一種數字化翻譯簽審流程系統的研究

姚慶豐

摘 要：在傳統的聯絡工程工作中，外來圖紙的翻譯轉化需要經過先打印圖紙，然后在圖紙上翻譯內容，最后一步步簽審的過程。隨著互聯網的快速發展，傳統方式既落后又效率低下，因此，有必要創建一個新系統，對從圖紙翻譯到簽審結束的整個流程進行管理，讓聯絡工程工作跟上時代發展的腳步。全流程的數字化管理節能環保，又能提高工作效率。

關鍵詞：圖紙翻譯;簽審;數字化;管理系統

中圖分類號：H085 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1064（2021）01-058-02

DOI：10.12310/j.issn.1674-1064.2021.01.026

外來圖紙的翻譯和轉化是聯絡工程工作中一項很重要的內容，如今，工程圖紙的翻譯轉化尚處在原始的圖紙打印—翻譯—簽審—發放的初級階段，這種傳統的圖紙翻譯轉化模式已經不能適應現代化協同辦公的需要，難以實現工作效率的大幅提升，更不符合國家大力倡導的節能、環保的要求。因此，有必要對圖紙翻譯轉化的現狀進行根本性變革，徹底改變眾人腦海中聯絡工程人員趴在圖板上翻譯圖紙的固有印象，讓數字化技術的程度不斷加深[1]，從而提高員工的工作效率及企業的競爭力。

1 管理系統的創建

在創建管理系統時，需要事先全盤考慮每一個環節，把每個環節的要求確定下來，為系統的建立做好準備。本系統需要確立的關鍵點如下：

1.1 確定數字化翻譯流程方案

經過調研各轉包項目的翻譯簽審流程，并結合流程管理實踐中一些共性問題的不斷提取和歸納[2]，建立如下流程方案：雙擊系統軟件圖標，登錄系統，然后選擇自己要開始的任務。此時，有五種任務可供選擇，分別是翻譯、校對、二校、審核與批準。當選擇翻譯任務后，根據系統提示，在系統中完成翻譯任務。完成后選擇校對人員，點擊“通過”按鈕，任務會自動發送給校對。選擇其他任務類型也類似，完成后點擊“通過”按鈕任務會自動發送給下一個角色。當選擇翻譯時，無法駁回任務。當選擇為除翻譯外角色時，都可以駁回任務，直至最終批準發放。

1.2 選定通用數字化文本格式

通過對工程圖紙使用的多種數據格式比較研究，需要選出一種既便于翻譯，更改和各部門查閱，又盡最大可能保留原工程圖紙數據的通用存儲格式。

目前，各項目所使用的工程圖紙存儲格式多種多樣：有矢量圖如CAT Drawing、CGM等，有像素圖如tif、jpg等。因此，解決方案包括以下目標：

匯總圖紙存儲格式類型。

逐項研究各種格式圖紙轉換成通用格式的可行性和最優方案，包括使用軟件，參數設置，轉換效率等，最大限度地保留原始數據。

經過反復研究對比，并采納不同項目人員的使用反饋，最后把目標縮小到Adobe acrobat軟件的格式，即后綴為pdf的文件格式確定為系統所使用的標準格式。

1.3 制定數字化翻譯規范標準

為了使數字化圖紙翻譯有統一的要求，特別建立如下數字化翻譯規范標準：

高頻詞每圖區至少翻譯1—2處;字體規定：黑體;譯文字號與原文字號匹配，禁止過大或過小;更改描述欄中的尺寸不轉化;弧長尺寸轉化后必須增加弧度符號標記;理論尺寸（帶方框）保留三位小數，轉化后不加方框;參考尺寸（帶括號）轉化后不加括號;對于圖紙上完整的句子，禁止僅翻譯其中的個別單詞，翻譯必須完整;圖紙上的關鍵詞匯，如“X PL”“TYP”等翻譯時不得遺漏;譯文表達必須準確，禁止語言組織混亂，前后不一致，表達模糊;常用專業術語必須按照本項目的習慣進行翻譯，與常規要求相符合;縮略語的翻譯必須與客戶提供的縮略表一致;“0”就是“0”，無正負號，無小數形式;原材料表無須翻譯。

1.4 簽審方案

經過認真分析，確定如下簽審方案：

簽審時，若該尺寸或文本注釋正確，則右擊文本框，“設置狀態”—“審閱”—“已接受”。校對要在正確的尺寸旁打鉤標記;若該尺寸或文本注釋不正確，則右擊文本框，“設置狀態”—“審閱”—“已拒絕”。使用“圖畫標記”—“繪制橢圓形”工具，對錯誤或有問題的文本進行標記;還可以通過雙擊橢圓形標記，在注釋框中填寫正確文本或必要修改信息。校對發現問題后，需將問題文件駁回至翻譯人員。翻譯人員通過“注釋列表”—“篩選注釋”—“狀態”—“已拒絕”或“注釋列表”—“篩選注釋”—“類型”—“橢圓形”來查找問題。修改后，校對人員再次對文件進行校對。重復以上流程，直到全部“狀態”都被標注為“已接受”，所有“橢圓形”都確認修改后，進入二校環節。二校人員要在正確的尺寸旁做第二次打鉤標記。若發現翻譯或校對過程中出現問題，則參考校對的橢圓形標記方法，將錯誤或有問題的文本標記，并在注釋框中填寫正確文本或必要修改信息。二校發現問題后，需將問題文件駁回至翻譯人員。翻譯和校對人員根據橢圓形標記及注釋信息進行修改。修改并提交后，再次進入二校環節。重復以上步驟，直到完成二校流程;審核與批準過程中遇到的問題需參照校對和二校的操作方法進行并解決。在批準環節結束后，翻譯人員需確認注釋列表中顯示的注釋類型，隱藏所有橢圓形標記，即在“注釋列表”—“篩選注釋”—“類型”中，取消勾選“橢圓形”，自此簽審流程完畢。

2 管理系統的限定性要求

管理系統的開發是為了適應現代化管理的需要[3]，應滿足如下要求：

封裝成圖標，雙擊可進入登錄界面。

登錄界面應包含但不限于如下內容：

說明文字

用戶名及輸入窗口

密碼及輸入窗口

登錄按鈕、關閉按鈕

軟件版本信息及版權信息等

單擊界面的關閉按鈕，則直接退出本系統。

在用戶名輸入窗口輸入登錄者的胸卡號，密碼輸入窗口輸入登錄密碼。當完成用戶名和密碼窗口的輸入后，按確定按鈕，系統判斷所輸入密碼正確與否，如不正確，系統給出登錄失敗提醒，并保持在登錄界面，如密碼正確，系統將進入功能區界面。

功能區界面應包含但不限于如下內容：

1）功能區操作提示文字;2）登錄者編號和姓名;3）翻譯按鈕;4）校對按鈕;5）二校按鈕;6）審核按鈕;7）批準按鈕;8）關閉按鈕;

根據任務要求，單擊功能區上的相關按鈕。如想退出系統，單擊退出按鈕。

單擊3）—7）的任意按鈕，則進入相應的操作界面。

操作界面應包含但不限于如下內容：

1）登錄者姓名和編號;2）角色;3）任務列表;4）持續時間;5）發送單號;6）返回上一級按鈕;7）關閉按鈕;8）打開按鈕;9）上傳新文件按鈕;10）刪除按鈕;11）修改發送單號按鈕;12）當前路徑提示信息;

登錄者姓名和編號來自登錄界面用戶名;

角色來自點擊功能區界面3）—7）相對應的按鈕操作;

持續時間用來記錄從任務產生到開始操作之間的時間。

單擊返回上一級按鈕，系統返回功能區界面。

單擊關閉按鈕，退出系統。

任務列表來自平臺相應文件夾內的信息，單擊任務列表中的任務后，單擊打開按鈕，可打開任務并進行相關操作。當任務為翻譯時，按翻譯部分的要求進行翻譯;當任務為除翻譯之外任務時，按簽審部分的要求進行相應操作。

單擊上傳新文件按鈕，出現文件打開對話框，這時選擇需要翻譯的文件后，單擊打開按鈕，系統會提示輸入發送單號，發送單號輸入完畢，需要翻譯的文件的文件名加發送單號后自動上傳至平臺指定位置。

如果上傳文件有誤，在任務列表中單擊此文件，再單擊刪除按鈕，則文件被刪除。

如發送單號輸入錯誤，單擊修改發送單號按鈕，系統會彈出提示窗口，可以修改發送單號。

注：上傳新文件按鈕，刪除按鈕和修改發送單號按鈕，僅在角色為“翻譯”時可用。

打開任務后，操作界面有如下變化：

任務列表，持續時間與發送單號被下級任務人員列表所替代;增加了通過按鈕;增加了駁回按鈕;增加了取消按鈕;

任務操作完成后，如無問題，則簽字蓋章，保存并關閉任務窗口，從下級任務人員列表中選擇任務人員并單擊通過按鈕。如發現問題，則保存并關閉任務窗口，單擊駁回按鈕（任務為翻譯時除外）;單擊取消按鈕則返回操作界面的任務列表狀態。

通過按鈕和駁回按鈕的詳細說明：

從下級任務人員列表中選擇任務人員并單擊通過按鈕（如忘記選擇下級任務人員，直接單擊通過按鈕，則彈出選擇下級任務人員提示窗，任務未批準時除外），系統剪切文件到平臺下? ?步流程文件夾的下級任務人員文件夾內（當任務為批準時，剪切文件到發放文件夾翻譯者姓名文件夾內，并刪除歷史記錄文件夾內相應的文件），文件名和發送單號加本級任務操作者姓名和日期時間后綴以示區別。

單擊駁回按鈕，系統剪切文件到翻譯者名字的文件夾內，并在歷史記錄文件夾內備份，文件名和發送單號加駁回者姓名和日期時間后綴以示區別。

至此，完成一次操作循環。

3 管理系統的調試與實踐驗證

管理系統創建后，經過多次設計改進，完全實現了預期目標。室內各項目組也多次對該系統實測，均未出現問題，這說明該系統可以滿足翻譯簽審流程管理需求。

4 結語

本圖紙翻譯申請系統的開發成功，標志著圖紙翻譯轉化工作告別了繁重、低效階段，迎來了協同辦公的新時期，在現代化生產管理水平方面補齊了短板。另外，它也是聯絡工程發展中的里程碑，標志著聯絡工程工作進入發展新階段。本系統極大地減輕了翻譯人員的體力付出，也提高了工作效率，改變了聯絡工程傳統的工作模式，為聯絡工程的后續工作奠定了堅實的基礎。

參考文獻

[1] 武戎戎.淺談數字化在民用飛機設計與制造中的應用[J].科技致富向導，2011（23）：32-34.

[2] 王玉榮，彭輝著.流程管理[M].北京：北京大學出版社，2016.

[3] 郭東強，傅冬綿.現代管理信息系統[M].北京：清華大學出版社，2017.