基于跨區(qū)域統(tǒng)一管理模式的項(xiàng)目采購(gòu)管理創(chuàng)新方法

李檬　高伍晴

摘要：對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)管理流程進(jìn)行分析，規(guī)劃各階段所需時(shí)間，建立管控模型。然后結(jié)合法律及制度中的注意事項(xiàng)，設(shè)計(jì)制作了“項(xiàng)目管理流程指引袋”，為每個(gè)項(xiàng)目定做指引流程。同時(shí)，還制作了項(xiàng)目監(jiān)控展板，控制項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度。

關(guān)鍵詞：模型建立;項(xiàng)目指引袋;監(jiān)控展板;考核

1.實(shí)施背景

三峽水利樞紐梯級(jí)調(diào)度通信中心（簡(jiǎn)稱：三峽梯調(diào)）是長(zhǎng)江電力股份公司下屬二級(jí)生產(chǎn)單位，全面負(fù)責(zé)金沙江下游～三峽梯級(jí)電站的調(diào)度工作，具體涵蓋三峽、葛洲壩、溪洛渡、向家壩四座電站以及未來(lái)建成的烏東德、白鶴灘等電站。下設(shè)若干生產(chǎn)部門和管理部門。

由于三峽梯調(diào)存在工作戰(zhàn)線長(zhǎng)、地域廣、對(duì)外協(xié)調(diào)量大等工作特點(diǎn)，造成項(xiàng)目采購(gòu)管理工作存在很大難度。同時(shí)，隨著國(guó)家、集團(tuán)、公司管理越來(lái)越規(guī)范，各種制度頻繁發(fā)布，業(yè)務(wù)范圍也越來(lái)越廣泛，導(dǎo)致項(xiàng)目采購(gòu)管理人員工作量劇增，近五年來(lái)，人均工作量翻了一番。在此背景下，主要面臨以下挑戰(zhàn)：

（1）項(xiàng)目采購(gòu)管理過(guò)程的合規(guī)性需求。法律法規(guī)及制度的不斷發(fā)布對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)過(guò)程合規(guī)提出更高要求。

（2）跨區(qū)域項(xiàng)目采購(gòu)管理水平提升的需求。多區(qū)域項(xiàng)目采購(gòu)管理對(duì)從業(yè)人員水平提出更高要求。

（3）項(xiàng)目采購(gòu)管理人員減負(fù)增效的需求。項(xiàng)目采購(gòu)管理人員如何在工作量越來(lái)越大的情況下減輕負(fù)擔(dān)，提高效率是目前面臨的挑戰(zhàn)。

2.管理方法

針對(duì)以上存在的問(wèn)題，項(xiàng)目歸口管理部門根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)目前的項(xiàng)目采購(gòu)管理流程進(jìn)行分析，規(guī)劃各個(gè)階段所需時(shí)間，明確各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，建立管控模型。然后結(jié)合法律及各類規(guī)章制度中的注意事項(xiàng)，設(shè)計(jì)制作了“項(xiàng)目管理流程指引袋”，為每個(gè)項(xiàng)目量身定做指引流程，更好的服務(wù)項(xiàng)目責(zé)任部門。同時(shí)，還針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目，制作了項(xiàng)目監(jiān)控展板，控制項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度。

2.1模型建立

為設(shè)計(jì)好項(xiàng)目指引袋，首先建立項(xiàng)目采購(gòu)時(shí)間的管控模型。對(duì)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)制度進(jìn)行梳理，列出了從采購(gòu)立項(xiàng)到合同簽訂共11個(gè)流程，分別是采購(gòu)立項(xiàng)審批、采購(gòu)文件編制、采購(gòu)文件審批、項(xiàng)目發(fā)布及評(píng)審、評(píng)審（評(píng)標(biāo)）報(bào)告編制、評(píng)審（評(píng)標(biāo)）報(bào)告審批、決標(biāo)、決標(biāo)紀(jì)要下達(dá)及公示、發(fā)布成交通知書(shū)、合同編制、合同簽訂審批。

每個(gè)階段的審批權(quán)限按照項(xiàng)目金額大小，分為了單位、公司、集團(tuán)三個(gè)層次。根據(jù)不同的采購(gòu)方式采購(gòu)執(zhí)行各環(huán)節(jié)時(shí)間又有不同。

根據(jù)采購(gòu)方式和審批權(quán)限兩個(gè)維度的約束，最終建立采購(gòu)各階段審批時(shí)間表。用來(lái)指導(dǎo)項(xiàng)目指引袋中各流程的時(shí)間節(jié)點(diǎn)設(shè)置。

2.2項(xiàng)目管理流程指引袋

指引袋采用組合模式，由指引文件袋、項(xiàng)目摘要、目錄、內(nèi)頁(yè)和附件組成。項(xiàng)目摘要貼附在指引文件袋封面，給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以項(xiàng)目最直觀的印象;目錄列出項(xiàng)目從立項(xiàng)到完工直至后評(píng)價(jià)的所有流程環(huán)節(jié)，由采購(gòu)經(jīng)辦人根據(jù)需要在目錄上進(jìn)行環(huán)節(jié)的勾選操作;每個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)一個(gè)內(nèi)頁(yè)，并根據(jù)項(xiàng)目需求粘貼附件做出每個(gè)項(xiàng)目的專屬指引內(nèi)頁(yè);最后將以上部分裝入指引文件袋，形成每個(gè)項(xiàng)目獨(dú)一無(wú)二的定制管理流程袋。

考慮到在項(xiàng)目招標(biāo)采購(gòu)、實(shí)施執(zhí)行中的政策、制度和管理要求時(shí)有變化，采用菜單式開(kāi)放設(shè)計(jì)，支持增補(bǔ)、修改和擴(kuò)展兼容。

2.2.1項(xiàng)目摘要設(shè)計(jì)

項(xiàng)目摘要為一個(gè)項(xiàng)目的概述，提供了項(xiàng)目的基本信息，如下圖所示，摘要設(shè)計(jì)成方框形，空白部分由經(jīng)辦人手工填寫(xiě)，并粘貼在指引袋封面處。

2.2.2目錄設(shè)計(jì)

目錄是項(xiàng)目實(shí)施的脈絡(luò)，采用三級(jí)格式羅列出項(xiàng)目采購(gòu)管理全周期環(huán)節(jié)。第一級(jí)，是以時(shí)間為軸分成“采購(gòu)立項(xiàng)”、“采購(gòu)管理”、“合同簽訂”、“合同實(shí)施”、“項(xiàng)目驗(yàn)收”和“后續(xù)工作”六大模塊;每個(gè)模塊下由數(shù)量不等的步驟組成第二級(jí);第三級(jí)則為步驟下根據(jù)項(xiàng)目不同類型、規(guī)格、采購(gòu)方式和決策權(quán)限設(shè)置的環(huán)節(jié)。

2.2.3內(nèi)頁(yè)設(shè)計(jì)

內(nèi)頁(yè)是針對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行具體指導(dǎo)的作業(yè)書(shū)，每個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)一張內(nèi)頁(yè)，在設(shè)計(jì)上采用框架+擴(kuò)展模式，主要分為固定和活動(dòng)兩部分。固定的是指一個(gè)環(huán)節(jié)中適用于任何一個(gè)項(xiàng)目的部分，如序號(hào)、信息填寫(xiě)路徑、具體事項(xiàng)、注意事項(xiàng)、協(xié)作人等;活動(dòng)的是針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的個(gè)性化定制部分，如環(huán)節(jié)說(shuō)明、文檔模板下載、任務(wù)完成時(shí)間、審批步驟等。具體設(shè)計(jì)如下圖所示。通過(guò)以上設(shè)計(jì)，在內(nèi)頁(yè)部分，一明確了各環(huán)節(jié)時(shí)間，二規(guī)范了項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程的控制;而且，采用活頁(yè)設(shè)計(jì)，避免出現(xiàn)裝訂成冊(cè)的厚重感，方便使用。

經(jīng)過(guò)實(shí)際操作，項(xiàng)目管理流程指引袋有效實(shí)現(xiàn)了一次選擇、全程指導(dǎo)、規(guī)范操作、控制進(jìn)度。

2.3項(xiàng)目監(jiān)控展板

管控模型建立起來(lái)之后，根據(jù)模型的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，建立項(xiàng)目監(jiān)控展板。首先確定時(shí)間恒值。我們以項(xiàng)目決標(biāo)時(shí)間作為整個(gè)模型的基準(zhǔn)時(shí)間，分別按照管控模型中的時(shí)間約束，分別向前和向后反推其它節(jié)點(diǎn)。然后將技術(shù)方案定稿時(shí)間、采購(gòu)文件發(fā)出時(shí)間、決標(biāo)時(shí)間和合同結(jié)算時(shí)間四個(gè)時(shí)間作為關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)，進(jìn)而控制整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度。

中心所有項(xiàng)目集中做成一張展板，即形成了中心的項(xiàng)目監(jiān)控展板（詳見(jiàn)圖3），可以隨時(shí)觀察中心每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展，是否滿足生產(chǎn)要求。展板分為正常區(qū)、提醒區(qū)和警示區(qū)，每個(gè)項(xiàng)目做成一枚磁力紐扣粘在展板上。如果項(xiàng)目進(jìn)度一切正常，并且預(yù)計(jì)也不會(huì)出現(xiàn)滯后，則放在正常區(qū)。如果項(xiàng)目有可能滯后的風(fēng)險(xiǎn)，則放在提醒區(qū)。如果項(xiàng)目已經(jīng)滯后，則放在警示區(qū)。通過(guò)這三個(gè)區(qū)域的劃分，對(duì)于項(xiàng)目起到了分段控制的效果。

如果在關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)上滯后，則會(huì)在月度績(jī)效考核中進(jìn)行扣分處理，最終會(huì)影響項(xiàng)目責(zé)任主體的績(jī)效收入。如果在一般時(shí)間節(jié)點(diǎn)上落后，則每周通報(bào)一次，督促項(xiàng)目責(zé)任主體抓緊時(shí)間推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展。

通過(guò)項(xiàng)目管控模型、項(xiàng)目監(jiān)控展板以及指引袋等一系列手段，項(xiàng)目進(jìn)度得到有效控制，對(duì)于落后及滯后項(xiàng)目能夠一目了然的發(fā)現(xiàn)。起到了監(jiān)控和管理的作用。

3.實(shí)際應(yīng)用

3.1成果描述

項(xiàng)目歸口管理部門在三峽梯調(diào)范圍內(nèi)正式發(fā)布了以項(xiàng)目指引袋為核心的管理創(chuàng)新方法，涵蓋了采購(gòu)立項(xiàng)、采購(gòu)管理、合同簽訂、合同實(shí)施等共計(jì)22個(gè)步驟，37個(gè)環(huán)節(jié)，基本涵蓋了項(xiàng)目管理的各個(gè)業(yè)務(wù)面。該工作以采購(gòu)流程為導(dǎo)向，整合各部門及區(qū)域中心資源，通過(guò)將各項(xiàng)采購(gòu)流程進(jìn)行逐步細(xì)化，分清各部門在項(xiàng)目管理中需要完成的工作，明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并提出與之相對(duì)應(yīng)的管理要求，在實(shí)際工作中為各項(xiàng)目責(zé)任部門、區(qū)域中心開(kāi)展項(xiàng)目管理工作提供切實(shí)可行的指導(dǎo)。

通過(guò)實(shí)施本方法，主要解決了以下問(wèn)題：（1）通過(guò)項(xiàng)目指引袋的每步的指示，項(xiàng)目管理過(guò)程更加清晰，各類邊界約束更加明確，過(guò)程的合規(guī)性大大增強(qiáng)。（2）通過(guò)為多個(gè)區(qū)域每個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制作專門的項(xiàng)目指引袋，并輔以監(jiān)控展板，多個(gè)區(qū)域的項(xiàng)目采購(gòu)能夠同步推進(jìn)，采購(gòu)界面不交叉，人員分配更加合理，管理更加高效。（3）項(xiàng)目采購(gòu)管理人員通過(guò)指引袋及監(jiān)控展板等手段，避免了流程上的反復(fù)和無(wú)效溝通，有力的提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了減負(fù)增效的需求。

3.2應(yīng)用效果

三峽梯調(diào)的成本管控體系，以提高企業(yè)的管理效益、經(jīng)濟(jì)效益和工作效率為目的，促使中心由職能管控向流程管控的轉(zhuǎn)變，在審批步驟上將人員解放出來(lái)，可以更多的思考管理創(chuàng)新及經(jīng)驗(yàn)推廣等活動(dòng)，從而進(jìn)一步提高工作效率。自流程推廣應(yīng)用以來(lái)，成本管控體系在三峽梯調(diào)范圍內(nèi)覆蓋各部門、區(qū)域中心，使用率達(dá)到100%，同時(shí)通過(guò)信息化手段推進(jìn)其應(yīng)用深度和廣度，使成本管控體系成為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力之一，支持中心戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.3效益分析

2018年，利用項(xiàng)目采購(gòu)進(jìn)度表及項(xiàng)目指引袋模式來(lái)推進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，規(guī)范采購(gòu)流程，計(jì)劃采購(gòu)的調(diào)控樓內(nèi)部裝修、智慧數(shù)字沙盤、大容量通道建設(shè)等一系列項(xiàng)目采購(gòu)流程將會(huì)更加規(guī)范，這些項(xiàng)目的實(shí)施再度提升中心的調(diào)度水平、加強(qiáng)中心的調(diào)度能力，為公司發(fā)電量增長(zhǎng)起到更大的作用。

通過(guò)使用采購(gòu)進(jìn)度表及項(xiàng)目指引袋的新型項(xiàng)目管理模式，三峽梯調(diào)的節(jié)資率明顯提高，有效的為公司和中心節(jié)省了成本，降低了公司的成本支出，為公司實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化提供了有力保障。

成本控制體系實(shí)施后，三峽梯調(diào)項(xiàng)目管理工作提升顯著。設(shè)置關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)，將時(shí)間節(jié)點(diǎn)的滯后落實(shí)到部門考核指標(biāo)上，按照績(jī)效考核體系的標(biāo)準(zhǔn)和要求對(duì)部門進(jìn)行考核，有助于將責(zé)任部門對(duì)自身項(xiàng)目管理工作進(jìn)行科學(xué)、合理的分析，有序推進(jìn)項(xiàng)目。這樣既明確了各部門的指標(biāo)要求，又在各部門之間形成一個(gè)良性的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，不僅有利于團(tuán)隊(duì)集體榮譽(yù)感的建立，而且調(diào)動(dòng)員工工作積極性，提升整體管理效益。

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