辦公OA系統現狀及移動化應用的實現探討

高亞萍

關鍵詞：OA辦公系統;移動化應用

一、緒論

隨著時代的變革和市場的不斷激烈，PC端的OA辦公系統在某種程度上無法完全滿足用戶需求，開發移動化的OA辦公系統，實現“3A”辦公，使得用戶擺脫固定場所、固定設備、固定環境的限制，大大提高企業信息流轉、處理信息和開展工作的效率，進而提高企業的辦公質量和效率，其既是科技發展的體現，也是現代企業與市場的根本需求。

二、OA辦公系統和移動化應用

（一）OA辦公系統和移動化應用的概念

OA辦公系統簡單來說就是辦公自動化系統，它是用網絡和OA軟件一起建立的一個企業內部的辦公通信平臺，用OA辦公系統來輔助完成辦公，可以通過OA系統來完成單位內部的郵件通信、信息發布、文檔管理、工作流程自動化等等。

但是隨著時代的發展，企業辦公有了“3A辦公”的需求，即任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere）、處理任何業務（Anything），但OA辦公系統卻仍然有著各種限制，無法實現移動化辦公，本文所要探究的OA辦公系統，即是對傳統的OA辦公系統進行升級和優化，使其插上翅膀，能夠實現移動化辦公，大大方便了企業辦公，提高了企業辦公的時效性。

（二）OA辦公系統和移動化應用的現狀

傳統OA辦公系統有著三方面缺陷：（1）不及時：企業工作人員處理業務時，不在辦公桌前，就無法立即查閱和處理待辦事宜;（2）不方便：因為傳統OA辦公系統基于電腦系統，出差的工作人員需要攜帶筆記本電腦，非常不方便;（3）不安全：工作人員通過網吧、酒店提供的電腦或網絡登錄企業的OA辦公系統時，存在安全漏洞，會被不法分子鉆空子。

值得一提的是，移動化OA辦公系統將成為未來辦公的重大發展方向，這一點已然成為業內共識，并且隨著智能終端的普及以及移動應用技術的不斷進步，已能夠較簡單地做到這點，也因此，很多企業已經通過專業的移動平臺實現了移動化OA辦公系統，大大增加了企業辦公的效率和質量，當然，也有很多企業，尤其是中小型企業，還在使用非移動式的OA辦公系統。

三、OA辦公系統的優點

（一）OA辦公系統的優點

（1）功能實用性較強：OA辦公系統的特點就是功能強大，且非常實用，通過OA辦公系統，企業實現了無紙化、高效化、簡單化辦公，如下圖所示，即OA辦公系統的常見辦公模塊，并且在細節處做得非常好，例如OA公文管理系統已經涵蓋辦公常見的公文格式，工作人員只需要簡單套用再輸入信息即可，例如文件審核過程中，為提高審核的靈活性，文件審核過程中能夠隨時操作添加或刪除某個審核對象，不用再去后臺調整，例如OA辦公系統有自動存檔和自動轉檔，隨時保存文件，例如隨時了解員工的工作進度，會讓辦公質量和效率隨之提升。

（2）實現群體協同：群體協同也是OA辦公系統的重點突破之一，引入“協同辦公”的思想之后，打破了傳統的部門分工制。以“TEAM”團隊形式協作分工完成，充分調動全員參與。縱向分析，對領導階層來說，通過OA辦公系統能抓取數據，精準了解企業運行情況，做出精準戰略決策，對中層管理者來說，OA辦公系統是信息管理系統，通過對各類信息的收集和處理，加強工作和管理效率，而對于普通工作者，辦公自動化系統又是事務/業務處理系統，能夠精準了解業務進程，了解上層要求;橫向分析，通過OA辦公系統，實現跨部門協作，縮短辦公周期，改變以往業務與業務之間、業務與財務之間的孤島現象，提高管理和決策的科學化水平。

（3）實現全程管理：為了讓企業更準確地掌控業務進展，OA辦公系統還有全程管理功能，包括①業務辦理：完成業務實時上傳，實時匯報數據，通過OA辦公系統，中層管理者對業務開展到那個程序，卡在哪個時間節點，在誰的手中沒有完成等，都一目了然;②信息留痕：企業規模越大，信息的流通過程就越復雜，在企業信息流通的過程中，尤其是文件審核和修改過程中，OA辦公系統會記錄下每一次文件的修改操作以及簽名操作，誰修改的、修改的是什么、修改前是什么、誰參與、誰簽名等，都可以一鍵查看;③動態備份：隨時隨地備份，以免發生系統宕機或遭到攻擊時企業數據丟失。

（二）移動OA辦公系統相比傳統OA的優勢

（1）智能化、移動化辦公：在企業辦公、管理的過程中，SaaS（軟件即服務）技術的成熟推動移動OA的發展，讓OA辦公系統不再局限于辦公室、辦公點、電腦前，而是集成到移動終端中，依托互聯網開展工作，實現智能化、移動化辦公，打破了空間和時間的限制，無論人在何處，無論何時，只要一個手機，就能實現信息的查閱與審核、業務的辦理等。

（2）企業內部可以更加方便快捷地共享信息，高效地協同協作，實現迅速、全方位的信息收集、信息處理。

（3）幫助企業管理者和員工之間及時地做更多、更廣泛、更有效地溝通與協作。

（4）實現更加深入的過程管理，讓員工把精力投放到重要事項中去，按照不定期計劃、月計劃、周計劃、日程等安排工作。

四、企業建設移動OA辦公系統的途徑和策略

（一）關鍵技術

（1）OA辦公系統移動化：如何將OA辦公系統“移植”到移動終端中，就是企業建設移動OA辦公系統的關鍵技術核心，通常來說，企業現有OA辦公系統的原廠商并未提供數據接口且無H5化，造成OA辦公系統難以移動，而現在通過良好的SaaS（軟件即服務）技術，卻能夠做到這一點。

（2）網絡安全：移動化OA辦公操作在互聯網，用外網接入企業內網，在一定程度上必然會出現安全漏洞，一旦有不法分子，很可能以此來攻擊企業系統，可以說移動OA辦公系統雖然方便了，但安全性卻下降了，需要做好網絡安全才行。

（3）權限管理：權限管理可以看作網絡安全的一個手段，利用權限管理，每一個移動終端和企業賬號綁定，嚴格檢查登入和操作權限管理，進而讓移動辦公更加安全。