幼兒園檔案管理之見解

摘要：幼兒園檔案是全面反映幼兒園日常管理工作和發(fā)展進程的重要資料，同時也是幼兒園信息資源及科學管理的重要組成部分，有著關(guān)鍵性的作用和影響，幼兒園檔案工作的開展程度體現(xiàn)著幼兒園各項工作的深度，所以幼兒園要提高檔案工作建設(shè)的重視度，注重收集、整理及充分利用，使其更好地為幼兒園發(fā)展提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：幼兒園?檔案?管理

一、管理意識

根據(jù)當前幼兒園配備標準，鮮有幼兒園配備專職的檔案管理員，本崗位需要接受系統(tǒng)的培訓和學習，具備專業(yè)技能和知識，同時還要熟悉幼兒園的各項業(yè)務(wù)，在管理的過程中形成一整套操作程序，因此檔案管理員需要明確樹立管理意識，要有能力制定規(guī)范、合理的管理制度，及完善的檔案運作體系，這些因素均基于檔案管理員的管理意識。

二、收集資料

保存原始、真實的資料是檔案工作中的重要環(huán)節(jié)，收集資料是基礎(chǔ)和起點，所以資料收集要從日常工作中慢慢累積。例如：在教職工當中積極宣傳檔案收集的重要性，使大家從思想意識上認識到保留檔案的必要性。其次制定檔案交存的制度，能夠及時地將檔案資料進行整理保存，以確保檔案收集的完整性。

三、規(guī)范內(nèi)容

（一）明確要求：幼兒園在行政管理及日常工作過程中產(chǎn)生的各種形式和載體的材料，均具有保存、查考和利用的價值存在，所以管理員應(yīng)采用適當?shù)姆椒皶r歸檔，推薦方式為：隨時歸檔與定期存檔。例如：幼兒園開展“喜迎建國70周年之走進軍營”系列活動，我們對擬定的活動方案，向上級的申請，家長通知提醒，安全協(xié)議、后期宣傳及活動反饋等所涉及到的照片、錄象資料，應(yīng)在活動結(jié)束后立即整理歸檔。而每學期的班級備課資料、交接班記錄、月周計劃、區(qū)域活動記錄以及教研等資料應(yīng)在學期末統(tǒng)一整理，按學期為時間段進行歸檔。

（二）結(jié)合實際：根據(jù)幼兒園實際情況對全園產(chǎn)生的檔案進行分類及歸納。例如：上級下發(fā)的政策法規(guī)、指示精神及人事決定;教育主管部門頒發(fā)的幼教方針和指引;行政管理中的規(guī)劃、總結(jié)、人事考核;園務(wù)會議記錄;課題組及年級組的教研課題、教師能力培養(yǎng)、教科研成果、教育教學實踐、保育管理等;家委會的會議記錄、問卷調(diào)查等;后勤保健方面的幼兒健康成長檔案、幼兒衛(wèi)生保健管理檔案、環(huán)境消毒、營養(yǎng)膳食等;教學保教方面的幼兒信息登記、花名冊等;以及開展活動的圖片、錄像等;諸如此類的各種文件材料均進行分類，根據(jù)不同的類別按性質(zhì)分別組卷。例如個人檔案類和發(fā)文類永久保存，其它日常管理中產(chǎn)生的資料可以按長期或短期保存。通過不同形式使原始檔案真實地記錄幼兒園在管理過程中的進程，同時更好地見證幼兒園的發(fā)展。

四、整理技能

（一）檔案的統(tǒng)一性

注重檔案的統(tǒng)一性，首先使用統(tǒng)一的檔案盒，其次在檔案盒的側(cè)面按顏色區(qū)分并統(tǒng)一歸類打印索引及分類項目，例如：教育教學（粉色），后勤管理（綠色）等，配有本園園徽圖標，開啟檔案盒附加目錄，其目的是能清晰地顯示出本盒檔案的材料，所有同類別的項目使用統(tǒng)一字號及字體，查閱時一目了然，即整潔美觀，又科學規(guī)范。

（二）檔案的收集整理

1.資料收集的分工?改變分散的管理模式，建立統(tǒng)一的檔案管理體系，材料的收集分工負責、及時入檔，由專門的檔案管理人員統(tǒng)一管理，在紙質(zhì)版的基礎(chǔ)上，完善電子版，力求把信息錄入電腦備存。

2.資料收集的全面性 幼兒園開展的各種方案性活動（園慶、畢業(yè)典禮、家長開放日、對外觀摩等）等，均列入檔案存儲范圍。

3.檔案整理的完整性。將同類別、同項目、同內(nèi)容的文件材料匯編一起，避免出現(xiàn)凌亂現(xiàn)象。

4.檔案裝訂的便利性

檔案裝訂力求整齊美觀和方便管理，為方便查閱及復印，一律采用長尾夾進行收納歸檔。

（三）明確要求

所有歸檔的材料均需要統(tǒng)一用紙規(guī)格，統(tǒng)一打印規(guī)格，如有書寫版材料，應(yīng)使用統(tǒng)一配發(fā)的版本（如備課本、班級交接班本、會議記錄本），書寫時字跡清晰工整，備注統(tǒng)一時間和題目，以有利用進行統(tǒng)一歸納整理。

五、有效利用

幼兒園要重視檔案的利用，想方設(shè)法提高幼兒園檔案利用率，在原有檔案的基礎(chǔ)上取其長補其短，以便擬定出更完善、更周密的計劃和方案。例如：幼兒園“迎新年.慶元旦”親子游園活動，在方案擬定之前，翻閱往年檔案記錄，從往年的計劃中取其之長加以增補、調(diào)整和完善，以更好地達到預期目的，收到良好的反饋效果。

其次是注意做好保密工作，涉及到上級發(fā)文的檔案均以紙質(zhì)版存檔，不得拍照或上傳網(wǎng)絡(luò)公共平臺;特別需要強調(diào)的是凡是涉及到家長個人信息及幼兒健康或缺點隱私方面的內(nèi)容，都要做到保密，更不允許在公共平臺發(fā)布。

六、借閱管理

檔案的借閱同樣重要，在做好規(guī)范的前提下，還需要人性化管理，例如：各類檔案統(tǒng)一配備借閱登記本，保密性檔案（如上級發(fā)文）需要劃定借閱人范圍，對需要借出的檔案要填寫借閱明細（包括借閱人姓名、借閱時間、檔案名稱、預計歸還時間），此過程全程需要借閱人書寫借閱明細，并親自簽名，檔案管理員要時刻查閱，對于逾期者及時進行催要。

綜上所述幼兒園檔案是幼兒園行政管理當中開拓思路的基石，是教師們教育教學當中的重要幫手，更是同系統(tǒng)教育機構(gòu)相互交流借鑒的紐帶，基于以上幾點優(yōu)勢，可以看出只有做好檔案管理工作才能更好的為幼兒園的工作服務(wù)，才能為幼兒園可持續(xù)、良性發(fā)展提供強有力的保障。

廣東省惠州市惠城區(qū)31661部隊幼兒園?劉貴芝