事業單位檔案管理工作與OA系統的結合應用

姜萍

【摘要】? ? 檔案管理作為事業單位獲取職工信息以及往年相關信息的重要來源，如何加強其管理工作一直是檔案管理者需要著重考慮的問題。而隨著科技信息的不斷發展，各類信息技術正在不斷被運用于檔案管理工作中。本文將著重分析事業單位檔案管理工作與OA系統的結合應用，通過闡述OA系統在事業單位檔案管理工作中的應用優勢及要求，分析了兩者結合在數據自動化采集、集中式流程管理、界面部分數據轉換等方面的具體應用，希望能對檔案管理工作有所助益。

【關鍵詞】? ? 事業單位? ? 檔案管理? ? OA系統

在事業單位檔案管理工作中合理應用信息技術，除了可以提升檔案管理工作效率外，還能大幅度提升檔案工作質量，能夠滿足事業單位其他部門對檔案的需求[1]。OA系統屬于信息化建設中的關鍵組成部分，其與事業單位檔案管理工作存在著非常密切的聯系，想要提升檔案管理實效，應該重視OA系統的合理運用，在兩者相互結合的過程中不斷提升事業單位檔案管理成果。

一、事業單位檔案管理中應用OA系統的優勢

事業單位檔案管理工作具體極其重要的影響，如果未能采取合理措施，將無法保證檔案管理的效率，其基本質量也無從提升[2]。事業單位中的檔案信息較為繁雜，在以往的檔案管理工作中多是依靠著人工進行操作的，但是實際效率很低，無法滿足現階段高效率的作業要求，因此這就需要事業單位正視OA系統的合理運用，以便滿足事業單位運作過程中對檔案利用的實際需求，簡化借用和歸還流程，整體提升辦公效率。OA系統主要是將現代化辦公和計算機網絡功能結合于一起的一種新型辦公手段，通過實現自動化辦公目標，將檔案管理組織結構進一步優化，適當調整檔案管理機制，促使檔案管理工作效率得到明顯提升，使辦公能力的協同性更加明顯，穩步提高決策效能。在事業單位發展進程中檔案種類也呈現出多樣化管理趨勢，單一的文件檔案管理需要充分重視文件、圖像、照片等多種形式的結合體，在綜合人力、物力以及財力等多種元素的全方位分析下，運用現代化系統技術使得檔案管理工作實現可持續發展的目標[3]。將OA系統運用至事業單位檔案管理工作中：其一，借助于計算機系統功能，可以對音頻、視頻文件合理的編輯，通過編輯的過程便能及時的恢復部分損壞的文件;其二，確保原始文件的完整程度，在事業單位發展進程中合理運用原始文件，會使其效力會更加理想;其三，通過OA系統的使用，文件間的連接以及記錄等內容可以實現及時的更新，進一步趨向統一化的管理，對于要求較高的檔案管理體系而言，標準化的自動化辦公檔案管理系統更具價值。

二、事業單位檔案管理工作中應用OA系統的前提要求

2.1需建立在有效管理的基礎上

目前，很多OA系統在實際運用中都是以辦公事務為基本目標主體，各項工作的開展均是建立在計算機自動化管理基礎之上，主要應用集中在文件處理、事務處理、文字處理和檔案處理上。在OA系統具體應用的過程中體現出較為理想的適用性，但是實際應用時卻存在著較多的關鍵點，這就需要結合管理的思想和技術手段，讓OA系統真正為管理提供高效化服務。事業單位檔案管理工作離不開OA系統的支持，而OA系統的運用也需要科學管理方案和制度的支撐，兩者之間應該密切的配合，以此才能收獲更為圓滿的效果。

2.2與工作管理相結合

事業單位檔案管理工作中涉及的內容多，想要實現科學的管理目標，這就需要管理者的積極參與，通過人的管理來達成既定的指標。OA系統在實際運用中將工作管理視作一個基本組成單元，以此來落實其他相關管理工作。而為了確保OA系統能夠得到更加科學的使用，在應用OA系統時需要始終堅持“以人為本”的思想，結合事業單位檔案管理工作的具體內容，真正實現個人工作管理、組織工作管理和項目工作管理等不同指標。

2.3運用科學化監管方案

科學化的監管方案能夠讓事業單位檔案管理工作符合基本的要求，同時在具體標準的嚴格規范下，更好的開展后續工作，以此完成既定的任務質量，從而達到理想化成績，收獲十分圓滿的成果。關于新的系統的運用，必定要重視其適宜的程度，還應該做好科學的監管，以此規避一些可能出現的問題。OA系統設計和開發過程中常常會面臨不同矛盾和各種各樣的問題，除了軟件編制問題外，還有管理監督介入和保證。OA系統諸項需求得到確定之后才能進入編程環節。此時，應該重視適度且合理的監督，確保編程工作可以穩步開展。管理人員應該重視綜合的規劃，結合事業單位檔案管理的基本要求，保證實際工作進度滿足“量”的標準，同時符合“質”的需求。

三、事業單位檔案管理工作與OA系統的結合應用

事業單位承擔著非常重要的職責，在積極開展檔案管理工作的時候，應該重視先進技術的運用，只有將傳統的工作模式和現代管理系統相互結合，才能凸顯出實際的成效，保證事業單位檔案管理工作的基本成績更加優質。事業單位檔案管理工作中應用OA系統是一種必然趨勢，是事業單位檔案管理工作中至關重要的選擇方向，應該正視OA系統的實際利用價值，結合其具體的應用實踐，提升事業單位檔案管理工作效率。

3.1數據的自動化采集與OA系統的結合應用

數據采集是檔案管理工作中的重點，傳統檔案歸檔時事業單位檔案室的工作人員需要采取手工掃描和錄入的方式，但是人力和物力的浪費情況嚴重且導致出錯的概率明顯提升。OA系統可以將事業單位全部辦理完畢的內部發文、信息資料等儲存起來，接受程序化的處理;沒有經過處理的文檔則會單獨的放在OA系統中，不會被轉入至檔案管理系統。OA系統和檔案管理工作中的界面技術相互結合，能夠將OA系統中的數據合理轉換至檔案管理系統中，使整個過程可以更加的省時省力。在技術層面上分析，檔案管理系統也是關系數據庫的模式，可以讀取關系數據中的信息數據。OA系統和檔案管理系統的數據庫也不盡相同，應該將對應的字段合理的應用起來。為保證檔案管理工作的順利開展，對于domino型的OA服務系統，需要由domino在其內部展開，應該將數據庫的設計模板從底層位置加以讀取，對數據庫進行破解才可提取對應的字段。檔案管理系統的數據庫中應該明確相關信息的運用價值，結合著OA系統的辦公要求合理推進相關工作。

3.2集中式流程管理與OA系統的結合應用

事業單位作為社會服務組織，應該積極提升對檔案管理工作的重視程度，而這就需要采取可靠方案，優化檔案管理的基本作業流程，促使事業單位檔案管理工作成效更加顯著。在事業單位的業務往來中，涉及到的信息內容十分復雜，要想要提升檔案管理工作的實際效率，就應該合理使用先進的管理技術[5]。

OA系統的具體流程非常詳細，其中包括收文、發文、閱批、簽發等，檔案管理工作的流程則包含著借閱、利用以及歸檔等。為保障事業單位檔案管理工作的實效性，在OA系統與檔案管理工作相互結合的過程中可以運用集中式流程管理技術。集中式流程管理技術可以將OA系統和檔案管理流程統一的保存至流程管理中心，促使領導審批界面實現合二為一的轉換，審批功能可以在OA系統中直接的展示，在相應的界面中領導便可順利完成相應審批事項，以免重復進入多個界面引起較多的麻煩。這一功能的實現讓OA系統和檔案管理工作相互結合到一起，通過流程控制界面來完成對檔案管理任務的梳理，確保相應的檔案管理工作成效更加的顯著。OA系統和檔案管理系統的完美結合，這使得使用者在OA系統中便可完成對另一系統的流程操作，有效提升檔案管理工作效率。

3.3界面中部分數據轉換與OA系統的結合應用

首先，文檔目錄信息的轉換。在運用先進技術構建起OA數據庫時，還需將其與檔案數據庫表的對應關系加以呈現出來。通過科學的使用界面模塊，促使OA公文中的目錄信息能夠適當的轉接至電子檔案信息管理系統中。通過對應數據表的展示效果，形成檔案信息管理工作中可以直接使用的目錄數據。

其次，檔案信息的轉換。檔案信息轉換具體指的是：office文檔、wps文檔以及world文檔等，借助于嵌入和鏈接方式掛接的檔，對部分用戶編輯檔中的界面數據進行使用，比如運用OA起草的文檔格式，通過界面模塊中破解處理功能，將文檔轉換為獨立的電子文檔，使其合理存放至檔案管理系統中的電子檔庫中。

再者，檔案處理及電子簽名的轉換。這一數據信息的轉換主要是將OA系統中的檔處理記錄和領導批閱記錄、領導電子簽名信息等合理的轉換為標準的文檔格式，以此轉入至檔案信息數據庫中[6]。較為通俗的解釋是界面借助于兩個步驟完成數據的轉換：第一步實現了文檔條目的合理對應，當這一任務完成后檔案管理人員不需要再進行手工錄入;第二步則是電子檔轉換或者是掛接之后，工作人員無需進行掃描可以直接產生電子檔。通過上述兩步的操作，OA系統中的公文信息變為檔案信息，借助于數據統計的基本功能，將對導入數據進行合理檢查，分析其是否與界面導出的內容一致。在數據庫導入完成之后，檔案管理人員會對檔案中的信息進行科學的分類和歸檔處理，由此逐步的提供可供查閱、可供利用的電子檔案信息資源。

四、結束語

事業單位發展的進程中因涉及到的項目較為繁多，使得檔案管理工作面臨著諸多的挑戰，想要穩步的提升檔案管理工作的成效，應該合理的結合當前的時代趨勢，科學使用先進的技術手段，促使著檔案管理工作的成效更加的明顯。檔案管理任務的推進需要結合企業發展的實際情況分析，在運用OA系統落實檔案管理工作時，應該積極的重視細節性的問題，特別關注工作對檔案的實際需求，保證采取科學化的方案穩步推進相關工作。

參? 考? 文? 獻

[1]李海濤，王小蘭，陳華宇.事業單位業務與檔案管理系統集成調查研究——以韶關鋼鐵集團企業檔案館為例[J].檔案學研究，2019（05）：45-51.

[2]王筱倩.辦公自動化系統與辦公自動化和檔案管理系統優化整合模式研究[J].中國新通信，2019，21（14）：60-61.

[3]黃思穎，彭韻楊，石繼輝.基于大數據技術與辦公自動化系統應用的電子公文歸檔討論[J].秘書之友，2019（04）：21-23.

[4]羅富敬.檔案數字化經濟效益分析——以廣東省水利電力勘測設計院為例[J].蘭臺內外，2017（05）：30.

[5]何鵬.電子文件管理與OA相結合——檔案人員應如何針對系統提出自身需求[J].辦公室業務，2016（14）：159+161.

[6]郭欣儀.企業檔案信息化的探索與實踐——以東汽綜合檔案信息化平臺建設為例[J].檔案學研究，2016（03）：90-93.