辦公室文秘工作質量和水平提高策略

俞付平

摘要：本文首先分析了辦公室文秘工作對企業的重要性，接著分析了提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略。希望能夠為相關人員提供有益的參考和借鑒。

關鍵詞：辦公室;文秘;工作質量;水平提高策略

眾所周知，辦公室工作是企業正常運轉的核心，而在辦公室工作中，文秘人員更是起著至關重要的作用，他們是連接上層領導和下層員工的紐帶，只有文秘工作圓滿完成，領導的決策才能夠及時有效地傳達給員工，及時準確地開展下一步工作。因此，作為辦公室文秘人員，在新形勢下要及時了解國家下發的各種文件，不斷提高自身的綜合能力，在煩瑣的工作任務中找到正確的規律，從而更好地服務領導和員工，成為合格的參謀助手。

1.辦公室文秘工作對企業的重要性

企業的辦公室文秘工作通常是服務領導，日常工作包括規劃領導每日活動、將領導日程等。如果企業領導需要外出辦公或出差，文秘工作人員需要提前安排好領導活動流程、辦公時間、交通出行等。企業的辦公室文秘還是領導的傳話筒，當領導傳達出某一意圖或者指令后，文秘工作人員需要使用合理的傳達方式將領導意圖傳到企業的各個部門中，一般情況下，文秘工作人員通常使用文件將領導意圖轉化為書面形式。辦公室文秘工作是企業上下級傳遞信息的一個重要樞紐，對企業未來發展有著至關重要的作用。

2.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

2.1創新服務方式，當好參謀助手

如今我國科技水平不斷進步，手機、平板、電腦等工具使文秘工作更加便捷，節省了大量的時間。因此，文秘工作的重心可以轉移到幫助辦公室領導處理日常事務性工作、協調溝通上下級關系、規范撰寫公文材料上。同時，為了更好地完成參謀助手的任務，辦公室文秘人員要找準自己的定位，不應該認為文秘工作僅僅是記錄會議內容、撰寫公文材料等文字性任務，應該把文秘工作的定位上升一個高度，充分認識到文秘在企業中的作用，在辦公室領導的大方針下合理安排工作，協助領導完成信息傳達和決策執行，提高工作效率和質量。

2.2超前籌劃，做好服務工作

眾所周知，企業對于文秘人員的要求越來越高，文秘人員是連接領導和員工的樞紐，需要時刻關注企業發展，對任何問題要提前思考，尤其是對領導關注的問題要提前介入，充分發揮好參謀助手的作用。同時，文秘工作需要耐心和細心，例如在安排會議時要充分考慮好參加會議的人員，為領導準備好會議安排方案，簡要概括會議內容、明確會議時間，更要在會議結束后將詳細的會議內容上傳至領導，下達至員工。辦公室文秘人員只有做到超前規劃，耐心細致才能保證工作不出錯，才能做好服務工作，不斷提高自身綜合能力，成為合格的助手。

2.3健全辦公室各項規章制度

文秘人員是辦公室對內和對外的一扇窗，是工作形象與精神面貌的綜合體現。建立并不斷完善辦公室各項規章制度，是提高辦公室文秘工作水平的前提，一則為文秘人員提供工作指南，二則也是一種可激勵文秘人員工作熱情強有力的組織保障和政治保障，完善文秘人員入職、培訓、管理等各項規章制度。詳細來說，依據其工作崗位和職位的需要，主要有招聘、入職、管理、人員調動、培訓、薪資發放、經費管理、檔案管理、文件管理、印章管理、衛生管理、考勤管理以及內部安全管理等各個方面的制度完善。對于每個文秘人員來說，首先應該樹立服務意識和大局意識，嚴格遵守辦公室關于文秘工作崗位的各種規章制度，一定要遵規則、遵制度辦事，立足工作崗位，扎扎實實把本職工作做實做細做好，從而提升辦公室文秘工作水平。

2.4規范撰寫公文，有效傳達工作任務

作為文秘人員，要系統學習公文的撰寫標準和要求，時刻關注國家下發的文件，及時了解公文撰寫的最新要求。同時，文秘人員要熟知不同種類的公文并做到詳細區分，在使用時要明確公文類別，不能錯用、亂用。文秘人員一定要細致，撰寫公文時要認真檢核對，全文圍繞核心內容，“是什么，為什么，怎么做”來撰寫，不能存在邏輯問題，一定要條理清晰，語言通順，無錯別字現象。并且要做到善于思考，與時俱進，具有責任心，充分保證公文的準確性、權威性、政治性。

2.5強化對專業技能的訓練

不斷學習，提高綜合能力。無論是新入職的文秘人員，還是有一定的工作經驗的文秘，都要不斷學習來提高自身能力，與時俱進，了解新形勢下對于辦公室文秘人員新的要求，更好地服務公司。首先，作為文秘人員要充分了解公司的產業鏈，明確公司的發展前景，只有這樣，才能在領導需要的時候提供值得參考的意見。其次，要努力學習科學文化知識，不斷提高文字能力，畢竟文秘人員是需要撰寫會議記錄和公文材料的。再次，了解領導的工作程序，更好地配合領導工作。因為文秘人員也可以稱為領導的助手，只有充分了解領導的工作特點，才能緊跟領導步伐，提高工作質量和工作效率。最后，學會細致辦事，辦公室文秘人員不僅僅需要文字表達能力，更需要協調統籌能力，在安排會議時，要考慮參會人員的名單、座位、會議內容和會議時間，提前安排好可以避免部分人員時間沖突造成不必要的麻煩。同時在安排領導出差時，也要充分考慮時間沖突問題，提前做好計劃，飛機等交通工具的使用，賓館、車輛的安排，路線的規劃等都可以看出你是不是一名合格的辦公室文秘人員。

2.6善于鉆研，找到工作規律

一個優秀的文秘人員，要做的不僅僅是努力工作，更要學會在繁雜瑣碎的工作中找到規律。同樣的工作任務，有的人需要一天才能完成，而有的人只需要兩三個小時就可以做到。這時你要思考為什么我的工作效率比別人低？而不僅僅是悶頭苦干，當領導詢問時覺得自己也完成了任務并且工作努力，殊不知這只是自我滿足，工作效率極低造成的。雖然辦公室工作大多是煩瑣的，但也要講究方式方法，從復雜的小事中找到共有的規律，這樣不僅僅可以節省時間，降低工作強度和難度，更能提高工作效率，更好地幫助領導完成工作。

3.結束語

眾所周知，在辦公室工作中，文秘人員發揮著重要作用。作為一個合格的秘書，要做的是在會議上準確記錄領導的任務和要求，并整理下發到各個部門。同時，文秘人員能否做到規范撰寫公文和材料是判斷工作是否合格的標準。因此，辦公室文秘工作不僅僅需要優秀的文字表達能力，更需要溝通協調能力，從而更好地進行信息的傳達。

參考文獻：

[1]淺議辦公室文秘工作水平的提升策略[J].陳建明.傳播力研究.2020（05）.

[2]提高辦公室文秘工作質量的策略[J].張琦.中小企業管理與科技（中旬刊）.2020（03）.

[3]辦公室文秘工作質量和水平提高策略[J].祁迪.中外企業家.2020（02）.