高校財(cái)務(wù)檔案電子化探析

邵楠

摘要：隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，各類新型的信息技術(shù)都逐漸融入到了各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的生產(chǎn)當(dāng)中去。同樣的，時(shí)代形勢的轉(zhuǎn)變也帶動了高校財(cái)務(wù)檔案管理模式的更新，目前，高校財(cái)務(wù)檔案正逐漸朝電子化開始發(fā)展。基于此，z下文將對高校財(cái)務(wù)檔案電子化管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出了有效的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：高校;財(cái)務(wù)檔案;電子化

高等院校的檔案管理活動是其管理活動的基礎(chǔ)，是高等院校不斷發(fā)展的重要基石。近年來，隨著電子化水平的不斷提升，各高校紛紛采用財(cái)務(wù)檔案電子化管理的新模式。財(cái)務(wù)檔案電子化管理可以更科學(xué)地管理財(cái)務(wù)檔案，更大幅度的提高財(cái)務(wù)檔案管理效率，同時(shí)也可以修補(bǔ)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理的漏洞。

1.高校財(cái)務(wù)檔案管理的主要特點(diǎn)

1.1 關(guān)聯(lián)性

實(shí)行統(tǒng)一管理，分級領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制是財(cái)務(wù)檔案管理遵循的原則，這就構(gòu)成了院校財(cái)務(wù)電子檔案管理體系的一個(gè)重要的特征，就是要保證財(cái)務(wù)檔案電子化能夠責(zé)任到每人，構(gòu)建各部門各院系的相互關(guān)聯(lián)性，形成關(guān)聯(lián)性緊密的高校財(cái)務(wù)檔案管理模式。

1.2 專業(yè)性

從財(cái)務(wù)檔案管理的特征來看，其具備一定專業(yè)性。主要可以從兩個(gè)方面概括：一是財(cái)務(wù)專業(yè)票據(jù)，如高等學(xué)校、中專、成人收費(fèi)票據(jù);往來資金結(jié)算票據(jù)、非稅收入票據(jù)等等。其次是財(cái)務(wù)核算專業(yè)憑據(jù)。例如銀行對賬單、科目匯總表、差旅費(fèi)報(bào)銷單、薪金發(fā)放表等此外，財(cái)務(wù)檔案還反映了一個(gè)學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動和財(cái)務(wù)狀況，能夠直觀地獲得學(xué)校的財(cái)務(wù)信息。

2.高校財(cái)務(wù)檔案電子化管理中存在問題

2.1 電子化建設(shè)管理目標(biāo)混亂

作為高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理，由于人數(shù)較多往往造成檔案較多。再從紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊^程中，如何有效建立電子化的系統(tǒng)來幫助資源得到快速的整合檢索與分類管理，是高校建設(shè)過程的難點(diǎn)之一。高線在建立系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫的過程中，財(cái)務(wù)管理分類并未做到有效甄別，使得整體系統(tǒng)內(nèi)部下的小分部往往形成不了統(tǒng)一的管理目標(biāo)。因此，即使建設(shè)起了方便快捷的云數(shù)據(jù)庫等管理系統(tǒng)，管理科室及行政人員在對信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)處理壓縮的過程中，由于部門的目標(biāo)不同，阻礙了高效率的信息錄入，使得財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理出現(xiàn)了錄入內(nèi)容重復(fù)、數(shù)據(jù)處理錯(cuò)誤等問題。

2.2 高校財(cái)務(wù)檔案電子化管理水平薄弱

我國高等院校財(cái)務(wù)電子檔案的電子化管理較晚豈不，專門針對高等院校電子化財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的建立健全還有待完善。高校的財(cái)務(wù)電子電子化，包含了電子電子化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。為了保證高校財(cái)務(wù)檔案便于查閱且有序存放，需要依靠電子計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開發(fā)，開展財(cái)務(wù)信息的記錄和整理。有不少高校通過多年的優(yōu)化管理，在電子化建設(shè)管理上已經(jīng)有很大投入，但是其缺少相應(yīng)的制度約束，這就使得院校很難將財(cái)務(wù)信息檔案管理工作建設(shè)成為安全性和可靠性極強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)。

2.3 財(cái)務(wù)管理人員業(yè)務(wù)水平不足及專業(yè)人才缺失

財(cái)務(wù)檔案電子化管理不但需要財(cái)務(wù)人員具有超高的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還要求其要熟練懂得運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。然而，目前我國許多高校的事情境況中，財(cái)務(wù)工作經(jīng)常有一人身兼數(shù)職的狀況，例如會計(jì)兼任會計(jì)檔案員。眾所周知，近年來高校財(cái)務(wù)檔案數(shù)量激增，為了財(cái)務(wù)檔案信息錄入工作能夠順利完成，很大一部分工作甚至由學(xué)生代為錄入。這種情形下，工作雖然可以完成，但數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性卻不能得到切實(shí)保障，因此高校的會計(jì)檔案管理工作一直處于落后狀態(tài)。

3.高校財(cái)務(wù)檔案電子化優(yōu)化措施

3.1 完善制度條約

規(guī)章制度是每個(gè)工作的保護(hù)傘，也是每個(gè)工作得以開展的必要前提條件，在整個(gè)工作流程中，每個(gè)工作人員都必須以此為行為準(zhǔn)則，把制度隨時(shí)放在心中，嚴(yán)格的執(zhí)行每個(gè)工作規(guī)定的流程。只有這樣才能保證工作能夠順利有序的開展，從而提高工作效率與水平，達(dá)到最初預(yù)想的目的。檔案電子化管理，也應(yīng)該擁有屬于自己獨(dú)特的一套辦公制度規(guī)章，財(cái)務(wù)部門人員和檔案管理人員應(yīng)該通力合作，必要時(shí)可以向別的相關(guān)部門人員求助，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，以分組建設(shè)、分層建設(shè)、分類建設(shè)的基本政策為工作指南，對政策的實(shí)施、人員行為的制約，從而制定出一套切實(shí)可行的科學(xué)檔案管理制度，其中如《高等院校財(cái)政檔案工作人員規(guī)定制度》、《高等院校財(cái)政檔案保存獎(jiǎng)懲制度》、《財(cái)政檔案移交規(guī)定制度》、《財(cái)政檔案銷毀制度》、《財(cái)政檔案管理保密制度》等等一系列的制度都可以進(jìn)一步規(guī)范財(cái)政檔案收納信息、整理規(guī)劃、按類桂檔、保存、利用等多個(gè)方面，為檔案電子化建設(shè)提供了一套有效的制度保障，為學(xué)校檔案電子化建設(shè)打好了制度基礎(chǔ)。

在工作過程中，應(yīng)該清晰的劃分工作流程，使其符合真實(shí)的實(shí)際情況。應(yīng)該嚴(yán)格的按照規(guī)定要求，把財(cái)務(wù)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間、程序要求作為每個(gè)工人內(nèi)心的行為準(zhǔn)則，以此來保證工作的順利進(jìn)行，按照學(xué)校統(tǒng)一劃分的分類標(biāo)準(zhǔn)，以及統(tǒng)一管理要求的制度，及時(shí)高效的整理、移交檔案，做好數(shù)字化管理應(yīng)用。

3.2 建設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理的電子化設(shè)備體系

財(cái)務(wù)檔案電子化管理的背后需要有設(shè)備的支撐，比如終端軟件的研發(fā)、主機(jī)的投入。鑒于財(cái)務(wù)檔案管理的保密性和安全性要求，最好由高等院校獨(dú)立進(jìn)行主機(jī)運(yùn)營，并開發(fā)配套的云端軟件和財(cái)務(wù)檔案管理終端，做好紙質(zhì)檔案和電子檔案的對接工作，不能遺留歷史問題。建設(shè)設(shè)備體系主要有兩個(gè)方面：硬件設(shè)備和軟件設(shè)備。硬件設(shè)備包括終端和主機(jī)，其中重要的部分是監(jiān)控部分，即系統(tǒng)監(jiān)控硬件，是為了防止財(cái)務(wù)檔案造假。軟件設(shè)備包括財(cái)務(wù)檔案輸入軟件、安全軟件、云端分享軟件、主機(jī)控制軟件，其中重要的是安全軟件。只有確保安全，才能使電子化在財(cái)務(wù)檔案管理中推行。

3.3 加快資源整合效率

從行業(yè)角度來看，會計(jì)準(zhǔn)則及會計(jì)制度的頒布使得財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)中的撥款與企事業(yè)單位與高校統(tǒng)一會計(jì)核算相結(jié)合。并在國家和各級政府的相關(guān)單位中聯(lián)合創(chuàng)辦統(tǒng)一的會計(jì)核算系統(tǒng)。高校要推進(jìn)財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理電子化建設(shè)，就應(yīng)該注重學(xué)校內(nèi)部各部門資源及信息的優(yōu)化整合，建立健全資源內(nèi)部整合優(yōu)化平臺，將高校教職工工資、學(xué)生學(xué)費(fèi)問題、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及資產(chǎn)管理分配等相互融合，促進(jìn)一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部的多資源共存，建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)會計(jì)清繳核算系統(tǒng)與高校檔案管理系統(tǒng)對接，完成財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的延續(xù)性操作流程，提高核算能力及管理能力。

3.4 進(jìn)一步完善高等院校財(cái)務(wù)檔案管理制度

高校應(yīng)建立完善財(cái)務(wù)檔案管理崗位的崗位制度、財(cái)務(wù)檔案電子化管理的檢索及歸檔制度等，將財(cái)務(wù)檔案的管理工作納入到日常的財(cái)務(wù)管理工作范疇，規(guī)范院校財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔等相關(guān)工作程序，有效地提高院校財(cái)務(wù)檔案管理效率，提高制度保障和執(zhí)行效力，使各項(xiàng)財(cái)務(wù)檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，使財(cái)務(wù)工作有一個(gè)更加完善的制度環(huán)境，提高制度保障和執(zhí)行效力。

4.結(jié)束語

高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理電子化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展技術(shù)發(fā)展的必然要求，也是推動高校管理能力現(xiàn)代化的必然產(chǎn)物。可以看出，依靠電子化檔案管理建設(shè)能夠有效推進(jìn)數(shù)據(jù)資源的大容量存儲，提高財(cái)務(wù)會計(jì)核算下咯率，保障高校的正常資金運(yùn)轉(zhuǎn)。盡管電子化技術(shù)發(fā)展尚未成熟，存在著眾多的難題與問題。但相信，在管理制度不斷完善、安全意識不斷提高、資源整合速度加快的前提下，財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理電子化建設(shè)是高校檔案領(lǐng)域發(fā)生的重大變革。

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