試析就業服務視角下的檔案管理信息化要點

楊學武

摘要：在科學技術日新月異的今天，檔案管理信息化、現代化已成為不可逆之勢，是檔案管理工作未來發展的必然結果。本文結合檔案管理信息化要點，從就業服務視角分析了檔案管理信息化建設流程，以供同行今后工作參考。

關鍵詞：檔案管理;就業服務;信息化;現代化;計算機

就業服務是為社會大眾提供就業服務的機構，其工作性質特殊，不以盈利為最終目的，因此該檔案管理工作與普通企事業單位的檔案管理相比存在一定的特殊性。為了讓就業服務中心在日常經營管理中發揮更好的職能，檔案管理工作必須要給予應有重視。文章在檔案管理信息化建設意義的基礎上，從檔案管理信息化網絡建設、檔案管理工作流程優化、人事檔案管理方式拓展等方面著手，探討了檔案管理信息化要點。

一、檔案信息化建設意義

檔案管理信息化建設主要指的是在檔案管理工作中采用科學的指導思想、組織和利用先進的管理方法、利用計算機、信息技術、電子技術、攝影技術等先進的檔案管理設備對檔案信息進行收集、整理、保管和利用，最大限度的發揮檔案管理工作效率，提高檔案實際利用率。經過工作實際總結得出檔案信息化建設不僅能有效提高檔案管理工作的效率，對檔案資源進行科學、合理的優化和配置，并且通過計算機技術、信息技術和電子技術的應用，開發出新的檔案信息檢索和利用功能，實現了檔案先進、科學的管理模式。另外，通過檔案信息化建設，在很大程度上打破了原來檔案利用空間、時間局限性，使得過去封閉的檔案管理模式逐漸轉變成為開放性的檔案管理模式，提高了檔案管理和利用效率，使得檔案資源從收集、存儲到使用都得到更加合理的分配，解決了傳統檔案管理工作中存在的各種缺陷，為大眾提供了更加方便和快捷的檔案檢索服務，縮短了檔案信息公開時間，有效促進了檔案事業的現代化、科學化和有序化發展。

二、就業為服務檔案信息化管理要點

目前，信息技術已成為當代社會最具潛力的新型生產力，是國民經濟發展和社會進步的重要資源，是衡量區域經濟發展水平和綜合國力重要依據。隨著科學技術的發展，傳統檔案管理模式越來越無法滿足檔案管理的需要，信息化就業檔案在檔案管理工作中得到廣泛的應用和推廣，這種發展趨勢給檔案管理工作帶來了新的挑戰。從就業服務視角下進行分析，檔案管理信息化建設工作的開展可以從以下幾個方面入手。

1、建立信息化網絡系統

在開展就業服務檔案工作的時候，為了能更好的提升檔案管理水平，提高檔案管理工作效率，科學應用信息技術、計算機技術等先進技術進行管理優化十分必要，同時需要構建一套相對完善、科學的信息化網絡系統。就業服務中心應該將各類人員的就業信息管理作為整個工作的重點，通過科學的信息收集措施、建立人才檔案數據庫，通過數據庫能夠對個人基本信息、求職信息、招聘信息、特長等相關信息整理，確保就業檔案服務工作的穩定開展，同時讓檔案數據能夠及時公開。檔案管理工作人員在工作中將這些信息錄入到網絡數據庫之中，由系統對這些信息進行匯總、分類，這樣便能給求職者提供適宜的崗位指導和職位建議，幫助失業人員以及就業人員在最短時間內找到適合自己的工作，進而達到維護社會繁榮穩定的目的。

2、優化檔案管理流程

就業服務中心檔案管理的工作流程與管理質量、管理水平等方面有著密切的關聯，為此，應對相關的工作流程進行優化改進，以此來確保檔案管理規范化目標的實現。由于就業服務中心的工作性質比較特殊，從而使得檔案材料的收集成為檔案管理的工作重點，為保證收集的檔案材料真實、完整、準確、可靠，應對材料收集的相關細節加以注意。

首先，應建立一個就業人員檔案材料收集網絡，根據材料的形成特點，采取多種收集方式相結合的方法開展收集工作，如定時收集、補充收集等。

其次，所有與就業人員或是用人單位簽訂的檔案管理合同，均應當以契約形式對雙方應當享有的權利及履行的義務進行明確，并對形成的材料進行及時收集和歸檔保存。

再次，必須保證所有接收的檔案內容完整、材料齊全，任何單位不得以各種名義和理由，扣留檔案材料，也不可以采用分批的方法對檔案進行轉出。檔案管理人員在對檔案材料進行驗收時，若是發現材料有缺失的情況，應索取相關的證明文件，以此來確保材料的完整性。

最后，應改變檔案材料的收集保存方式，從被動接收，轉變為主動收集，可以通過創建新型的存檔模式，解決人檔分離的問題，就業人員檔案材料的收集與整理工作，可由用人單位代為完成，并在制作成正式的材料后，送交就業服務中心，由就業服務中心的檔案管理部門，按照國家的有關規定要求，對檔案材料進行審核，確認符合要求后，進行歸檔保存。

3、拓展人事檔案管理方式為檔案管理開辟新路徑

近年來，隨著人事派遣制度在我國一些城市的推行，對就業服務中心人事檔案管理工作提出了全新的要求。在該制度下，就業服務部門成為員工的法定雇主，并全權負責派遣員工的人事管理工作，而用工單位則與就業服務部門簽訂人事租賃合同，這樣勞動關系發生轉移，由此大幅度提升了人力資源的配置和使用效率，也給就業人員提供了更多的就業機會。在人事派遣制度下，人事與勞動關系的一體化管理格局被打破，就業服務機構成為了人員的管理部門，而用人單位則只負責對人才的使用。同時，人才資源實現了高度共享，用人單位可以按照自己的需要對人才進行選擇，避免了人才選用不當給企業帶來的影響和損失。此外，原有的編制限額隨之突破，進一步滿足了各單位的用人需求。

三、結論

總之，就業服務中心檔案管理人員在開展檔案管理工作的時候，要抓住工作重點，將精力放在為社會大眾提供就業服務信息上，最大限度的發揮檔案資源的應有價值，提高檔案資源的利用效率，維護社會經濟的繁榮和穩定。

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