信息時代下檔案管理工作的創新探討

馮璐

摘要：隨著社會發展腳步的加快與科技技術的日益提高，推動我國各個領域迎來信息化時代。檔案管理工作作為記錄、保存社會文明進步的一項重要工作，為適應和滿足信息網絡時代的實際需要，檔案管理工作必須要進行創新，使檔案管理工作成為新時代社會經濟發展的鑒證人和助推器。文章從檔案管理的學術定義、存在問題、創新途徑及方式探究等方面，對檔案管理工作在新時代社會定位分工及發揮最大效能進行分析研判，提出要讓檔案管理工作主動融入經濟社會發展的大格局，在走向依法管理、走向開放、走向現代化上下功夫，著力推進檔案信息化建設，在服務經濟建設、服務民生建設、服務文化大省建設等方面展現新作為。

關鍵詞：檔案管理工作;創新

引言

進入大數據時代，數據呈現海量增加趨勢，資料大多表現出超大容量，無論是流程還是分析能力都遠遠超過傳統的數據，表現出多樣性、規模性、高速性以及價值性特點。隨著大數據技術的不斷發展應用，已經有效解決了一直以來困擾檔案管理的資料存儲與應用的技術瓶頸問題，提升了信息管理的智能化水平。進入大數據時代，檔案管理工作應堅持創新原則，樹立創新理念，將其同大數據時代的特點與要求結合起來，不斷提升檔案管理的質量和水平。

1信息時代檔案管理工作創新必要性分析

在信息技術快速發展的當下，社會對于檔案管理工作提出很多要求，使得檔案管理工作已經不是以往對信息的簡單收集與整理，更多的是需要對信息進行全面審核與分析。檔案管理工作人員也需要從根本上意識到，傳統紙質檔案管理工作方式以及信息存儲方式存在一定局限性，會影響檔案管理工作的更好落實，在此背景下，要將電子檔案應用在檔案管理工作中。在檔案信息分類以及存儲期間，加強對先進軟件系統的應用，減輕檔案管理人員的工作壓力，同時可以節約更多空間與時間。檔案管理部門可以對檔案設置更為專業的查詢系統，群眾想要了解某項內容，直接到系統中查詢，節約更多的信息查詢時間，而且信息傳輸效率得到提升，并保證信息準確性。信息化的檔案管理工作，促使檔案管理工作能夠朝著規范化的方向發展。在這一過程中，可以順應時代發展，使得人們對檔案的需求得到滿足，為人們工作提供更多便利。在信息時代中，檔案管理工作也可以實現自身的自動化發展與智能化發展，利用計算機軟件對檔案信息進行管理與收集，提升工作質量。先進的互聯網技術，為檔案收集工作以及管理工作提供更多便利，進一步實現檔案信息共享，檔案數據信息實用性與時效性得到保障。由此可以看出，信息化時代背景下，檔案管理工作必須進行創新與完善，這樣才能為社會更好發展打下良好基礎。

2檔案管理工作創新存在的現實性問題

2.1檔案管理信息化現狀

目前，檔案查詢形式有兩大類，其一是手工查找，其二是計算機查找。就目前而言，手工查找這一傳統的檔案查詢形式仍在大規模沿用，盡管各單位的檔案部門都在不斷采用各種手段升級手工查找方式，設計新的搜索工具等，但仍陷入到了求多不求精的誤區，以檔案搜索工具的數量去提升檔案搜索的質量，顯然，這是一個源于認知層面的錯誤。當下，很多單位檔案管理部門的工作流程可以總結為編制目錄、入庫出庫、卷宗瀏覽等方面，對于計算機辦公，主要應用在文字類工作方面，財務計算管理等方面的工作依然以紙為載體，雖然說智能形式也有所應用，如光盤、U盤、3D識別技術等，但其使用頻率并不高，且其構建的后臺數據庫容量和檔案管理信息化所需的數據庫容量難以相提并論。

2.2檔案管理工作體制與管理工作要求存在矛盾

新時代檔案管理工作的三個方向決定了檔案管理工作的法制化、網絡化、現代化迫切要求，但目前許多檔案的管理除了正規的檔案館相對制度健全外、各企事業單位、民間團體及個人的檔案資料不少處于散亂狀態，其保質性、保密性、保值性都存在很大問題，如果不盡快解決則面臨著檔案滅失的巨大風險。

3檔案管理工作的創新途徑與方法

3.1拓展檔案管理范圍

如今人們對于檔案管理工作的要求正在不斷提升，也只有這樣才能保證檔案管理工作能夠跟上社會發展的腳步。在實際檔案管理工作創新中，為使得檔案管理工作能夠為相關決策等工作提供更為有效的參考依據，要對檔案管理范圍進行拓展。在以往檔案管理工作中，存在一定局限性問題，管理人員通常情況下都是圍繞檔案資料收集開展相應工作，過于注重不同業務資料、數據相關問題，對關聯信息收集與應用造成忽視。這一情況的出現，使得檔案資料信息無法將自身價值全面發揮出來。基于此，在未來檔案管理工作中，需要對檔案管理工作范圍作出進一步明確與完善，使得檔案信息資料收集完善性可以得到保證。管理人員能夠具備大數據管理理念，將全部有關聯的數據信息進行收集，針對收集到的數據信息要做好分類保存工作。如果人們想要了解某項信息，那么可以直接到平臺或者系統中進行查詢應用，提高數據信息利用率，將檔案信息價值發揮到最大。

3.2重視檔案管理隊伍創新意識的培養

應根據大數據時代的要求，培養一支具有創新意識的檔案管理隊伍，構建新時代檔案管理人力新格局。檔案管理相關部門應注意引進信息技術型人才，把好人才招聘關，引導高素質創新型人才進入到大數據背景下的檔案管理工作中，積極應用大數據技術，有效助力檔案管理水平的提升。同時，檔案管理部門應營造良好的學習環境，宣傳大數據相關知識，引導其充分認識大數據技術對檔案管理工作的重要性。應加強學習培訓，不斷提升工作人員的專業素養。大數據時代檔案管理工作離不開一定的基礎設施，應營造良好的信息環境，完善信息化設備配備，為大數據技術的應用提供物質條件。工作人員應加強自身學習，加強結對幫扶，熟練掌握相關信息技術，以便更好運用大數據技術管理好檔案。

3.3高調強化信息化檔案管理建設，是實現企業科技創新戰略因素

現代信息技術不斷進步，信息技術檔案管理工作的建設是必然趨勢。通過科學技術網絡信息服務領域開展信息檔案管理工作是需要長期穩定發展的艱巨任務，要改進工作方法革新檔案管理制度，全力推進信息化建設，認識衡量標準能力的重要性。信息化檔案管理能夠有效預防檔案管理的風險及防范漏洞，利用實時記錄及實時規避錯誤信息等智能監控設備，將檔案管理能力全面提升。企事業單位需要開展專業知識水平及道德素質的培訓，領導層要重視信息化檔案管理建設工作，要從自身履行責任，真正地把信息技術網絡檔案服務平臺發展起來，發揮信息安全技術檔案管理的職能作用，推動企事業單位信息化技術檔案管理建設，實質性地提供企事業單位經濟保障和社會效益的全面能效水平管理。

結語

綜上所述，新時代的檔案管理工作的創新是順應時代要求，推進檔案管理工作在“三個走向”的指導下，對既有檔案管理工作進一步向法制化、規范化、標準化轉變，從而提高檔案管理工作的水平，以新的途徑和方式激活檔案自身的巨大沉淀價值和增益價值，為國家全面建成小康社會和實現全面現代化提供巨大能量，發揮積極作用。

參考文獻

[1]黃丹華.堅定不移踐行“三個走向”煥發新時代湖州檔案工作生機活力[N].中國檔案報，2019-4-15（3）

[2]陸國強.為新時代檔案事業高質量發展提供堅強法治保障[N].人民日報，2020-6-24（10）.

[3]李文華.淺談區塊鏈技術在檔案信息化管理中的應用[J].圖書情報導刊，2018，3（12）：54-57.

[4]包丹丹.基層單位檔案信息化的困境與對策[J].中外企業家，2020（03）