論檔案管理中的電子檔案管理

章芹

摘要：檔案管理對每個單位都有重要意義，也是每個單位不斷建設和發展的最基本內容。從社會發展的角度來看，檔案管理可以為公眾提供數據服務，從單位的角度來看，是為了滿足自身的發展需求。隨著信息技術的發展，電子檔案管理技術逐漸誕生，成為現代自動化辦公的重要體現。這樣可以使檔案管理更加規范和規范。摘要：本文主要論述了電子檔案管理在檔案管理過程中的現狀，分析了單位使用電子檔案管理的優勢，分析了電子檔案管理的缺陷和不足，并提出了個人見解。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案管理;建議

1電子檔案概述

電子檔案和紙質檔案管理有很大的區別，一個是明顯的物質管理形式，一個是虛擬管理形式，管理的載體依靠紙張和電腦，這是兩者最大的區別。具體而言，電子文件，即電子和虛擬化的文件，大多以電子圖片和電子文本的形式出現，包括命令文件、數據文件、文本文件等。，通常存儲在計算機中，由圖像技術和條形碼技術等技術支持，具有不同的格式，易于修改、提取、存儲、刪除等。，并且高度依賴計算機。另外，電子文件的最小粒度是“片”，可以根據實際需要存儲，大小也可以用KB、MB、GB等單位表示。文件越大，單位越大。此外，電子文件的分類和處理更好，易于提取。在海量檔案中，可以輸入相應的關鍵字查詢檔案，方便快捷，大大提高了工作人員的工作效率。其優點主要體現在以下幾點：

1.1信息處理速度

電子文件管理的信息處理速度與傳統的人工復制速度相比，無疑更快，只需操作鍵盤就可以完成一系列操作，效率更高，不僅加快了速度，而且提高了信息處理的質量。此外，檔案的分類更加方便快捷，這是毋庸置疑的，減少了人工錯誤，節省了時間和精力，保證了檔案管理效率的提高。

1.2信息查詢

以前查閱紙質檔案很不方便。如果文件多，可能需要更多的時間才能找到，這樣會耗費更多的精力和時間。一般來說，咨詢不方便，效率低。但是現代的電子文件存取非常方便，只需要一目了然的查找所需的文件類別和文件名。即使文件數據太多，也可以通過輸入關鍵詞快速搜索，可以節省大量時間，大大提高使用效率，及時反映和發揮文件的價值。

1.3儲存穩定性

傳統的檔案保管面臨著許多風險，這些風險受環境的影響很大，如昆蟲、腐敗、丟失等。，這在一定程度上影響和干擾了檔案管理，且保管不穩定。現代電子檔案存儲不再受這些因素的影響和干擾。因為是電子文件，只要建立并存儲，就可以存儲在電腦或電子文檔管理平臺上進行數據備份。它不用擔心電子文檔丟失、昆蟲、潮濕環境造成的損壞等等。存儲相對穩定，存儲時間較長，有利于檔案的存儲和應用。

1.4信息調整

這里的信息調整包括修改、補充記錄和刪除。傳統紙質檔案的信息很難調整，容易導致檔案的密集和混亂。而現代電子檔案，沒有這個問題，依靠簡單的程序操作，就可以完成看似繁瑣的任務，節省時間，節省力量，提高工作效率。

2電子檔案管理現狀

2.1互聯網環境的威脅

互聯網技術的發展帶來了電子檔案管理在現代檔案管理中的快速發展，提高了檔案信息服務的效率，拓展了檔案信息服務的范圍。然而，互聯網的開放性也給電子檔案的管理帶來了新的挑戰。隨著當前網絡技術的發展和普及，網絡已經成為大眾普遍的應用資源。在這種開放的環境下，網絡中的病毒會入侵電子文件管理系統，減緩網絡的運行速度，竊取電子文件信息，攻擊電子文件操作系統等等。而且網絡的開放性也給黑客入侵電子檔案管理系統帶來了便利。基于互聯網的電子檔案管理面臨著來自網絡環境的威脅。

2.2專業管理人才短缺

電子檔案管理是在現代科學技術發展的基礎上逐步形成的。計算機技術、網絡技術和信息通信技術具有發展晚、發展快、技術更新快的特點。而且計算機技術帶動了整個社會的轉型，增加了對高端科技人才的需求;電子檔案管理人才不僅需要高端技術的應用能力，還需要檔案管理知識，這無形中縮小了人才獲取的范圍。因此，電子檔案管理人才的短缺在現代檔案管理中更加突出。

2.3缺乏安全防范意識

檔案信息是人們在社會活動中形成的原始記錄，它不僅包含各種私人信息，還包含大量的社會活動信息，具有重要的保護價值和社會價值。比如，目前很多無良商家和個人可以收集公開的私人信息，通過各種手段謀取自己的私人利益，甚至通過獲取私人信息來騙錢，帶來了更大的負面影響。在實際工作中，部分檔案信息管理人員缺乏安全管理意識和安全管理手段，給檔案信息管理帶來風險。

3加強現代檔案管理中電子檔案管理策略

3.1加強電子文件管理人員的培訓

在現代檔案管理中加強電子檔案管理，有必要解決目前人才短缺的問題。一方面，人才的培養和吸收要依靠社會招聘，吸收高端科技人才并補充到檔案管理隊伍中，通過這些人才的專業技能解決現有的技術問題，提升其他管理人員的綜合能力;另一方面，通過人員培訓，可以提高當前電子檔案管理人員的綜合素質。此外，在現代檔案管理中，要對人才需求進行合理的調查研究，短期培訓與長期培訓相結合，加強急需人才的內部培訓，與各大高校合作建立雙師型教學模式，形成戰略性人才培養機制。

3.2完善信息安全保護技術

電子檔案信息保密性高。因此，要加強網絡系統安全維護，建立防火墻，加強授權管理，以現代技術手段為技術支撐，以科學管理機制為制度支撐，實現信息安全管理。這不僅可以提高網絡環境下的信息安全，還可以規范電子檔案信息管理的操作流程，提高檔案管理水平。

3.3提高電子檔案的安全管理意識

加強電子檔案管理，必須加強員工安全意識的培訓。一方面，通過培訓，完善員工安全管理手段，豐富員工安全管理知識，提高員工工作技能;另一方面，要建立有效的獎懲機制，規范員工電子檔案信息的操作，嚴格執行管理規范和相關要求，促進員工綜合素質的提高。

結束語

在現代檔案管理中，電子檔案管理以現代科學技術的發展為基礎，在實際應用中顯示出自身的優勢，促進社會發展。然而，在實際應用中存在許多問題。要不斷加強電子檔案管理的研究，提高員工的安全管理意識，加強人員培訓，以適應時代發展的需要，最大限度地滿足用戶的服務需求。

參考文獻

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