大數據時代下的檔案工作分析

陳思羽

摘要：為了能夠有效解決檔案管理工作中信息丟失或遺漏問題，促進檔案管理工作實現全面均衡發展，應充分利用大數據多樣化的智能管理方式和豐富的數據資源，摒棄以往傳統使用紙質的管理方式，以滿足現代人們對于檔案管理的需求。本文針對于大數據時代對于檔案工作的影響作用進行了具體分析說明，并提出了相關的建議對策來促進檔案管理的優質建設，以供相關人員參考。

關鍵詞：大數據時代;檔案工作;智能管理

前言：

檔案信息的管理工作相對較為繁多且復雜，且在具體的實際操作中，往往會受到來各方面因素的影響作用，導致檔案管理工作無法實現高效以及優質化發展。大數據時代的發展，對于檔案工作的智能化管理有著重要的作用，能夠有效實現信息化管理建設，促進檔案管理工作的整體質量得到提升，利用多媒體和現代信息技術，能夠統一規范管理檔案信息，從而促進檔案信息建設長期發展。

一、大數據時代下對檔案工作的促進作用

（一）檔案數據智能管理化

大數據時代的不斷發展，用智能化的檔案管理方式替代料以往單一的關聯方式，能夠更深層次的挖掘現有的檔案信息資源，從大量的檔案數據庫內部，快捷的找到有較高價值的檔案信息。同時，檔案信息管理工作能夠利用大數據技術將有社會知識、歷史知識和優秀的工作經驗總結歸納出來，利用計算機數據處理方式來為檔案工作提供優質資源，從而促進檔案工作智能化和高效化發展。

（二）檔案信息查找便捷化

對于檔案工作中現有的檔案信息，大數據能夠充分發揮自身的優勢，幫助廣大用戶高效便捷的從大量數據庫中找到用戶自身需求的信息源，利用信息技術的智能化來分析檔案材料和文件，并結合資料數據查找的特點，來及時充實檔案信息數據庫，從而有效防止檔案信息的丟失現象。

（三）促進檔案信息管理規模化

大數據時代具有豐富的數據資源，能夠促進檔案信息資源的統一規范管理，使其能夠轉變以往依靠理論知識的工作經驗來進行管理，而是能夠深入分析和研究檔案信息，促進檔案信息管理的安全高效發展，有效緩解檔案工作人員的工作壓力，減少人力投入成本，保障檔案信息的長效可持續發展。

二、大數據時代下完善檔案工作的相關建議

（一）不斷改進和完善檔案工作服務方式

檔案管理服務由于收到各方面因素的影響，導致檔案工作方式一直無法得到有效提升，而大數據時代的帶來，能夠有效解決這一問題。隨著現代先進信息技術的應用發展，檔案服務方式應結合自身發展情況，轉變以往的服務觀念，用檔案館藏的方式來代替傳統的整體工作服務流程，構建全面的檔案服務體系，針對不同用戶的多樣化需求，制定科學合理的服務方案，有目的有計劃的讓用戶體驗到更優質的服務，同時將檔案服務方式和信息技術的有機結合起來，使其能為用戶實時提供檔案信息，對于檔案服務方面，應積極學習計算機知識能力，以便更夠在數量復雜且類型復雜的檔案智能信息中，為用戶找到所需求的檔案信息，以此來有效保障檔案服務管理工作能夠優質均衡發展[1]。

（二）構建檔案信息管理機制

現階段，一些地區的檔案部門還存在著使用紙質檔案的方式來管理檔案信息，甚至一些比較偏僻的地方仍然要浪費大量的人力來進行查找和整理檔案，增加了檔案管理工作的人力的投入成本，無法更方便快捷的為用戶提供優質服務。有的檔案管理部門雖然已經使用了電子檔案管理方式，但由于沒有統一規范的管理標準和要求，導致在管理方式中很容易就出現遺漏或是重復工作的新問題，且各地區的檔案系統都不太相同，無法實現檔案資源統一建立和查閱。隨著大數據時代的發展，需要改變以往紙質儲存檔案信息，建立有著全面信息的數字化管理模式，建設檔案信息數據資源共享發展，不斷提升檔案信息數據的管理能力，以便能夠更好地結合大數據時代技術發展檔案管理和服務工作[2]。由于各地區的檔案新信息繁多且復雜，所以應將數據信息管理的優勢充分發揮出來，科學合理劃分檔案信息各方面的歸檔和電子文件分類范圍，使其能夠準確、細化的管理各類檔案信息，促進檔案工作朝著先進、高效的管理方向發展。

（三）有效提升檔案工作人員綜合能力

在大數據時代背景下，對于檔案信息的管理工作有著高品質高質量的標準和要求，不在是以往的單一查詢和總結歸納檔案資源，所以相關的檔案工作人員需要提升自身的綜合素質素養能力，利用現代信息技術來使檔案工作能夠規模管理。為了使檔案信息資源庫更加全面和優化，需要加強檔案工作者的工作能力以及信息素養能力，有目的有計劃制定培訓方案來提升檔案工作人員的綜合能力，使檔案工作者能夠通過信息技術的先進手段來分析和處理檔案數據[3]。與此同時，結合現代先進信息技術手段，構建一個健全的數據分析機制，利用這些方式來加強工作人員的實操水平，不斷完善和充實自身的專業知識底蘊，同時檔案管理部門需要對新入職的人員做好崗前培訓工作，使其能夠更快的融入到日常的工作狀態中去，學習和借鑒先進的管理方式，引進先進的信息設備等等，使檔案管理工作能夠適應社會時代發展的需求，從而應用更優質的檔案服務為社會各界人士提供方便快捷。

結語：

綜上所述，在檔案管理工作過程中應用大數據先進科技手段，能夠有助于不斷改進和完善檔案管理服務方式，達到現代化檔案管理的預期理想目標。大數據時代促進了信息技術的不斷快速發展，先進信息技術融入到檔案管理工作中是現代社會發展的必然趨勢，因此檔案管理工作人員應提升自身綜合能力，管理部門也應優化管理方式，構建智能管理體制，為檔案管理工作注入新的生命力和活力，以此來保障檔案工作的長期優質建設發展。

參考文獻：

[1]徐麗娜. 大數據背景下地產檔案管理工作探析[J]. 蘭臺內外，2021，（12）：29-30.

[2]歐陽滿兮. 大數據環境下高校檔案信息化建設研究[J]. 辦公室業務，2021，（08）：109-110.

[3]鄒璇. 探析新時代檔案保護的新理念與新模式[J]. 辦公室業務，2021，（08）：134-135.

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