供熱企業檔案管理現狀及對策

張淼

摘要：供熱企業檔案管理工作受到廣泛關注，以往檔案管理形式日益不適應信息化、智能化與大數據時代的需要。還要從檔案管理技術的發展趨勢出發，分析以往檔案管理工作存在的弊端，著力優化檔案管理工作體系，創新檔案管理的方式方法，達到全面提高檔案管理工作效率的目標。

關鍵詞：供熱企業;檔案管理;主要問題;深化改革

引言

社會的發展進步促使人們愈發重視檔案管理的重要性，人們可以從中窺見歷史發展的痕跡，并從中獲取前進的經驗，從而獲得更好的發展。因此，人們需要重視檔案管理的重要性，并不斷尋找強化檔案管理的措施。

1檔案管理現狀分析

1.1檔案管理機制的困境

供熱企業檔案管理的運轉機制較為傳統，改革創新的步伐相對較慢，不少供熱企業的領導干部和基層職工沒能認識到檔案管理的重要價值，對檔案管理的重視不足，不能根據工作需要修訂檔案管理工作制度。一方面，檔案運轉機制不健全，各部門的配合不當，檔案管理運轉率較低，檔案的精準性不足，檔案處置的隨意性大，風險較高。另一方面供熱企業檔案管理目標不明確，重管輕用的思想普遍存在，檔案管理長期以沿用舊有方式，檔案資源未能在重大決策、人事任免、崗位調配、科研創新中發揮積極作用。而且，當前供熱企業檔案管理的信息孤島現象嚴重，檔案信息化建設水平較低，檔案管理未能發揮信息技術的重要輔助作用，還不具備大數據、云存儲與智能化管理的條件，不能在新形勢下修訂和完善檔案管理工作制度。

1.2使用方式弱化成效發揮，“路徑依賴”嚴重

使用方式的不理想，弱化了檔案管理成效的充分發揮。與此同時，一部分企供熱企業的“路徑依賴”現象也較為嚴重，正是因為受到上述問題的制約，部分企供熱企業管理無法得到檔案信息的有效支持。首先，一些企供熱企業在開展檔案管理工作的過程中，過度強調其中的管理屬性，對安全保密原則陷入了一種認知誤區，這些工作人員往往認為，為了追求安全保密，減少了檔案的利用頻率，很多有需求的當事人都無法利用檔案開展相關工作，使得檔案管理中的方便利用原則沒有得到良好體現，也使得使用方式的不足讓企供熱企業檔案管理成效難以良好發揮。其次，“路徑依賴”較為嚴重。一些企供熱企業中的檔案管理人員往往局限于自己的思維慣性不愿意創新探索，將檔案管理神秘化或者無用化錯誤理念貫穿于工作過程，將自己從事的檔案管理工作向后勤工作靠攏，甚至等同于后勤職能，沒有重視檔案利用在檔案管理中的實際作用。受此影響，檔案使用方式也表現出不斷弱化的發展狀態，不利于檔案管理工作效率的有效提升。

2供熱企業檔案管理的改革路徑

2.1加速檔案管理的信息化

信息化是檔案管理工作的發展趨勢，為了發揮信息技術的檔案管理價值，還要大力引進專業的技術設備，滿足檔案管理信息化的現實需要。一方面，應當擬定檔案管理信息化的工作計劃，做好檔案管理信息的年度預算，根據檔案的需要合理申報設備采購申請，保證檔案管理設備及時更新換代。另一方面，開發專業的檔案管理服務系統，提高檔案管理的軟件水平。尤其開發業務檔案管理軟件，實現檔案管理系統與OA系統廣泛聯系，做好檔案信息的自動化采集。新時代還要采用檔案信息化建設的外包模式，針對供熱企業檔案管理信息技術能力不足，人員素質有限的現實，采用招標采購方式打包購買檔案管理服務，要求中標單位在幫助供熱企業加強檔案管理軟硬件建設的同時，承擔技術服務的任務，由專業機構代為培養檔案管理人員。還要保證檔案管理安全性，重點加強檔案信息安全建設，做好檔案數據信息的日常維護工作，開發和優化數據庫的運行工作，從而保證檔案數據信息在網絡環境下得到有效共享。

2.2創新制度管理，加強法規落實和制度考核

切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質量開展的基礎。一方面，所執行的制度要具有先進性，供熱企業應該對機構內的各項制度進行梳理和淘汰優化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結合;另一方面，制度的執行必須科學、穩定，不能三天打魚兩天曬網。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應該同時保存紙質材料，都要嚴格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是供熱企業檔案管理制度面臨的重要挑戰，解決這些問題并嚴格執行，需要加強督導和考核，確保檔案工作不出現漏洞。

2.3提高檔案管理人員的專業素養

檔案管理人員被視為檔案管理的核心，應該提高其管理水平。對于信息化檔案管理工作來說，其融入了多種先進的科技元素，在一定程度上提高了檔案管理效率，但是，檔案管理往往重視傳統的管理模式，并不懂得信息化檔案管理的使用流程，為此，供熱企業需要組織合理的培訓計劃，讓更多的檔案管理人員掌握先進的信息化管理技術。在信息化技術的幫助下，檔案管理質量和效率顯著提高，為后續供熱企業的發展夯實了基礎。

結束語

檔案管理是供熱企業的重要工作任務，新時代還要明確供熱企業檔案管理改革的現狀，從社會對供熱企業檔案的需求出發，完善檔案管理體系，明確檔案管理方法，加快信息化檔案管理改革，加快新型檔案技術的引進更新，從而提高供熱企業檔案管理的整體水平和服務質量。

參考文獻

[1]李啟紅.新時期供熱企業檔案管理創新思路[J].辦公室業務，2019

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