事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

曲瑩

（昂昂溪區(qū)農(nóng)業(yè)綜合行政執(zhí)法大隊(duì)，黑龍江 齊齊哈爾 161031）

引言

在信息化技術(shù)為代表的信息化環(huán)境之下，事業(yè)單位檔案管理工作形式在不斷轉(zhuǎn)變。目前我國電子政務(wù)建設(shè)已經(jīng)成為國家信息化建設(shè)的重點(diǎn)，所以事業(yè)單位檔案管理工作的信息化發(fā)展屬于重要的工作環(huán)節(jié)。但目前來看，事業(yè)單位檔案管理的信息化仍然處于發(fā)展階段，問題較多。對(duì)此，探討事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有實(shí)際意義。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化意義

事業(yè)單位與普通企業(yè)的檔案管理工作相比，具有一定的獨(dú)特性，這是它隸屬于國家的性質(zhì)而決定的。人事調(diào)動(dòng)、工作紀(jì)要記錄以及發(fā)展歷程等內(nèi)容則是其工作的重點(diǎn)，這些資料都是事業(yè)單位歷史變革的見證，有著重大的意義。在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)化建設(shè)的過程以及使用計(jì)算機(jī)化介質(zhì)作為傳播檔案資料的手段具有許多優(yōu)勢(shì)。可以優(yōu)化和改善公共機(jī)構(gòu)中傳統(tǒng)檔案管理的服務(wù)模式。同時(shí)，可以增強(qiáng)檔案信息反饋機(jī)制的最新性，提高工作效率，從而提高檔案管理水平、部門工作水平[1]。此外，事業(yè)單位建立檔案信息還可以有效提高檔案信息的質(zhì)量，提高受眾交流的影響力，改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境，從而有效減少紙張資源的浪費(fèi)。可以解決文件模糊，損壞的問題，有效增加文件的存儲(chǔ)容量。檔案管理可以有效地優(yōu)化公共事業(yè)單位的檔案管理體系和管理方法。在某種程度上，可以減輕文件管理人員的工作壓力，確保公共機(jī)構(gòu)更加專業(yè)化并融入文件管理中，通過電子化和智能化確保公共機(jī)構(gòu)的良好發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

（一）樹立信息化意識(shí)

新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提出了更高要求，無論是事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)，還是檔案管理工作人員都應(yīng)該樹立信息化管理意識(shí)，特別是事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)既要重視單位檔案信息化建設(shè)，也要在不同場(chǎng)合強(qiáng)調(diào)事業(yè)單位黨員信息化建設(shè)的重要意義，讓事業(yè)單位所有工作人員都能夠主動(dòng)地參與到事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)之中，為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)營(yíng)造良好的外部氛圍。同時(shí)，事業(yè)單位管理人員也應(yīng)該樹立信息化管理意識(shí)，不斷進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高自身的專業(yè)技能，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提升檔案信息化管理水平，不斷推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。

（二）完善管理制度

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作開展中，完善檔案管理制度是工作順利開展的重要保證。首先，事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建層層負(fù)責(zé)制度，并成立專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組，保證檔案管理信息化建設(shè)具有專人專崗特點(diǎn)[2]。其次，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)制定長(zhǎng)期規(guī)劃與長(zhǎng)期目標(biāo)，具體應(yīng)涵蓋在線接收、在線移交、在線查詢、在線鑒定等多種內(nèi)容，讓政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫得到有效對(duì)接，讓安全防護(hù)防泄密問題、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻關(guān)問題、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一問題得到有效解決。最后，需要對(duì)權(quán)利義務(wù)制度予以明晰化處理，保證工作開展有序性與工作流程明確性。

（三）構(gòu)建檔案檢索和儲(chǔ)存機(jī)制

事業(yè)單位建立檔案管理信息化的主要目的是增加工作的便捷性，使得檢索更加方便，并能夠?qū)n案信息進(jìn)行安全、準(zhǔn)確地儲(chǔ)存，所以在信息化系統(tǒng)中輸入有關(guān)信息或者數(shù)據(jù)時(shí)，就應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行分類，以便于后期能夠快速地檢索。如果使用的是技術(shù)性較強(qiáng)的檢索方式，就可以使用掃描的方式將信息輸入到系統(tǒng)中，并對(duì)信息進(jìn)行檢查，將錯(cuò)誤的地方及時(shí)改過來。檔案管理人員也要在日常工作過程中不斷地探索和創(chuàng)新，找到更合理的信息化管理機(jī)制，以提升工作效率。創(chuàng)新是發(fā)展的動(dòng)力，因此事業(yè)單位要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，完善檔案檢索機(jī)制以及檔案儲(chǔ)存機(jī)制。

（四）提高人員綜合素養(yǎng)

事業(yè)單位檔案管理人員的能力素質(zhì)高低會(huì)直接影響事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享，因此必須加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而更好地適應(yīng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享的實(shí)際需求。一是要開展定期培訓(xùn)。定期針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力水平，有助于更好地開展檔案信息化建設(shè)；二是要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的素養(yǎng)培育。既要注重事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和價(jià)值理念教育，也要結(jié)合事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享的實(shí)際需要，將檔案數(shù)字化錄入技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)維護(hù)、檔案信息數(shù)據(jù)邏輯、軟件應(yīng)用等相關(guān)技術(shù)作為重點(diǎn)，讓事業(yè)單位檔案管理人員熟練地掌握現(xiàn)代的辦公設(shè)備技能，從而充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)與資源共享中的價(jià)值和作用[3]。

（五）確保信息安全

首先，事業(yè)單位需要增強(qiáng)管理工作人員安全意識(shí)，讓工作人員嚴(yán)格開展檔案資源信息安全鑒定工作，讓檔案開放范圍以及安全保密程度得以明確化處理，讓檔案安全管理工作開展有效性得以提升。其次，事業(yè)單位應(yīng)開展檔案資源存儲(chǔ)殺毒工作，應(yīng)在實(shí)際情況基礎(chǔ)上，裝設(shè)殺毒軟件以及防火墻，并對(duì)硬件設(shè)備、軟件設(shè)備開展定期升級(jí)維護(hù)工作。最后，在信息化檔案建設(shè)中，需要對(duì)數(shù)據(jù)備份功能、數(shù)據(jù)恢復(fù)功能予以全面應(yīng)用，確保檔案數(shù)據(jù)信息安全防護(hù)工作開展綜合性，值得注意的是，事業(yè)單位應(yīng)在安全防護(hù)工作開展中全面結(jié)合實(shí)際情況，讓自身優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮，完成安全風(fēng)險(xiǎn)與安全問題的監(jiān)控工作、識(shí)別工作、處理工作與報(bào)告工作，讓檔案資源管理工作更具綜合性特點(diǎn)。

結(jié)束語

總之，事業(yè)單位檔案管理工作走向信息化的道路，不僅僅是由于信息技術(shù)的進(jìn)步，也是社會(huì)效率提升的必然選擇。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)上要做好與社會(huì)共同進(jìn)步的準(zhǔn)備。在這個(gè)過程中，需要優(yōu)化自身的信息管理水平，與單位的運(yùn)行情況相結(jié)合，探索真正適合自身發(fā)展的科學(xué)道路。了解最新的網(wǎng)絡(luò)信息、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及應(yīng)用軟件，為今后檔案工作的有效展開奠定基礎(chǔ)。