加強檔案科學管理 促進基層醫院發展

楊培勇 王方海

一、檔案管理的意義所在

醫院檔案管理對醫院的發展，醫學研究乃至醫療領域有著極其重要的作用，是現代醫學進步和發展的重要因素，醫院檔案形成于醫院的醫療、教學、研究、藥品管理、公共衛生管理、行政管理以及其它活動，是具有保存和研究價值的各種文字、圖表、聲像等各種不同種類的載體和不同形式的歷史記錄。醫院檔案不僅涉及到醫院的歷史發展，更關系到廣大人民群眾的各種健康資料，它是指導協調醫院各項工作的重要資料，更是醫院在進行工作計劃和決策時的可靠依據。因此，加強基礎醫院檔案管理，在醫院管理及發展中有著極其重要的意義。

二、基層醫院科學化檔案管理的作用

（一）科學化檔案管理在醫院管理中起著關鍵作用，它

是衡量一個醫院是否積極發展現代化管理的重要標準，更是衡量一個醫院科學化水平的一個標準，一個醫療水平高的醫院必然有一個相當科學的檔案管理系統。

（二）檔案科學化管理有利于基礎醫院的綜合發展。有利于醫院做出長遠的決策，為醫院現代化建設打下堅實基礎;有利于醫療技術與醫療質量的有效管理，為調整各項指標、技術指示提供準確、真實、可靠的依據，有利于醫院各種設備管理，通過對其性能、使用率的準確分析，能夠保證醫療設備的有效利用效果。

（三）醫院檔案管理是醫院各種形式醫療數據的收集、

匯總、加工、儲存的過程。科學化檔案管理，能夠形成科學的、有效的、準確的醫療數據，能夠形成科學決策的有效數據。

三、基層醫院現行檔案存在的問題

（一）檔案意識薄弱，檔案利用率較低

不少基層醫院，很多工作人員，甚至領導，缺乏檔案意識，仍然存在強烈的“重經營，輕檔案”的思想，對檔案管理在醫院工作中的重要性和必要性缺乏正確深刻的意識，甚至沒有檔案這個概念，日常的各種榮譽稱號、處罰決定以及醫院的歷史沿革，只是啥時用著啥時找，從來不存檔，就連編寫《衛生志》用的第一手材料，都是從民間和一些年齡大，工作時間較長的工作人員口中征集，由于這種渠道的不準確性，也就導致了相關檔案的可靠程度不高，經不住推敲，從而忽略了檔案的科學管理，導致了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性缺失，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理人員業務水平不高

在現行基層醫院管理中，目前多數從事醫院檔案管里的人員在專業素質、理論水平，文化程度等方面仍需提高，存在知識面窄、學歷低等問題，未經專業化培訓，而且醫院只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，沒有培養檔案管理人員素質和水平的意識，更未將其納入培訓計劃和要求，導致許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上時代管理趨勢。

（三）檔案管理制度不健全

多數基礎醫院檔案管理不健全，導致檔案收集率偏低，管理分散，缺乏信息資源統一性。大部分基層醫院的檔案管理工作沒有統一的管理標準和模式，對納入檔案的內容沒有明確要求和規定，更沒有制定統一的立卷歸檔制度。由于檔案管理制度不完善，很多有價值的資料、數據都丟失了，阻礙了醫學研究的發展，信息管理和檔案管理嚴重脫節，失去了檔案管理的完整性，從而使現代化醫院的發展跟不上新時期發展的需要。

（四）檔案設備落后，跟不上時代要求

隨著現代經濟與科技的發展，很多基層醫院檔案管理設施設備都已經落后，甚至老化，而基層醫院在檔案管理工作中硬件投入不足，使檔案現代化管理水平不高，甚至是連基本的條件都達不到，許多基層醫院檔案管理工作仍然存在許多困難，如房屋不足，設備陳舊，缺乏資金。基于在這個計算機普及的時代，仍然停留于手工檢索水平上。信息量少，工作效率低下，嚴重阻礙了基層醫院檔案的科學化管理。

四、亟待解決的問題

目前，基層檔案管理與運行存在矛盾的焦點，在于檔案管理部門與基層單位的檔案從事人員業務能力上存在差距。檔案管里部門工作人員大多是按照政府編制考聘錄入的正規院校畢業生，相對業務能力強;而基層部門從事檔案工作人員多由部門組織人事科和辦公室兩個科室共同擔當，小的部門多由辦公室自己擔當此工作，即便是由兩個科室分擔的大部門，檔案從事人員多由一人兼職，并沒有專業專職工作人員。

由此論證，這些非專業人員在工作上與上級主管部門專業管理人員，在工作銜接上存在縫隙，加上上級主管部門很難拿出一定時間進行專業培訓，也就導致了各基層部門單位的檔案管理工作參差不齊，不盡人意，更與上級要求相差甚遠。結合以上贅述的目的，本人建議有以下幾點：

一是招賢納士。要求在合適的時機，建議基層政府注重加大基層單位檔案專業人員編制數目，讓更多的檔案相關專業人員參與當地每年的事業編制考錄，以充實基層單位檔案管里的實力，提高檔案管理水平。主管部門定期對下屬單位的檔案管理人員形成一個有計劃，有規模，有梯次的培訓方案，每年按時間定期進行培訓，且讓培訓單位固定相對人員，不能頻繁更換工作人員，以保持該項工作的連續性。

二是領導重視。拿出得力人員從事該項工作，培訓經費一定到位，舍得出人、出錢，對各級舉辦的培訓班盡量讓所從事該項工作的人員參加，特別是國家層級的學習班，一定盡量派人參加，在增強工作人員業務能力的同時，也開闊他們的眼界……

三是對相關工作人員形成考核體系，增強他們的工作責任心。工作中，除本地政府檔案局歷行的年中、年底檢查外，本部門單位也要例行對專業人員的考核，年初必須根據上級主管部門要求制定一個專門對檔案管理人員的考核計劃，考核成績好的，可繼續從事該項工作，考核成績差的，經培訓復考后仍然不及格的，可考慮調離該工作崗位，把有工作責任心的同志任用到該工作崗位，形成一種長效的鼓勵和激勵機制，一種問責和淘汰機制，用制度管理人，用制度、計劃規范推進工作，以此，不至于浪費單位的資源，也保證了相關優秀人才的脫穎而出，并且能在規定時間內完成解決這些目前亟待解決的問題，把檔案規整好，把檔案工作做好。

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