智慧校園背景下高校檔案信息化研究

陳慧 劉啟春（通訊作者）

（湖北中醫藥大學，湖北 武漢 430065）

2018年6 月，國家市場監督管理總局中國國家標準化管理委員會最新公布了國家標準文件《智慧校園總體框架（GBT36342-2018）》，對如何部署智慧校園的總體架構等進行了明確規范，《國家中長期教育改革和發展規劃綱要(2010-2020年)》和《教育信息化十年發展規劃(2010-2020年)》提出要將智慧校園建設作為高等教育信息化建設的核心任務之一。智慧校園這一理念本身就是智慧城市衍生理念，是信息化時代背景之下所產生的一種理念，如果能夠在高校發展過程中做好信息化建設，在日常管理、教學等多方面使用信息化手段，就能夠進一步提高信息化服務質量，促使學校得到更為全面的發展與進步。以現代信息技術為支撐來提高檔案信息化管理水平，充分發揮檔案信息資源的綜合價值。本文從“智慧校園”的內涵、當前檔案信息化現狀及所面臨的問題入手，來談一些看法、對策和建議。

一、智慧校園的內涵

智慧校園的內涵，因同行們對其研究的側重點不同，給予的定義也不盡相同。從智慧校園的發展趨勢來看，應是“以人為本、深度融合”為大同。在大數據背景下，利用物聯網、云計算等技術來實現高校校園信息資源的綜合開發，來提升高校教學、科研、管理和校園生活等一體化校園管理信息化水平。高校檔案是信息化管理的重要內容之一，也是“智慧校園”中的知識庫、數據庫。穩步推進檔案信息化建設工作，能夠有效提高檔案資源信息的采集、積累、存儲、傳輸、應用等工作，發揮高校檔案在“智慧校園”中的決策、預警、管理、社交等方面的積極作用。

二、建設智慧校園對高校的重要性

“智慧校園”是全國各高校建設“互聯網+”的深入實踐，最終目的是想把物理空間和信息空間有機銜接起來，是以物聯網為基礎的智慧化的校園，使全校師生能夠把工作、學習和生活一體化，這個一體化狀態以各種應用服務系統為載體，將教學、科研、管理和校園生活進行充分融合，使物理空間和信息空間有機銜接，讓廣大師生和社會人士在任何時間、任何地點都能夠便捷地獲取所需要的資源和服務。

總的來說，智慧校園建設理念的提出可以說是打破了高校資源互不干涉、相互為政的模式，促進高校管理工作變得更加的融合與開放，也在很大程度上促進了教育資源可持續性發展以及增強了流動性，所以說建設智慧校園對高校的發展具有很大的重要性。

三、檔案信息化對建設智慧校園的重要性

檔案信息化是實現智慧化校園的重要渠道之一。高校本身就是承載文明、知識傳播的重要文明地，所以自身具備較為濃厚的內涵和文化底蘊，很多院校在辦學歷史上也有著較為悠久的歷史，部分高校在信息資源收集等方面也具有優勢，而這些都是高校檔案信息化發展的關鍵。近年來，在社會不斷發展過程中高校改革也在不斷的深入，社會文化以及經濟的全球化發展，促使高校對外交流工作也變得越發的頻繁，檔案管理工作類型、方式以及手段等方面也因此在不斷的增加與完善。另外，檔案管理形式方面也隨著信息技術的不斷發展而變化，不再只是傳統紙質檔案管理，還有圖像檔案、聲像檔案以及光盤、移動硬盤等各種管理形式。在這種趨勢之下，高校檔案信息化建設工作也就變得尤為重要，可以說是智慧校園背景下發展的必然趨勢。

檔案管理人員素質全面提升。在檔案信息化不斷發展的過程中，高校檔案管理工作也在不斷的使用現代信息技術，尤其是在智慧校園背景之下，更是要做好信息化建設工作，在這種情況之下，高校對于檔案管理人員素質也就必然會提出更高的要求，特別是在目前這個智慧化校園背景之下本身就出現了較多的新型檔案管理技術，像是物聯網、云計算等等，如果高校檔案管理人員素質無法滿足需求，是很難確保管理質量和效率的，所以說，在智慧化校園背景下的檔案信息化工作能夠在一定程度上促進檔案管理人員素質得以全面提升。

檔案資源開發與共享能夠實現。在智慧校園背景下的檔案信息化，本身就使用了較多的現代信息技術，而在這種技術之下，檔案管理信息化工作的實施也必然要做好研發與共享工作，因為對于電子檔案信息來說，只有做好整合和提煉才能進一步發揮出其價值。為此，對于這些電子化檔案信息必須要從各方面對其進行研發，做好開發利用，因為只有如此才能真正抓住智慧校園這一發展契機，提高檔案信息化建設質量和利用效率。由此可見，智慧校園背景下檔案信息化建設也能進一步實現與優化檔案資源的開發與共享。

檔案信息化管理內涵不斷延伸。從檔案管理的內容及范圍界定上，已經突破了傳統基礎檔案管理范疇，如校史檔案、史料編研工作等等，不斷擴充和拓寬了檔案管理內涵。同時，在“智慧校園”背景下，利用網絡等技術設備，提升了電子檔案的時效性，也讓電子文檔、電子郵件等也納入了檔案管理范疇。

檔案信息資源整合得到挑戰。從概念上來對照，“智慧校園”遠高于“數字校園”，特別是在不同業務系統的集成性管理中，“智慧校園”所具有的開放性、可擴展性，需要協同高校教學、科研、管理及服務多個業務系統，無疑給傳統的封閉的檔案管理提出新的挑戰。如通過對北京、上海、南京、廣州、成都、武漢等地重點高校檔案管理信息化管理的現狀進行調研發現，采用 B/S 體系結構的占比 95%，但能夠與其他系統實現有效對接的卻不足45%，符合“面向服務架構”設計的不足9%，反而背離了“智慧校園”能夠滿足互聯互通、可擴展性的建設初衷。

來自大數據檢索與分析的技術挑戰。從“智慧校園”的發展動力看，大數據是根本驅動力，而檔案信息資源所包含的大數據，更是構成教學、科研、管理和服務的基礎信息。然而，“智慧校園”與大數據的銜接還不暢通，所能提供的“決策支撐”作用還很有限。

四、智慧校園背景下高校檔案信息化現狀

檔案信息化建設資金匱乏。目前高校檔案信息化建設資金普遍匱乏，智慧校園背景下要想實現檔案信息化，就必然要為檔案管理工作配備相應的基礎設備，如計算機、儲存設備、軟件服務系統以及其他相關基礎設備等等，而這一系列基礎設備都需要花費較多的資金投入；再加上信息技術本身發展速度就十分的迅速，產品更新換代速度必然十分迅速，所以檔案信息化投入資金費用較大，使用周期卻較短，在實際應用過程中還需要花費較多的資金進行維護、管理與升級，在這種情況下資金投入也就會不斷增加，可是學校本身資金來源渠道就較為單一，在這種情況下，檔案信息化建設工作也就會明顯受到束縛。

檔案信息化建設工作成效不顯著。檔案信息化建設工作必然要對現有的紙質檔案信息進行數字化轉化，而在這一過程中就必然會使用到網絡設備、掃描設備以及縮微設備等等，因為只有使用這些設備才能真正有效的實現有序化轉換。可是，就目前高校現有文檔處理系統軟件實際情況來看，是較難及時有效的實現數據庫管理以及調用的，而智慧校園背景下檔案信息化建設任務本身就十分的繁重，這個時候也就必然要加強對檔案數據庫建設，以此來對檔案數據檢索、使用以及查詢進行優化。總之，在電子信息技術不斷發展過程中，檔案信息化管理工作要求也就變得越來越高，在這種情況下要想做好檔案信息化工作也就難度越來越加大。另外，考慮到檔案數據管理的安全性，特別是在網絡環境下，需要增加相應的數據防護措施。如增加網絡防火墻、配置網關、以及相關的網絡殺毒軟件，來防范檔案資料被竊取，保障檔案信息資源的安全。不過，由于電子化過程中可能出現因技術升級而帶來的失去原來效用、造成檔案資源受損問題，加之檔案管理中對電子化信息、紙質信息的同時存儲與管理，增加了工作量，也降低了檔案信息化管理效率。

檔案信息化建設人才不足。檔案信息化建設工作的實施離不開相關人才，可是就目前高校檔案管理現狀來看，信息化建設人才還是缺乏，很多高校在進行檔案管理的過程中雖然具備較為良好的檔案管理業務能力，可是在信息化專業知識技能這一方面還較為匱乏。在這種情況下，也就很難確保智慧校園背景下檔案信息化管理工作的有序實施和開展。除此之外，高校檔案管理部門本身還沒得到較高的重視，在薪酬待遇等多方面都不夠合理，所以也就很難吸引優秀的人才，最終影響檔案信息化建設的質量和效率。

檔案信息化建設環境不足。在智慧校園背景之下，高校對于檔案信息化建設環境也提出了更高的要求，可是高校在進行檔案管理的過程中，長時間都處在較為封閉的環境下，不管是在管理理念、手段亦或者是創新意識上都存在顯著的問題。所以說，智慧校園背景下的檔案信息化工作的實施，還存在信息化建設環境不足等問題，

五、智慧校園背景下檔案信息化建設的措施

提高重視程度。在智慧校園背景下要想做好檔案信息化建設工作，首先高校一定要提高對這項工作的重視程度，在發展過程中盡可能的給予人力、物力以及財力方面的支持，這樣也就能夠有效地促進高校檔案信息化管理工作的有序發展與實施。

拓寬高校檔案信息化資金渠道，提升檔案信息化管理軟硬件水平。高校檔案信息化管理的有序開展，需要從當前軟硬件設備更新上，拓寬資金渠道，加大投入，重視高校檔案信息化管理與建設“智慧校園”的關系。一方面，高校要在資金使用上，對檔案部門給予傾斜；另一方面，高校要積極向財政部門提出申請，贏得支持。如在檔案信息化建設網絡設備、存儲設備、軟硬件設施上，配備高性能計算機及其他設備，來為檔案信息化建設提供發展基礎。

完善法律，健全制度規章。以檔案信息化建設為中心，著力完善檔案管理法律文件和規章制度，一方面保障檔案管理人員的權益，另一方面保護檔案信息安全。建立完整的電子檔案管理法律制度，如制定檔案信息鑒定制度，檔案信息利用制度等等，提升檔案信息的準確性、真實性。

做好培訓，確保檔案管理人員素質。檔案信息化管理工作的建設是離不開技術管理人員的，所以說，在進行建設的過程中，學校還應該要做好培訓教育工作，通過專項的業務培訓來提高檔案管理人員素質。可采用專家輔導、專家講座、檔案管理人員座談會等形式，來對檔案管理人員進行培訓，這樣也就能夠促進管理人員業務管理能力的提升。除此之外，在進行培訓教育的過程中，還需要對其進行適當信息技術培訓，以此來提高管理人員信息技術水平，從而進一步提高檔案信息化建設質量。

加強研發，完善檔案信息數據庫。在智慧校園背景下要想做好檔案信息化建設工作，除了上述幾點之外，還需要加強研發，對檔案信息數據庫進行完善和提煉，以此來進一步優化檔案服務模式以及信息化建設環境。具體而言，高校檔案管理部門可以在發展過程中構建出較為完善的檔案數據庫，將學校所有檔案信息集中到一個數據庫之內，這樣不僅能夠實現存儲還能實現共享，從而進一步發揮出檔案信息資源的價值。另外，在進行檔案服務的過程中，可以借助云計算、大數據等手段來對服務進行創新，為用戶提供在線及時查詢，從而提高檔案使用效率。

六、結語

綜上所述，在智慧校園背景之下，高校檔案信息化建設是發展的必然趨勢，也是管理水平提升的必然手段，而要想真正實現這一點，首先一定要明確智慧校園是什么，然后結合院校發展現狀進行合理有效的調整，從而也就能夠促進智慧校園背景下信息化建設質量提升，真正實現智慧校園。