高職本科層次職業教育院校檔案工作管理

摘要：當前高等職業教育發展迅猛，但也存在著檔案管理人員職業能力尚待提高、檔案信息化管理體系尚需健全等問題。本文從本科職業教育出發結合我校檔案工作，提出理解和認識。教學檔案管理在職業院校管理工作中占據著舉足輕重的地位，對學校可持續發展具有不可估量的影響，能夠為校園文化建設提供歷史材料，為教學評估提供準確數據，為教學管理提供指導借鑒。筆者以運城職業技術大學為例，分析當前高職檔案工作存在的問題，提出發展思考，以期提高高職院校檔案工作水平。

關鍵詞：高校檔案工作;教學檔案

一、對本科層次職業教育試點工作的理解

要做好本科層次職業教育院校檔案工作，需要正確認識本科層次職業教育試點工作。運城職業技術大學發展階段，從2006年的一片荒漠土地到占地3000余畝的山西省唯一一所本科職業教育試點學校，從辦學伊始就提出“以服務區域經濟為宗旨，以就業為導向，以文化建設為領統，以育人為根本”的辦學思路，學校本身就是企業辦學，圍繞宏源集團的主業，深入學習《國家職業教育改革實施方案》，將“產教融合、校企合作”在“三協同”上求得新的探索和突破。顧問委員會建設、興建的教學礦井被評為山西省示范性實訓室基地，成為國家級煤礦安全培訓基地、并成功舉辦第21屆（省賽）全國賽煤炭行業職工技能師范賽。2020年“1331工程”建設提出了“八個高”新要求：即“高起點”“高標準”“高站位”“高定位”“高水平”“高層次”“高效率”“高質量”馬校長提出我們不僅在山西，而且要在全國職業教育改革先行先試的路上，起到示范，做出貢獻。實現預設的“省內領先、國內一流”建設目標。

從此角度來看，高職院校更有自己的優勢，高職院校自建立開始就與政府、企業、行業關系密切。政校合作、校企合作等領域產生的文件材料應全面納入收集范圍，職業特色檔案是不可復制的教育教學，校企合作科學項目等厚重的文化資源，是檔案教育功能的源泉，它承載著高職院校的教育教學特色和科技獨創精神。而且這部分材料是高職院校服務區域經濟社會發展的重要證明材料，也是體現高職院校辦學水平和內涵建設的重要記錄。

二、本科層次職業教育院校做好檔案工作的幾點思考

1.強化全員歸檔意識，轉變對檔案管理工作的認知和觀念

全校所有人員有責任把工作過中留下的各種載體（紙質、照片、光盤、等相應的子資料）的檔案資料，按要求移交到學校檔案室，為今后工作提供歷史查詢依據。

2.規章制度不健全，條件投入不夠

一、當前很多高校的檔案管理工作仍然缺乏完整的制度支撐，尤其是基層教學檔案的管理缺乏有效的管理機制，存在檔案歸檔范圍不清晰、管理流程不具體、職責劃分不明確等問題。二、人員配備，現階段高職院校教學檔案一般由教學秘書統籌收集管理，但教學秘書日常工作繁雜，對于檔案管理工作有心無力。大部分教學秘書缺乏系統培訓和學習，存在歸檔不及時、漏歸檔、亂歸檔的現象，應盡快加強專業知識學習，逐步提高檔案人員能力。

3.智慧校園覆蓋下檔案管理信息化-例如技能大賽

大數據時代，高職院校檔案管理已非傳統檔案管理思維所能包含。以運城職業技術大學為例，如校內舉行的學生實踐技能大賽，由教務處統籌安排各項賽事，各二級院系結合專業開設情況，自主確定賽項、自行組織初賽，教務處確定決賽時間，各二級院系組織決賽后，將賽果上報至教務處，再報請學校發文，統一加以表彰。整個賽事所涉及的賽項論證、參賽組織、賽場布置、競賽實施、賽事評判、賽果匯總、表彰嘉獎等諸多環節，所有的原始檔案材料，均采取數字化的歸檔模式。依托智慧校園建設工程正著力構建一套檔案網絡管理系統，

再以目前在高職院校中廣泛采用的畢業設計實習系統為例，畢業生、指導教師、系部、企業等各角色在畢設進程中產生的大量數據，借助信息化管理，學校可以做到隨時調閱、即時管控、永久可查。其次，例如，校園招聘時可以通過調閱某同學自入校以來在各年度實踐技能大賽中的具體賽事信息，側面了解其專業興趣與專業特長，在一定程度上為其未來職業定位與發展提供借鑒;

4.正確處理檔案儲藏及利用價值

從我國高職院校檔案管理目前現狀來看，大多院校都無法正確處理檔案儲存和利用兩者的關系。收藏是檔案管理的基礎，運用才是檔案管理的根本，故而，要貫徹以用為主，藏用并重的原則，將檔案的運用視為最高的價值，并保證所收集檔案的整體質量，保證檔案的價值得到最大程度發揮。從理念的角度來看，檔案管理人員普遍都是將工作中心放在檔案文獻保管層面，致使其存在“閉架借閱”的行為。最終結果就是檔案利用率較低，無法真正發揮其自身利用價值。

三、高職本科院校加強教學檔案管理的思考

1.教學檔案對職業院校發展的重要性

教學檔案是高校教育教學改革的重要依據，是衡量高校教學管理水平和教育教學質量的重要標志之一，是高校教育發展的歷史見證。本科層次職業院校改革試點工作要緊緊圍繞提高教育質量為中心，培養“知識型、技能型、創新型”和“具有勞模精神、工匠精神、敬業精神”的人才，推動職業教育向更高質量、更高水平發展。因此，做好教學檔案管理工作具有重要意義與價值。

2.教學檔案對評估的影響

隨著學校正式更名為“運城職業技術大學”進入職業本科教學元年，學校的教學管理也面臨著更大的挑戰，另一方面，高職院校升格為高職本科院校后，教育部依據《中華人民共和國高等教育法》對全國普通高等學校進行本科教學水平評估，其中重要的評估依據即是教學檔案。教學檔案與教學評估相輔相成。教學檔案是教學評估的重要依據。教學檔案是學校工作過程中積累的重要歷史資料，真實記錄了學校建設發展過程中教學實施、教學改革、教學研究和教學管理等方面的內容，客觀反映了學校教學管理工作的全貌，只有提供系統完整條目清晰的教學類檔案，才能夠充分體現學校的教學管理情況和教科研水平。

結束語

高職院校檔案工作屬于學校各類工作的關鍵構成部分，作為檔案管理人員，應明確檔案工作作為高校重要的基礎性工作，在這樣本科層次職業教育背景下，必須做好高校檔案工作，為本科層次職業教育建設提供檔案力量。

作者簡介：郭爽 女 （1984.3-）河南省南陽市 本科，運城職業技術大學校辦檔案室 檔案管理