)行完善，將健全的機(jī)制建立出來(lái)，這將促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)。

2.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

在人事檔案管理的過(guò)程中，管理人員是非常重要的，其綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的水平。但是就當(dāng)前人事檔案管理人員的情況來(lái)看，很多自身綜合素質(zhì)不高，而且還沒(méi)有經(jīng)過(guò)一定的培訓(xùn)，這直接關(guān)系到人事檔案管理工作的順利實(shí)施。

3 人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)有效的措施

3.1 引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備

為了促使人事檔案管理工作順利的實(shí)施，使其朝著信息化方向發(fā)展，在資金方面，需要加大投入力度，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)施，使其網(wǎng)絡(luò)化信息管理更好地實(shí)現(xiàn)，并將相應(yīng)的平臺(tái)打造出來(lái)。在檔案信息化管理中，硬件相關(guān)設(shè)施是非常重要性，高水平的硬件將使檔案資源傳輸水平獲得提高，促使檔案信息共享更好地實(shí)現(xiàn)。在管理信息檔案時(shí)，確保檔案信息管理工作的順利實(shí)施，進(jìn)一步推動(dòng)該項(xiàng)工作的發(fā)展[1 ]。

3.2 完善人事檔案內(nèi)容和形式

在當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)不斷發(fā)展，對(duì)于人事檔案資料來(lái)說(shuō)，也出現(xiàn)了多媒體資料，不僅有圖片還有視頻，等等。多媒體資源的豐富是信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，在人事檔案管理工作中，將成為主流的形式之一。這就需要我們改變以往傳統(tǒng)的人事檔案管理的方式，改為以現(xiàn)代化的方式為主，也就是要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，使得上述的問(wèn)題得到解決?；诖耍诂F(xiàn)有的人事檔案資料結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上，需要展開(kāi)設(shè)計(jì)，并實(shí)施補(bǔ)充工作，使其檔案信息化進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)[2 ]。

3.3 提高人事檔案信息化水平

在人事檔案信息化工作上，為了能更好地實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，從相關(guān)部門(mén)的角度上來(lái)看，需要圍繞著檔案信息化，將相關(guān)的制度建立出來(lái)，促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，使得工作可持續(xù)發(fā)展。在信息化背景下，對(duì)于檔案的使用，主要就是利用信息技術(shù)，采取信息管理的方式，并實(shí)施信息管理工作。在這種方式下，對(duì)于人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其服務(wù)上，能處于主動(dòng)的狀態(tài)，而且為人事檔案信息安全提供重要的保障。在人事檔案信息方面，用戶可以通過(guò)安全網(wǎng)絡(luò)，獲得權(quán)限之后，進(jìn)行管理和應(yīng)用、檢索和查詢。與此同時(shí)，在電子檔案法律上，檔案可作為憑證，這也是檔案的另一個(gè)價(jià)值，同時(shí)也要求確保數(shù)字化檔案的真實(shí)性[3 ]。

3.4 注重硬件系統(tǒng)的升級(jí)和更新

人事檔案信息化的主要目標(biāo)就是便于更好地應(yīng)用?；诖?，在現(xiàn)有的軟硬件系統(tǒng)上，需要適當(dāng)進(jìn)行更新，尤其是服務(wù)器，需要配置高性能的——因?yàn)榉?wù)器的性能直接關(guān)系到系統(tǒng)的整體性能，要避免由于服務(wù)器的問(wèn)題，給人事檔案管理軟件系統(tǒng)的運(yùn)行帶來(lái)不利的影響?；蛘呤怯捎谙到y(tǒng)問(wèn)題，影響到人事檔案管理工作。還要建立性能優(yōu)越的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。對(duì)于信息化來(lái)說(shuō)，主要優(yōu)勢(shì)之一就是管理人員對(duì)檔案資源的訪問(wèn)在任何時(shí)間和地點(diǎn)都可實(shí)現(xiàn)，但這也給網(wǎng)絡(luò)提出了相應(yīng)的要求，要求此網(wǎng)絡(luò)的性能必須要優(yōu)越，網(wǎng)絡(luò)帶寬要做到足夠?qū)挘瑫r(shí)要確保網(wǎng)絡(luò)的安全性。除此之外，還需要有穩(wěn)定的、能起到支撐的作用的操作系統(tǒng)軟件。當(dāng)有了這方面的支撐之后，還需要在現(xiàn)有的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，積極進(jìn)行完善，并不斷開(kāi)發(fā)。首先，在對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)實(shí)施開(kāi)發(fā)工作時(shí)，其設(shè)計(jì)方面，頂層框架上的設(shè)計(jì)必須要有，并做到高起點(diǎn)，具有一定的靈活性和安全性[4 ]。其次，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)功能上，需要將數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用考慮到位，并具備這方面的功能，尤其是數(shù)據(jù)查詢功能和篩選功能以及統(tǒng)計(jì)分析功能。最后，在現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的測(cè)評(píng)機(jī)制基礎(chǔ)之上，積極進(jìn)行完善，將健全的機(jī)制建立出來(lái)。就當(dāng)前軟件開(kāi)發(fā)情況來(lái)看，對(duì)于有的開(kāi)發(fā)人員來(lái)說(shuō)，只意識(shí)到創(chuàng)新和先進(jìn)以及適用的重要性，其對(duì)于人事檔案管理工作了解程度不夠，使得此開(kāi)發(fā)軟件存在限制。體現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)中，使得相關(guān)人員操作不夠靈活。基于此，需要將健全的人事檔案數(shù)據(jù)例系統(tǒng)測(cè)評(píng)機(jī)制建立出來(lái)，在評(píng)價(jià)上，將相應(yīng)的體系建立出來(lái)，將人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件選擇好，所選擇的要具有一定的操作性，確保功能完善化，進(jìn)而獲得良好人事檔案管理效果[5 ]。

3.5 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了使得人事檔案信息化管理更好地實(shí)現(xiàn)，對(duì)于檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求，要求其綜合素質(zhì)要高。單位需要加大培訓(xùn)力度，開(kāi)展各種各樣的培訓(xùn)活動(dòng)，采取定期或者是不定期的方式培訓(xùn)檔案管理人員，可將相關(guān)的知識(shí)作為培訓(xùn)內(nèi)容，使得他們綜合素質(zhì)不斷提高，為人事檔案管理工作順利的實(shí)施提供重要的保障，在人事檔案管理工作上，使其信息化水平不斷提升。首先，需要加強(qiáng)人事檔案管理人員的教育，對(duì)于以往傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)說(shuō)，其檔案資料以紙質(zhì)材料為主，在實(shí)施檔案采集和存儲(chǔ)工作的過(guò)程中，操作方式以人工為主，這種方式的主要缺點(diǎn)為難以使存取的效率獲得提高，而且還會(huì)受各個(gè)方面的限制。其對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)基本不了解。但是以上這些在信息化時(shí)代，是每一位工作人員必須要面對(duì)的。單位需要不斷培養(yǎng)工作人員有關(guān)信息技術(shù)方面的技能[6 ]。其次，從人事檔案管理人員的角度上來(lái)看，對(duì)于以往實(shí)體管理者的角色要進(jìn)行改變，將信息管理員和發(fā)布者作為角色改變方向，朝著這一方向改變，并在信息資源上，加大開(kāi)發(fā)力度，進(jìn)行相應(yīng)的開(kāi)發(fā)，在現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，積極進(jìn)行完善，將健全的系統(tǒng)建立出來(lái)，進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案管理工作的發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)：總而言之，對(duì)于當(dāng)前人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，一定要注重信息化，改變以往紙質(zhì)檔案為主的情況，要讓電子檔案逐步實(shí)現(xiàn)，確保人事檔案管理工作順利的實(shí)施，使其獲得良好的檔案管理效果。在以后的檔案管理工作中，還需要采取定期或者是不定期的方式培訓(xùn)檔案管理人員，讓他們的素質(zhì)不斷提高，進(jìn)而促使人事檔案管理工作發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[5]贠蕊娥，劉大福.關(guān)于人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化管理的思考[J].中國(guó)管理信息化，2019，20（18）：159—160.

[6]徐輝.關(guān)于新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（01）：28+46.

作者簡(jiǎn)介：高春暉（1985— ），本科學(xué)士學(xué)位，山東省濱州市疾病預(yù)防控制中心館員，研究方向：檔案管理。