信息時代下檔案管理工作的創新探討

常春玉

摘要：在社會快速發展背景下，我國已經進入到信息化時代，各個行業以及單位在檔案管理工作中面臨一定壓力。檔案管理工作對于單位發展與行業發展會產生直接影響。信息化時代使得傳統檔案管理工作方式無法跟上社會發展步伐，而且會在一定程度上影響后續行業、單位的更好發展。為避免這一情況的出現，需要及時對檔案管理工作進行創新與完善，提升檔案資料利用率的同時，不斷提高檔案管理水平。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;資料

引言

隨著社會經濟發展水平的不斷提高和科技進步的加速迭代，數字經濟互聯網經濟等新業態層出不窮，逐步成為在某些領域的主導模式。檔案管理工作作為記錄、保存社會文明進步的一項重要工作，為適應和滿足信息網絡時代的實際需要，檔案管理工作必須要進行創新，使檔案管理工作成為新時代社會經濟發展的鑒證人和助推器。文章從檔案管理的學術定義、存在問題、創新途徑及方式探究等方面，對檔案管理工作在新時代社會定位分工及發揮最大效能進行分析研判，提出要讓檔案管理工作主動融入經濟社會發展的大格局，在走向依法管理、走向開放、走向現代化上下功夫，著力推進檔案信息化建設，在服務經濟建設、服務民生建設、服務文化大省建設等方面展現新作為。

1信息化背景下檔案管理工作的特征

基于新時代背景下，可以明顯地看到檔案管理工作也正在朝著信息化的方向發展，這一舉措使得檔案管理工作具備以下兩方面的特征：第一，管理對象發生了轉變，以數字檔案為主。新時代視域下，以往傳統的紙質檔案逐漸被電子檔案所取代。據相關調查顯示，當前大多數單位的檔案管理都以電子檔案為主。與傳統紙質檔案有所不同，電子檔案具有一定的虛擬性且具備多種功能，如復制功能、拷貝功能以及壓縮傳輸功能等。第二，檔案管理核心方向有所轉變，現已從保管儲藏向收集利用方向轉變。在以往的檔案管理工作中，紙質檔案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量時間以及人力的消耗下完成的，且工作效率還非常的低下。而信息化時代的到來，傳統紙質檔案已轉變為電子檔案，檔案管理工作人員只需要充分利用網絡信息技術就能夠實現檔案信息的收集、整理與儲存等工作，大大促進了檔案管理工作質量以及工作效率的提升。

2信息時代下檔案管理工作的創新探討

2.1強化檔案管理服務創新

在檔案管理工作創新期間，針對檔案管理服務也需要相關工作人員能夠給予更多關注與重視，將檔案資料服務功能發揮出來，體現其價值，這也是目前檔案管理工作創新中面臨的一個重要問題。在這一過程中，檔案管理工作創新，要保證檔案資料信息的豐富性，這樣才能為更多人員提供服務，滿足不同行業以及人員的需求。從單位內部信息進行分析，在檔案資料管理期間，往往需要應用數據中心以及管理平臺，針對不同級別員工設置檔案信息訪問權限，通過該種方式提升檔案資料價值，而且能夠防止檔案資料浪費，以及檔案資料被濫用情況出現。除此之外，在服務創新期間，還要對單位外部服務創新給予更多重視，為更多不同人群提供服務。除此之外，在管理服務創新過程中，還需要各個部門之間能夠相互配合。實際上檔案管理工作，與不同部門之間的工作存在交叉，因此，檔案管理工作想要實現更好落實，那么需要更多部門參與到其中，給予檔案管理工作更多支持。在這一過程中，領導層人員要協助管理部門管理工作，當涉及到需要其他部門參與的工作時，領導方面要下達工作任務或者命令，促使檔案管理服務能夠得到提升。一旦在工作中出現沖突等其他問題，領導人員要做好協調工作，這樣檔案管理工作的順利展開也會得到保障。比如，單位在人事檔案的核實中，需要人事部門、檔案管理部門工作人員參與其中，彼此之間相互配合，針對檔案管理工作中存在的不足之處進行補充，使得上交檔案信息的真實性、可靠性得到保障。

2.2加大投入信息化檔案管理建設資金，保障企企業檔案建設長期穩定發展

根據企企業自身內外經營環境和經濟發展水平，加強針對檔案信息化建設管理工作的資金投入，使其優化檔案信息化管理建設工作，開展檔案信息化管理專業知識水平人才培訓。聘請專業人士及專家學者指導檔案管理人員，制定并落實相關檔案管理工作制度，并實行激勵獎項措施，吸引人才，完善信息化管理制度并組織力量全力推動企業檔案管理體制，通過科學技術信息網絡服務系統提高精細化檔案管理能力。加大對信息技術網絡軟件技術投入資金，支持企業檔案建設管理工作，為企企業信息化管理檔案建設提供長期精細化服務質量保駕護航。

2.3觀念創新

觀念的創新，也就是指解放思想、創新思路，對檔案管理工作從固有的認識中解放出來，牢固樹立服務意識、資產意識和增值意識。使檔案管理工作從舊的保存、借閱單一模式轉變為收集、整理、分析、提供（涉密除外）、互動、反饋等基于為政府、機構、大眾貨客戶提供服務的新模式。這一觀念轉變將帶動檔案管理工作在收集、存儲、整理、出借等各個環節的法制化和規范化建設，從而保證檔案資料的本質屬性客觀化以及檔案資料的綜合效益提升，促進檔案管理工作由傳統式的被動服務逐步向主動服務的方向轉變。

2.4形成檔案管理信息化意識

隨著時代的快速發展，以往傳統的檔案管理方式已無法滿足新時代的發展需求以及新時代背景下檔案管理工作的實際需求。因此，在當前的檔案管理工作中，必須要注重數字信息化技術與設備的應用，并在此基礎上進行檔案管理信息化工作意識的形成。作為一項基礎服務工作，檔案管理工作的良好開展對各單位或機構自身的發展有著重要意義。基于信息化背景下，檔案管理工作的開展在借助信息化技術的同時還應將其進行充分體現。首先，相關領導人員應對檔案管理人員進行信息化檔案管理意識的培養;其次，領導人員應注重檔案管理機制的制定與完善，從而為后續檔案管理信息化建設提供幫助;最后，提升檔案管理人員專業技能與綜合素質。不僅要讓檔案管理人員牢固掌握該怎樣開展檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性，還應組織檔案管理人員通過參加培訓或自主學習等方式來進行信息技術的學習。還有一點更為重要，那就是做好人才入門關，在人員選聘的過程中，盡量尋找既具有專業檔案管理知識又具有一定專業技術與信息技術的人才，這樣一來不僅能夠充實檔案管理隊伍，還能夠有效提升檔案管理工作效率與質量。

結語

信息化檔案管理建設采用智能服務模式，是實現辦公檔案管理全面升級發展戰略價值的重要組成部分。以信息技術檔案管理替代傳統檔案管理工作是非常重要的價值途徑。因此，檔案管理工作利用信息技術服務是十分必要的。可以通過單位自身的內外環境及條件，實行信息化檔案管理建設服務模式，能夠利用信息技術服務更好地開展檔案管理工作，讓信息技術檔案建設標準提升企業檔案管理質量，使檔案監督管理得以全面落實。

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