水利工程檔案管理工作現(xiàn)狀及措施分析

徐英

摘要：近年來，水利發(fā)展面臨著十分難得的歷史機遇。黨中央、國務(wù)院、陜西省委、省政府高度重視水利工作。一批關(guān)系陜西長遠發(fā)展的重大水利工程相繼開工，對加快南水北調(diào)等陜西省重點水利工程建設(shè)提出了新的更高要求，渭河綜合治理、漢水引渭、陜北引黃、榆林王格渡水庫和整個渭河治理，實現(xiàn)水資源優(yōu)化配置。水利工程檔案是水利建設(shè)成果最好的歷史記錄者，客觀反映了工程建設(shè)的全過程，是水利工程建設(shè)、管理、維護和管理的重要依據(jù)和依據(jù)。但是，由于建設(shè)單位重視不夠，檔案管理工作不規(guī)范，目前的檔案管理還存在許多不足。如何加強水利工程檔案管理，確保水利工程檔案的完整、安全、科學(xué)管理，更好地為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù)，是建設(shè)單位值得研究的問題。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;工作現(xiàn)狀;措施分析

導(dǎo)言

水利工程檔案貫穿于水利工程建設(shè)的全過程，是水利工程建設(shè)過程的真實記錄和歷史呈現(xiàn)。水利工程檔案管理的優(yōu)劣直接影響到工程建設(shè)質(zhì)量的綜合評價。隨著水利事業(yè)的發(fā)展，工程更新?lián)Q代頻繁。挖掘和保存水利工程建設(shè)檔案管理記錄中一些有價值的東西，為新建水利工程提供參考，是檔案管理的最終目的。闡述了水利工程檔案管理的重要性，指出了當前管理中存在的問題，提出了改進檔案管理的措施。

1水利工程檔案的內(nèi)涵

水利工程檔案是建設(shè)項目在投資計劃、設(shè)計方案、施工進度、驗收、維護改造等過程中形成的文件資料。水利工程檔案工作貫穿于水利工程建設(shè)的全過程，是維護水利工作真實歷史面貌的重要工作。它們是在工程建設(shè)和工程管理過程中形成的，如水利工程的提案、立項、論證、報批、勘察設(shè)計、招標、施工、監(jiān)理、竣工驗收等，1992年應(yīng)以音像、圖紙等各種載體的總和歸檔，水利部下發(fā)《關(guān)于加強水利科技檔案收集工作的通知》，指出科技檔案是科技活動的歷史記錄，是重要的信息和知識寶庫。水利檔案作為水利發(fā)展不可或缺的基礎(chǔ)，在水利科研、規(guī)劃設(shè)計、生產(chǎn)建設(shè)等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。如果相應(yīng)的水利工程檔案工作建設(shè)不好，長期處于無人管理的松散狀態(tài)，對水利工程的建設(shè)維護和檔案的收集利用極為不利，并必然影響水利工程建設(shè)的質(zhì)量過程控制，其技術(shù)檔案對新建類似水利工程的借鑒作用。

2現(xiàn)階段水利工程檔案管理工作中存在的問題

2.1缺乏足夠認識

在水利工程建設(shè)過程中，普遍存在著對水利檔案管理重視不夠的問題。一些建設(shè)單位把檔案管理簡單地看成是檔案的存儲和保存，對檔案資源的價值缺乏正確認識。造成水利工程建設(shè)過程中一些重要檔案未及時收集、移交、歸檔，甚至丟失，進一步影響了工程建設(shè)資金計劃、工程造價核算的實施，工程造價管理等方面合同糾紛的解決不利于水利建設(shè)單位維護自身合法權(quán)益。

2.2管理不夠制度化

水利工程建設(shè)涉及多個行業(yè)和領(lǐng)域，是一種綜合性很強的工程類型。根據(jù)有關(guān)檔案法、合同法、招標投標法等政策法規(guī)和水利部、檔案局等部門的要求，水利工程建設(shè)單位必須加強檔案管理制度的制定和完善。但在水利工程建設(shè)過程中，一些建設(shè)單位忽視了檔案管理，導(dǎo)致了管理不規(guī)范、資料不完整的問題。主要原因是項目單位沒有全面開展工程檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，檔案管理工作也沒有相應(yīng)的標準體系，導(dǎo)致水利工程檔案中各種建設(shè)信息流于形式。此外，一些水利建設(shè)單位未能建立健全水利檔案管理制度，檔案管理人員分工不清，缺乏有效的監(jiān)督管理機制。由于檔案管理實施缺乏制度約束，沒有建立健全檔案管理質(zhì)量獎懲和長效保障機制，檔案管理工作缺乏執(zhí)行力，最終導(dǎo)致檔案管理人員在日常生活中的松散，無法保證檔案資金信息的準確性和完整性，檔案管理質(zhì)量參差不齊。這在一定程度上影響了水利檔案的利用價值。

2.3 管理者的職業(yè)化水平不高

水利工程檔案管理專業(yè)性強，要求檔案管理人員根據(jù)水利工程的特點，合理建立和歸檔檔案，對水利工程檔案進行快速檢索和分析，為水利工程建設(shè)提供有效支撐。但現(xiàn)階段，水利工程檔案管理人員普遍具備檔案管理技能，但缺乏水利工程專業(yè)知識，一些工程建設(shè)單位在建設(shè)中沒有建立專職檔案管理部分，他們大多只派臨時人員從事工程資料的收集和管理，這將影響工程檔案管理的質(zhì)量。

2.4基礎(chǔ)硬件差，信息化程度不夠

水利工程檔案管理涉及內(nèi)容廣泛，包括水利工程圖紙、工程變更記錄、工程造價、工程驗收記錄等，隨著信息技術(shù)的深入應(yīng)用，水利工程檔案呈現(xiàn)出形式和內(nèi)容多樣化的趨勢，如BIM信息模型、視頻數(shù)據(jù)等，在某些情況下要求水利檔案管理人員具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識水利工程建設(shè)相關(guān)知識、信息技術(shù)操作能力等，要求檔案管理人員進入施工現(xiàn)場，全面了解施工現(xiàn)場的施工情況。項目單位還需要為檔案管理人員配備相應(yīng)的攝像設(shè)備和計算機設(shè)備。另外，在重大水利工程中，項目單位需要為檔案管理營造專門的工作環(huán)境，保證環(huán)境的干燥，避免紙質(zhì)檔案受外界因素影響，造成數(shù)據(jù)丟失等，由于一些水利工程建設(shè)單位對檔案管理重視不夠，工程建設(shè)過程中檔案收集不及時，檔案管理不能滿足規(guī)范化建設(shè)的要求，對水利工程檔案管理產(chǎn)生了負面影響。

3優(yōu)化水利工程檔案信息管理的措施分析

3.1建立科學(xué)的信息檔案管理制度

針對檔案管理的混亂，本文認為要提高檔案管理信息化建設(shè)的效果，必須建立科學(xué)的信息檔案管理體系。有關(guān)單位要根據(jù)國家現(xiàn)行政策和行業(yè)發(fā)展要求，建立比較完善的信息管理體系，重視上級檔案信息的收集和管理，實行規(guī)范的檔案信息管理。水利工程建設(shè)實施過程中，要成立檔案管理監(jiān)督部門或小組，對各參建單位的檔案管理工作進行嚴格檢查。同時，檔案管理督導(dǎo)組還需要對檔案內(nèi)容進行規(guī)范化檢查，促進檔案管理規(guī)范化發(fā)展。

3.2提高信息管理的重要性，重視檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

一方面，管理者要有強烈的責(zé)任感和管理能力，對檔案管理有科學(xué)的認識。只有這樣，我們才能對信息化管理有一個科學(xué)的認識，愿意學(xué)習(xí)信息化管理的理論內(nèi)容和運作模式，進而有效地實施檔案管理中的信息化建設(shè)。另一方面，參建單位要對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，增強其信息管理責(zé)任感。檔案管理人員充分認識信息化建設(shè)的重要性，積極探索信息化管理，逐步增強自身管理能力。工作人員要深入學(xué)習(xí)國家政策和有關(guān)文件的內(nèi)容，注重在實際工作中全面落實信息化管理目標，提高水利工程檔案管理質(zhì)量。

3.3重視管理資金的投入，合理完善信息化管理設(shè)施

以上研究指出，在水利工程檔案管理過程中，管理資金投入不足，缺乏配套的管理設(shè)施，制約了信息化建設(shè)的效果。因此，本文認為參建單位應(yīng)注意管理資金的投入，合理完善信息管理設(shè)施。一方面，單位要加大檔案管理的資金投入，根據(jù)實際情況購置相關(guān)軟硬件設(shè)施，為信息化管理提供更好的設(shè)備支撐。另一方面，要提高工作場所安全管理的效果，避免因火災(zāi)等因素造成的檔案破壞。

結(jié)語

綜上所述，水利工程檔案應(yīng)全面、真實地反映水利工程建設(shè)的各個階段，對水利工程的運行和檔案作用的充分發(fā)揮具有十分重要的意義。項目檔案管理是一項系統(tǒng)工程，無論哪個環(huán)節(jié)出錯，都會給今后的檔案管理、識別、統(tǒng)計、利用等工作帶來困難。水利工程檔案管理具有工作復(fù)雜、細致、瑣碎的特點，這就要求水利工程檔案管理人員進一步增強敬業(yè)奉獻精神，促進檔案管理行為的不斷規(guī)范。水利工程建設(shè)檔案的管理、編制、研究、開發(fā)和利用，將直接轉(zhuǎn)化為新的生產(chǎn)力，促進水利工程建設(shè)的發(fā)展，使水利工程檔案管理在當前國家水利建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

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