淺析檔案安全與經(jīng)濟管理間的關系

王青

摘要：企業(yè)的發(fā)展離不開經(jīng)濟效益的提升，但卻總是忽略細小的管理內(nèi)容，如檔案管理。檔案管理常常被企業(yè)忽視，而檔案安全很容易被利用導致企業(yè)的經(jīng)營危機，進而給公司帶來巨大的經(jīng)濟損失。本文提出“物防、人防、技防”三位一體的檔案安全保密防護體系，并對檔案安全與經(jīng)濟管理間的關系進行了較為詳細的闡述，為檔案部門及檔案工作者提供一定的參考。

關鍵詞：檔案;安全防護;經(jīng)濟管理

1.引言

檔案管理中安全責任重于泰山，檔案資源安全是檔案管理工作的重中之重，關系企業(yè)的發(fā)展，尤其是經(jīng)濟管理方面。大數(shù)據(jù)時代，社會環(huán)境和網(wǎng)絡環(huán)境對檔案資源安全的威脅日趨嚴重，為消除潛在風險保障檔案資源安全，檔案部門要建立起“物防、人防、技防”三位一體的檔案安全保密防護體系。本文著重論述檔案管理方面的內(nèi)容，進而從經(jīng)濟管理方面討論檔案安全的重要性。

2.物理防護

物理防護是檔案安全的基礎性保證。檔案建筑是承載檔案的載體，是守衛(wèi)檔案安全的第一道屏障。檔案部門在加快檔案館建設時要把建筑的安全擺在首位，改善入館檔案的保管保護條件。

改善檔案保管保護條件。檔案保管保護條件的改善是檔案長久保存、長期可用的重要因素。檔案保管保護條件主要指檔案保管硬件設施的安全，改造或新建、擴建的檔案館，要嚴格按照規(guī)范和標準建設，采用先進的安全技術(shù)、設備和材料，檔案庫房安裝視頻監(jiān)控、自動報警、自動滅火、溫濕度自控系統(tǒng)，達到檔案館安全測評標準，提高檔案庫房安全防災等級，定時對檔案保管保護專用設施設備維護和更新，定期對檔案進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除隱患，讓每一份檔案都有安全的棲息地。

3.人防戰(zhàn)略

人防戰(zhàn)略是檔案安全的重要盾牌。從信息化時代到大數(shù)據(jù)時代，科學技術(shù)的發(fā)展促進了檔案管理工作的進步，也對檔案工作者提出了更高的要求，檔案安全與否就在檔案人的一念之間。在外行人看來檔案工作輕松簡單誰都能做，“一入檔門深似海”才是檔案人的真實寫照，檔案工作者要用責任和行動捍衛(wèi)檔案的安全。

3.1完善檔案安全責任到人制度。

安全管理主要是控制風險降低損失，檔案安全管理制度能夠有效預防、及時處理和妥善解決檔案工作中的突發(fā)事件，維護檔案工作正常秩序。首先要健全檔案安全責任制，單位一把手握兵權(quán)掌控全局，對檔案安全全權(quán)負總責，責任細分到各科室各人頭上，尤其是要對信息化科室嚴加要求，形成“檔案安全人我有責”的氛圍;其次要健全檔案安全應急管理制度，檔案應急管理是檔案安全管理的第一大步，事關檔案安危存亡，檔案部門要嚴陣以待，成立以單位一把手為頭的檔案安全領導小組，領導全體檔案工作者對檔案工作八大環(huán)節(jié)的每一個環(huán)節(jié)可能存在的安全風險和可能出現(xiàn)的安全紕漏進行大膽預測、小心分析、深入研究，從而得出結(jié)論，形成與工作環(huán)節(jié)相對應的檔案安全應急管理制度以指導工作。最后，在大數(shù)據(jù)時代，需要重點加強對檔案信息的安全管理，制定檔案機密信息保護制度、檔案信息安全審計制度、檔案信息安全共享制度等，從制度上防范檔案安全風險。

3.2建設檔案大數(shù)據(jù)人才專業(yè)隊伍

一是專業(yè)知識素養(yǎng)。檔案管理是一門專業(yè)性和實踐性很強的工作，大數(shù)據(jù)時代聘任要真才實學的檔案學專業(yè)學科背景的人才，他們扎實的檔案理論基礎知識和過硬的檔案業(yè)務實踐能力，懂管理精業(yè)務，能打開檔案事業(yè)發(fā)展的格局，帶領檔案事業(yè)向前發(fā)展。

二是重人重崗重責。檔案部門要安排高度認真負責的人員從事檔案工作重要崗位，各單位檔案室要安排在編人員從事檔案工作，一方面是他們對檔案更加專業(yè)對工作更加敬業(yè)，另一方面防止因人員流動發(fā)生檔案失泄密事件。

4.技術(shù)防御

4.1建立檔案信息系統(tǒng)安全保密防護體系

對接收進館的電子檔案進行嚴格審查，檢驗電子檔案的存儲載體及內(nèi)容，從源頭上把關;嚴格檢驗電子檔案的存儲的應用系統(tǒng)、計算機、網(wǎng)絡等軟件設備的安全等級，確保電子檔案長期存儲安全系數(shù);加快檔案數(shù)字化工作，有能力的單位最好自己獨自完成檔案數(shù)字化工作，沒條件單位的可以借助社會力量的參與，但嚴格審查檔案數(shù)字化外包管理中介資質(zhì)，選擇合法規(guī)范可信度高的外包公司，做好服務外包工作的安全檢查，并對數(shù)字化工作的全過程進行視頻監(jiān)控，杜絕外包單位盜取檔案信息;對上網(wǎng)共享檔案進行嚴格審查，依據(jù)國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護要求，嚴防文件、檔案在傳輸過程中失泄密，保護檔案用戶個人隱私不被侵害。

4.2建設檔案大數(shù)據(jù)存儲備份中心

檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)使用大大節(jié)約了檔案庫房的容量，提高了檔案管理利用的效率，但單位數(shù)據(jù)庫的存儲容量畢竟有限，大數(shù)據(jù)時代檔案部門面對巨量檔案資源的存儲問題，必須走改變存儲方式來提高效率節(jié)約成本的道路。大數(shù)據(jù)技術(shù)擁有強大的數(shù)據(jù)處理和存儲能力來實現(xiàn)檔案資源存儲備份管理。檔案部門要想對檔案資源進行全面掌控，可以考慮在建立一個檔案資源備份中心，既能保證檔案資源的安全，又能將檔案資源集中起來管理、開發(fā)和服務利用。

5.檔案安全對企業(yè)經(jīng)濟管理的影響

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會生產(chǎn)結(jié)構(gòu)逐漸從勞動密集型向知識型轉(zhuǎn)化，科學技術(shù)成為影響企業(yè)經(jīng)濟效益的重要因素。企業(yè)檔案作為企業(yè)科技成果存在的一種主要載體之一，充分開發(fā)利用檔案，能為企業(yè)節(jié)約人力、物力、財力，創(chuàng)造經(jīng)濟效益，已成為多數(shù)人普遍認可的一個事實。企業(yè)檔案的丟失將直接造成企業(yè)經(jīng)濟的損失，因此，企業(yè)檔案的安全管理也是企業(yè)經(jīng)濟管理的重要組成部分。

6.結(jié)語

本文作者多年從事檔案管理工作，對檔案安全防護及檔案經(jīng)濟效益研究工作有著較為深刻的理解和獨特的認識，提出的“物防、人防、技防”三位一體的檔案安全保密防護體系，并為檔案開發(fā)利用進行了闡述。能夠消除潛在風險保障檔案資源安全，為檔案部門及檔案工作者提供檔案安全管理的參考。

參考文獻：

[1]張艷欣，仝姍姍.國外檔案保護研究現(xiàn)狀與發(fā)展探析[J].山西檔案，2019（01）：44-56.

[2]聶云霞，張加欣，甘敏.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下數(shù)字檔案資源安全研究[J].浙江檔案，2016（06）：22-25.

[3]范園園.淺議檔案風險及安全管理[J].蘭臺世界，2009（12）：4-5.