高校財務智能報銷系統的現狀、問題及建議

趙芷馨

摘要：信息技術的迅速發展，雖然為高校財務智能報銷系統全面取代傳統手工報銷工作提供了強有力的技術支持。但是由于當前的智能報銷系統仍然處在發展應用的起步階段，再加上其產品也大多以網上填報、智能識別、關聯訂單、自由組合等方式為主的智能報銷系統在實際應用過程中，受限于政策、技術以及組織等各方面因素的影響，始終未能發揮出其應有的作用。所以，加強智能報銷系統運行現狀和問題分析研究的力度，制定科學合理的應對策略，才能保證高校財務智能報銷系統建設目標的順利實現。

關鍵詞：智能報銷;網上報銷

1.智能報銷系統的現狀及問題

智能報銷系統運行過程中遇到的政策性、技術性與組織性壁壘，對財務信息化策略的落實造成了極其不利的影響。首先，政策性壁壘。政策性壁壘主要指的是相關部門針對智能報銷系統的改革尚處在起步階段。（1）電子票據的普及和推廣尚未完成。經過深入調查發現，當前國家稅務總局雖然在增值稅普通發票與增值稅專用發票、財政部結算票據、衛計委醫療收費票據、海關總署專用繳款書、鐵路總公司客票等方面實現了票據的電子化改革。但是火車票、出租車票等尚無法實現票據電子化，所以在短期內仍然無法徹底拋棄傳統紙質單據。而電子票據與傳統紙質票據并存的現象，不但增加了高校財務人員票據核算工作量，而且制約了智能報銷系統的建設和發展。（2）票據主管部門接口并未完全開放，現有報銷系統無法準確驗證票據真偽，往往需要投入大量人力物力進行票據的驗證和檢查工作。其次，技術性壁壘。所謂技術性壁壘指的就是現有智能報銷產品存在著概念性強，但操作性低的問題。比如，OCR技術精確度與成熟度偏低，導致票據識別過程中經常出現數字或文字上的誤差，如果工作人員過度依賴智能報銷系統識別票據的話，難免會因為識別結果出現錯誤，造成不必要的損失。由于使用者在使用智能票據系統的同時，還需要使用肉眼再次檢查識別結果，所以，該技術的普及和應用并未真正的節省操作人員的時間和精力。此外，智能報銷系統在實際應用過程中，必須嵌入員工的身份證號、公務卡好、手機號等隱私信息，所以系統在后期使用維護過程中的信息安全保密工作也是當前普遍存在的問題。最后，組織壁壘。這里所說的組織性壁壘指的是組織在變革的過程中，經常受到來自于各個方面的抵制和反對。（1）年齡較大的工作人員已經習慣了傳統手工和面對面交流報銷的方式，內心普遍存在著抵觸操作系統復雜和控制嚴格的智能報銷系統情緒。（2）智能報銷系統的使用需要各部門之間的相互協調和配合，任何一個環節出現問題，都有可能導致系統無法正常運行，反而影響了票據報銷工作的效率。（3）任何一項新技術的發展和應用都會導致傳統工作崗位被替代。比如，隨著智能報銷系統的推廣和應用，員工可以通過系統自行預定機票、酒店等，而之前專門負責機票、酒店等預定工作的員工將被取代，主管部門必須重新考慮此類工作人員的調整和安排事宜。

2.高校財務智能報銷系統建議

2.1依托信息技術，改變傳統業務流程

智能報銷系統的推廣和普及，改變了傳統的工作人員單據報銷必須面對面將單據報送至財務部門，然后由財務部門負責單據的審核，然后當面或電話溝通單據中存在的問題，而智能報銷系統應用后，單據報銷人員只需要通過網上預約報賬，并按照報銷業務和附件的類型，然后按照要求上傳照片，由手機終端或PC提交即可。單據線上提交工作完成后，現有所屬項目（單位）負責人進行線上審批，并在審批確認無誤后，再轉由財務部門進行最終的復核，不僅減少了工作人員審核票據的工作量，而且優化了單據報銷的流程，提高了單據報銷工作的效率。

2.2云端操作，簡化審核與報銷手續云辦公

充分發揮遠程連接與vpn設置的優勢，不僅徹底打破了地域限制等因素對財務人員與業務辦理人員的限制，實現了在不同辦公地點完成財務操作的目的。而且在內嵌財務管理原則的指導下，將標準化的語言轉化為程序語言，利用智能報銷系統代替了傳統的人工操作方式，保證了單據的準確性，促進了財務人員處理單據報銷效率與準確性的全面提升。比如，第三方商旅服務平臺在聯動商旅、采購平臺中的推廣和應用，不但從源頭上減少了單據報銷審核與報銷的數量，徹底解決了商旅服務平臺差旅方面存在的問題，合理運用定期結算的方式，緩解了相關部門的資金墊付壓力，由財務部門定期與供應商直接結算，有效減少了財務部門的業務量，促進了財務部門業務處理質量和效率的全面提升。

2.3以智能財務報銷為依托，不斷擴展外延功能

高等教育事業迅速發展的過程中，科研與非科研業務針對發票的需求量也呈現出迅速增長的發展趨勢，如果只是簡單依靠傳統手工開票方式，顯然已經無法滿足高校教育事業發展的票據業務需求。所以，相關部門必須合理借助預借開票系統，將高校的傳統財務系統與智能報銷系統連接在一起，通過遠程批量開票的方式，完成發票的開具和管理工作。業務人員通過預借開票系統提交并上傳票據的原始資料，然后由財務部門進行審核，實現真正意義上業務人員與財務人員零接觸辦理票據管理與報銷業務的目的。隨著excel表格在開票信息系統中的使用，充分發揮了大批量開票的優勢，滿足了大型會議開票的要求。此外，電子檔案系統作為智能報銷系統的重要組成部分之一，財務管理人員借助檔案電子化管理系統，不僅為高校科研項目經費的審計、上級各項檢查工作的開展提供了線上遠程支持，同時節約了高校財務管理部門的項目經費審計時間和精力。這就要求，高校在引進和應用實物一體化管理模式時，應該同時引入專業的第三方服務機構，提供憑證影像化掃描上傳系統與實物憑證管理服務，才能保證票據報銷工作的高效進行。

3.結束語

總之，數字化與AI智能的迅速普及和應用，體現出了財務信息化體系建設的重要性。所以，相關部門必須積極探索和研究智能財務報銷系統建設的思路和途徑，鼓勵財務信息專業人員積極參與到智能報銷系統的建設和應用中，推動智能報銷系統的全面發展。

參考文獻：

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