對油田科技檔案保密工作的認識與思考

陳英 宋小瓊 張寧

摘要：油田科技檔案涉及到了油田企業在油田開發、勘測技術、催化技術、環保技術、工具開發等比較核心的信息，屬于企業高級機密，若是泄露會對企業造成巨大的損失。乃至于在世界經濟一體化之下，這些信息泄露會影響到中國石油行業發展。故而對油田科技檔案實行嚴格管理，建立保密制度落實保密責任，做到文檔的及時收集、分類、篩選、入檔，并在后續的檔案利用過程里進行監督，已經是大勢所趨。

關鍵詞：油田科技;科技檔案;檔案保密;保密工作

前言：在世界環境保護水平越來越高的今天，全球石油行業都在積極地革新技術，誰掌握了高精端環保降耗技術，誰便在市場當中擁有十分明顯的優勢。我國石油產業也必須在科技研發上不斷投入，除此之外還需要提高油田科技檔案保密工作，讓新型勘測、催化、環保、智能等技術得到必要的保護。這需要建立一個縝密的科技檔案保密機制。

一、目前油田科技檔案保密工作面臨的風險

1.缺乏嚴厲的制度約束。對于現代企業來說，完善的制度是最佳的風險防控體系。然而可以發現油田技術檔案管理、利用過程中發生泄漏問題之后，沒有形成具體的制度去實現責任追溯，導致當事人保密意識薄弱。或者有相應的處罰措施，但處罰遠遠沒有讓人產生緊張意識，對其他人員沒有警醒作用，企業油田技術檔案保密工作難有起色。最為嚴重的是，石油和政治有著緊密關聯，一國油田技術是關系到國家經濟安全、世界政治地位的重要因素，一旦核心技術被敵對勢力盜取，會對該國石油產業帶來非常大的風險，油田建設、石油勘探等領域的話語權會不斷喪失。這給國家發展帶來嚴重負面影響。

2.油田科技檔案泄漏點多。科技是第一生產力，技術作為科技的具體體現形式，對油田企業而言具有巨大的影響力，從勘探、鉆探、開采、催化、分離、制取等無一不存在技術。石油企業缺少技術將寸步難行。在互聯網還不成熟時，各國油田技術交流差，保護難度低。但隨著互聯網越來越發達，石油企業的新聞平臺、文檔傳輸以及企業員工尤其是技術檔案管理人員都成為了科技檔案泄露的關鍵點。競爭企業可以采用大數據技術不斷收集對手的結構、非結構信息，最終能夠還原出基本的技術架構。此時，競爭企業會率先推出相應的技術或者搶注知識產權，會導致技術原屬單位非常被動。

3.油田科技檔案沒有實現分級管理。致因有三：第一，油田企業科技檔案管理人員不具專業水平，尤其是不能在信息化管理系統方面具有很好的防范能力。不能針對科技檔案的重要性進行必要的分級，同時形成層次化保密工作。這會導致形成的保密手段趨于一致，打開其中一道保密屏障，通過專業軟件分析便可以將其他保密屏障一一擊破，讓石油企業眾多技術資料暴露出來。第二，沒有在合理保密之下充分利用技術檔案，導致檔案價值降低。這一點雖然不及核心資料被盜嚴重，但對于石油企業而言帶來的損失也是不可估量的，甚至于因為利用率低，導致企業技術更新慢，會落后于其他國家。

4.油田科技檔案保密系統安全水平低。互聯網等信息技術滲透到生活的每一個角落和細節，油田企業的檔案管理同樣如此，在管理檔案的過程中，除了傳統的紙質檔案外，還將計算機信息網絡系統也引入管理運用，這給檔案管理帶來巨大便利的同時，也客觀上給檔案管理來了無形的隱患。網絡信息技術的傳播較快，因而病毒以及技術或是人為的泄密就成為自然的不可避免的事情。檔案管理人員自身保密意識的淡薄帶來的隱患在我國許多油田企業的檔案管理人員都是非檔案管理專業，沒接收過專業的檔案管理訓練。因此，許多檔案管理人員認為檔案管理是企業的一個閑職部門，所謂的檔案管理也不過是資料收集，而未能從戰略高度認識到檔案管理是企業決策的重要資料來源，更是企業核心競爭力的思想庫。其次是保密規章制度落實不嚴帶來的隱患，對我國許多油田企業而言，保密規章制度存在不少，但很多時候制度只是一紙空文，缺乏落實和執行。

二、提高油田科技檔案保密水平的策略

提高油田科技檔案保密水平必須要從制度、技術、人資、設備（系統）入手，通過制度去規范操作，明確操做流程，保證技術檔案從誕生到歸檔和利用都有嚴密的制度發揮約束作用，降低技術檔案遺失泄露的幾率。通過制度去明確檔案管理人員篩選要求，去明確系統保護辦法，最終讓油田企業擁有一個非常完整的技術檔案保密體系。

1.建立嚴格的制度體系。第一，建立全員科技檔案保密培訓制度，要讓每一位員工明確自己工作性質，對本職工作中核心數據、核心信息具有防護意識，減少無意識的泄露。凡是泄露者立刻啟動必要手段去降低信息泄露導致的損失，同時積極按照規定對泄露者予以懲罰，必要的需要按照國家法律追究責任。第二，建立科技檔案保密責任制度。要針對相應的泄露事件形成詳細的責任規定，必須要以這樣的方式提高全員保密意識，能夠對當事人處理同時，讓其他人警醒。并且通過內部媒體曝光事件，提高事件影響力，讓更多人意識到本職工作核心數據的重要性，從而嚴防死守，不敢碰觸紅線。第三，建立績效考核，要將科技保密水平作為評價指標，將保密工作和工資、績效、獎金等掛鉤[1]。

2.要形成風險辨識能力，能夠抓住關鍵點，減少信息泄露。第一，會議記錄把關。在關于重要技術的會議，要減少手工記錄、手機拍攝，要減少信息外泄的可能性。強調有關崗位若是需要，可以由檔案管理部門走程序調檔。并且對檔案管理部門實施嚴密監督，不允許存在因為人情開綠燈現象。第二，對于要發表的行業新聞，尤其是關于技術創新、工具改進等方面的信息，必須要認真把關，不允許內容涉及到核心技術。為此需要設定宣傳審核部門，能夠對每一篇稿件展開審核，無限地降低重要信息泄露風險。第三，要求企業內部員工一律使用企業統一配置的計算機、QQ、微信號，未經允許不得將重要資料傳給陌生人。違反且造成損失者按照損失額度進行相應處理，嚴重者訴諸法律。第四，檔案管理部門、辦公室要按照規定將廢置的文件材料統一銷毀[2]。在銷毀前再度確認，無誤后施行銷毀程序。

3.實行油田科技檔案分級保管。這一點十分重要，涉及到了不同檔案不同利用。為了做到這一點，首先需要嚴格篩選檔案管理人員，要求具有專業檔案管理能力，具有強大的信息技術水平，擁有過人的科技檔案保密能力。只有做到這一點，油田科技檔案分級管理才會得到執行。另外除了檔案管理人員之外，各部門都需要有檔案分級管理意識，能夠保證有關資源得到利用，讓不同檔案獲得充分利用，力求提升檔案的利用價值[3]。

4.要提升油田科技檔案保密系統安全級別。第一，必須要讓檔案管理人員擁有維護意識，需要提供持續培訓，讓他們掌握維護方法，能夠定期查毒、殺毒，并且積極修補漏洞保證系統的穩定性。甚至于可以和第三方機構合作專門研發防毒軟件，提高查殺效率。第二，要積極培養人才，尤其是專業的網絡維護人才，其可以幫助檔案管理人員豐富安全屏障，可以形成更豐富的安全管理手段，保證科技檔案在整個形成和利用鏈條上得到全面保護。第三，能夠積極和第三方軟件公司建立合作，能夠結合企業情況、行業狀態等來全面衡量，最終建立一個強大的檔案管理系統，實現科技檔案自動分級。操作上主要是設定一些參數，讓系統根據檔案關鍵字等去自動分級。

總結：油田企業科技檔案保密工作是需要精細化管理的，要從檔案產生、采集、管理、利用等環節深入開展保密工作，降低傳統企業管理松散導致的各類信息泄露的可能性。這其中制度是第一因素，次之是保密技術、保密人才以及保密系統，只有這些都齊備，才能讓不同保密級別的檔案得到流動和利用，為企業科技水平提升做出積極貢獻。

參考文獻：

[1]蓋景偉.對油田科技檔案保密工作的認識與思考[J]. 卷宗， 2017， 000（028）：25-25.

[2]楊薇.淺談如何加強油田企業科技保密工作[J]. 江漢石油職工大學學報， 2020， 33（3）：2.

[3]周雅偉.科技檔案利用與保密工作的關系[J]. 卷宗， 2020， 010（006）：31.