賦能時代看檔案信息化未來走向

梁杰

二十一世紀是賦能社會的時代，我們面對更多的挑戰，人工智能、數字技術賦予我們工作和生活領域更多的智慧和能量，被我們稱做“賦能時代”。賦能時代的檔案管理領域，也同樣接受著人工智能和數字技術的賦能，檔案信息數字化、人工智能查詢、數字檔案館等高科技檔案管理技術在政府機關、企事業單位、文化交流等各領域發揮著巨大的作用，為我們的經濟運行和社會保障提供著準確的信息、數據和決策參考。檔案管理工作從過去的傳統手工式管理，進入檔案信息化、數字化和智能化時代，將人工智能技術和數字技術引入檔案管理中，將是檔案管理未來的必然趨勢。

一、檔案信息化的概念

什么叫檔案信息化？檔案信息化是指在檔案管理活動中，由國家檔案建設管理部門統一規劃和組織，全面應用現代信息技術，對檔案信息資源實行數字化管理和利用。檔案管理模式實行以檔案實體管理與數字化存儲和提供服務并重模式，使檔案工作向規范化、數字化、網絡化、社會化推進。

二、檔案信息化建設的歷史進程

檔案信息化建設是一項復雜的綜合性的新技術，包括檔案信息數字化、檔案網站建設、數字檔案館建設。傳輸技術、多媒體技術、數據庫技術和網絡技術等技術在檔案信息化建設中正在廣泛應用。二十世紀以來，檔案應用技術的研究、開發和運用取得了舉世矚目的成就，其中包括計算機檔案管理系統、主題詞智能標引和檢索集成化系統、檔案館庫房微機自動化監控系統、文書處理和檔案管理一體化系統、圖文光盤多媒體檔案信息系統等多項系統和軟件，與其對應的相關工作標準和規范同時出臺，我國的檔案信息化系統建設全面開啟，與辦公自動化系統、業務系統相銜接。

以上海為例，縱觀上海市檔案管理信息化進程，無不映射著我國科技進步、科技創新的新思路：

（一）傳統檔案工作屬于純手工作業，基本靠剪刀、漿糊、筆墨，不停地剪貼、抄寫、裝訂，繁瑣又低效。檔案制成材料的老化、字跡褪色淡化等化學侵蝕和物理因素，使得傳統檔案存在著難以長久保存或造成損失的現象。

（二）八十年代中期，美國異軍突起的微機技術很快引進中國，一臺IBMPC/XT微機身價不菲，耗資6萬元，內存卻只有640K，硬盤只有30兆，按現在的眼光其性價比低得出奇。但在當時條件卻被人們視為“寶物”。檔案管理人員憑著極大的熱情和探索精神，通過開發微機的操作系統、工具軟件和漢字輸入方式，完成了檔案目錄輸入、檔案查詢和打印等基本的“檔案管理系統”，實現了檔案管理信息化初始模式。

（三）九十年代，隨著計算機軟硬件技術的不斷升級換代，“文檔一體化管理系統”“計算機輔助文書立卷改革系統”“檔案綜合管理系統”等一系列項目應運而生，在上海交通系統等單位，檔案部門建立了檔案目錄數據庫，實現了電子文件收集歸檔并刻錄成光盤保存。

（四）九十年代初，計算機多媒體技術嶄露頭角，上海的黃浦區檔案館、寶鋼集團總公司、復旦大學、江南造船廠等單位就先后開發出檔案多媒體光盤管理系統，并開始通過掃描錄入檔案全文或圖紙信息。標志著我國檔案信息化開始從對目錄信息管理深入到對內容信息的管理，使計算機輸出實現圖文并茂，并探索出存儲光盤技術，進一步提升了檔案信息化系統的實用價值。

（五）世紀之交，我國電子政務和電子商務建設不斷加速，計算機網絡技術也迅猛發展，這為檔案信息化提供了千載難逢的機遇。檔案信息化建設規劃與實施項目在全國各個領域獲得了強大的發展動力和豐富的信息資源，使檔案管理從由傳統紙質管理轉換為電子文件管理;從歸檔后管理轉向前端質量控制和全過程管理;從檔案實體管理轉向檔案信息管理，檔案信息化建設水平得以全面、全新的提升。

三、檔案信息化建設未來走向

（一）數字模式。目前，各級各類檔案館（室）大致采用以下兩種模式，實行紙質檔案和電子檔案并重的管理模式，致力于兩種載體檔案的互連互動，大大提高工作效率的同時，確保電子文件的真實性、完整性和有效性。

1.以“數字城市”為依托，以城市政務網為平臺，搭建電子文件歸檔和管理系統，實行統一的規劃、標準和管理，使每一份電子文件從它的產生、流轉、辦理及歸檔、著錄、統計、編目和利用都實現全程管理、全程監控和一體化管理。

2.在各單位自行開發的不同的OA系統中，產生的各種形式電子文件，需要按照統一的標準，通過網絡或硬盤再進入檔案部門的電子文件歸檔管理系統，從而將所有單位、所有電子文件均能接收進館，實行集中統一管理。

（二）智慧模式。利用網絡大數據、人工智能等高科技技術手段，從檔案的收集、整理、歸檔、利用、統計、編研、鑒定和銷毀實行智能化管理模式，實現智能化、物聯化、網絡化為一體的智慧檔案館。

四、檔案未來發展進程中存在的問題與解決方案

如何維護電子檔案的真實性、完整性、有效性

以法律文書的管理為例，在《關于民事訴訟證據的若干規定》中明確規定，網頁信息、電子郵件、手機短信、電子交易記錄、通信記錄、圖片、音頻、視頻、數字證書等等多種電子數據可以作為證據予以法律支持，但必須以當事人提供的電子數據原件為準，在經過整理確定檔案的屬性后，從計算機的存儲器或其他存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，有必要的電子文件需要制作成紙質的拷貝件或微縮品，并將兩者建立起有關聯的標識關系，避免造成當系統發生意外情況時電子文件信息丟失的現象，確保電子數據文件的真實性、完整性和有效性。

五、如何提升檔案管理人員的專業素質

檔案管理的未來發展方向是信息化、數字化和智慧化，數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段在檔案管理工作中將被廣泛應用，這對檔案管理者來說，打破以往的傳統純手工檔案工作，熟練掌握和使用計算機、掌握網絡化技術已然是檔案工作中必要的基本技能。高素質的檔案管理人才隊伍建設，亦是檔案信息化建設的當務之急：

1.檔案信息化建設時代檔案管理者應具備的素質

（1）思想素質

檔案管理者必須具備更高的思想素質，正確的人生價值觀、開放的思想和創新的意識，吃苦耐勞的精神，還要耐得住寂寞，扎扎實實地做好檔案管理工作。

（2）職業道德素質

在檔案管理活動中，檔案管理者應遵守行業的基本行為準則。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理工作者必須具有忠于職守、愛崗敬業、遵紀守法、嚴守機密、實事求是的職業道德。

（3）具備較強的專業知識

當今的檔案管理者，不僅要具備較強的檔案專業理念知識，還要掌握必要的網絡數據庫知識，才能與時代同步，適應需要，才能在提高檔案管理水平和檔案信息化建設中發揮作用和力量。

（4）具備較強的信息管理水平

檔案信息化建設時代，檔案管理者必須具備敏銳的洞察、捕捉和利用檔案信息的能力，能及時準確地從信息海洋中獲取有用的信息，特別是對于那些從事信息開發編輯工作的檔案工作人員，要提出更高的要求。

（5）具備較強的創新素質

檔案館已經不再是傳統意義上的檔案館，數字檔案館賦予了檔案館新的社會價值。因此，做為檔案管理者，面對新的挑戰和機遇，在扎實掌握檔案管理基礎知識的同時，要更新觀念，創新思維，以一種新的服務理念、服務方式和管理模式，來解決實際工作中遇到的新情況、新問題，擴展工作思路，是檔案信息化建設的必要條件。

參考文獻：

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作者單位：河北科技大學