探析破解城市建設檔案館檔案接收難題之策

賈納努爾·納吾開

摘要：每個城市都有文明發展史，文明發展史如果不加以保護和整理很快就會消失，淹沒在歷史長河中。中華文明五千多年沒有中斷，離不開對文明發展史的記載和保護，城市建設檔案館的作用不然而喻，尤其是在高速發達的當今社會，信息大爆炸，建設高質量的城市檔案館，形成規范的檔案接收制度，科學合理的管理和保護檔案勢在必行。

關鍵詞：城市;建設檔案;難題

一、城市建設檔案館的的重要意義

（一）為群眾提供便民服務

城市建設檔案館收藏著城市發展的點點滴滴，只要是這個城市的居民，那么從出生到死亡的資料都會在城建檔案館進行收藏和整理。如國家對嚴格遵守計劃生育政策的群眾給予計生補貼，像獨生子女補貼，雙女戶補貼等，這些群眾嚴格履行我國的計劃生育政策，應該享受補貼，但是需要提供結婚證，孩子出生證明等材料。計生補貼從55周歲開始領取，很多群眾因為丟失結婚證或是孩子出生證明而無法享受補貼。這時候城市建設檔案館就能發揮作用，群眾只要攜帶身份證就能到城市建設檔案館去查詢相關資料，便捷順暢，且計生部門對城市建設檔案館提供的檔案資料給予認可，這種無縫銜接暢通了便民服務。

（二）為行政執法提供便利

城市建設檔案館有一個重要作用是為行政執法提供便利，城建規劃檔案每年都會集中整理并移交到城市建設檔案館進行集中管理，這部分檔案一旦入庫可以就是永久性保存，同時還會制作電子檔案，方便查閱和使用。這些永久保存的城市建設規劃檔案就是城市的記憶，這些記錄能為行政執法提供依據。例如，在開展違法建設執法過程中，違法建設鑒別無檔可查，難度較大。這時候查找相關航拍資料，查詢不動產登記證明以及相關建設規劃審批材料就成為執法的依據，白紙黑字的檔案材料最具有說服力，能夠有效避免各種矛盾，方便政府各部門開展工作，也減少了投機取巧行為。

（三）為規劃審批提供參考

行政規劃是一個系統的長期的工作，相關手續和指標都具有連續性，規劃檔案是在行政規劃過程中形成的文件，這些文件一旦形成后，本單位保存3年，整理歸檔后要全部移交到城市建設檔案館保存。但城市規劃不可能一蹴而就，這就需要反復多次查閱原始規劃文件，保證行政規劃和審批的科學性。例如，城市建設中需要辦理土地征用手續，需要根據前期規劃設定紅線，那么需要系統參考整體城市規劃的相關資料，考慮到界線、管道、鐵路、公路、大水網的分布和走向，做到整體協調不沖突，防止出現重復工程，浪費人資財力物力，造成資源浪費和規劃的失敗。

二、城市建設檔案館檔案接收工作存在的問題和不足

（一）規章制度不夠完善

現行的《城市建設檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）于1997年12月頒布實施，《規定》第十四條表明各省、自治區、直轄市人民政府建設行政主管部門可以根據本規定制定實施細則。經過二十多年的發展各省各市各地區也都形成了本地的實施細則。但是，實施細則往往是千篇一律，體現本地特色較少，還有個別地區多年都不更新實施細則的情況，細則的執行也是掛在墻上、寫在紙上多，落實到工作中去少。圍繞檔案接收工作的規章制度更是少之又少，檔案管護制度缺乏立法性的文件，執行力度不大，為城市建設檔案館檔案接收工作帶來很多難題。

（二）工作缺乏積極性

檔案館人員編制較少，一般在20左右，還要分成檔案整理組和檔案查閱組以及人事黨務組、日常辦公協調組等等，人員配備力量薄弱，人員流動慢，晉升渠道單一，個別人員一輩子都在檔案管理部門，工作積極性較差。檔案整理工作一般都是需要整理歸檔的單位攜帶檔案去檔案館集中整理，檔案館工作人員現場指導，整理檔案的人員缺乏專業素養，檔案整理水平參差不齊，為后期檔案移交帶來很大難題。例如，整理完成的檔案入庫時發現整理不合格，需要重新返工的情況屢見不鮮，給工作造成極大的被動。

（三）管理缺乏規范性

通過實際了解，各地區的城市建設檔案館檔案接收工作普遍存在不規范的情況。個別城市檔案館老舊，難以容納越來越多的檔案，需要移交的檔案長期存放在有關單位，在單位改革或人員調整時，很多檔案遺失或者損壞，造成了很多無法挽回的無形損失。新建設的檔案館需要經過規劃、審批、建設，長時間、過程慢，間接導致一部分檔案難以實現規范化管理。檔案管理人員的素質也是參差不齊，在檔案管理過程中也表現的有好有壞，難以定量考核。

三、解決城市建設檔案館檔案接收工作的措施

（一）完善立法，規范檔案接收范圍

立法部門應該十分重視城市建設檔案館相關規章制度的制定，從立法和制度的層面來提高城市建設檔案館檔案工作的重要性。通過規章制度來規范檔案接收范圍，成立檔案接收工作領導小組，經常性的召開領導小組會議，讓相關成員單位明確需要整理和移交的檔案目錄，做到有理有據，科學合理。

（二）創新模式，科學管理接收檔案

大數據日益發展的今天，電子檔案是大勢所趨。城市建設檔案接收工作需要緊隨時代步伐，科學的管理接收的檔案。要創新檔案整理和接收模式，檔案整理和接收要有機結合。在檔案整理過程中開展電子檔案制作，減少人力、財力的浪費。有條件的城市要積極搭建線下檔案傳輸平臺，相關成員單位可以在本單位自行整理檔案，將整理規范的檔案直接上傳到平臺，檔案部門線上審核，審核通過的檔案直接保存到數據庫，這種工作方法不僅可以提高工作效率還能減少檔案搬運造成的損失。

（三）增加經費，提高檔案管理人員素質

財政部門應該加大對檔案整理規范的投入力度，設置專項基金，做到專款專用，改善電子檔案制作的經費掣肘的局面。組織部門還應對城市建設檔案部門的人員給予傾斜，適當的擴編，形成“能上能出”的人員晉升模式。上級檔案管理部門應該經常性的組織檔案管理人員的培訓工作，每年開展至少2次專業性培訓，是檔案管理人員的水準符合規范，更好的指導檔案整理工作。

結語：綜上所述，城市發展對建設檔案館檔案接收工作提出來新的要求，破解建設檔案館檔案接收工作迫在眉睫，面對困難和問題，需要多措并舉形成工作合力，更好的保護城市檔案的價值，牢記城市的建設和發展歷史，讓中華文明史源遠流長，永不中斷。

參考文獻

[1]賈文麗，李儀.城市記憶資源整合研究——以高校記憶檔案資源建設為例[J].四川檔案，2020（04）.